Πώς να ρυθμίσετε τις φυσικές μετρήσεις και τις τιμές αποθέματος στο QuickBooks 2011 - dummies

Η συρρίκνωση, η αλλοίωση και, δυστυχώς, η κλοπή συσσωρεύονται, ώστε να μειωθεί το απόθεμα που έχετε φυσικά. Προκειμένου τα βιβλία QuickBooks να αντικατοπτρίζουν αυτές τις διακυμάνσεις, υπολογίζετε περιοδικά φυσικά το απόθεμά σας και, στη συνέχεια, ενημερώνετε τα αρχεία σας στο QuickBooks με τα αποτελέσματα των φυσικών σας μετρήσεων.

Για να καταγράψετε τις πληροφορίες φυσικής καταμέτρησης στα QuickBooks, χρησιμοποιείτε την εντολή Adjust Quantity / Value on Hand, η οποία είναι διαθέσιμη σε δύο διαφορετικά μέρη. Εάν εμφανιστεί η λίστα στοιχείων, κάντε κλικ στο κουμπί "Δραστηριότητες" (που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου Λίστα στοιχείων) και επιλέξτε την εντολή Ρύθμιση ποσότητας / τιμής σε χέρι. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Προμηθευτές → Δραστηριότητες Αποθέματος → Προσαρμογή Ποσότητας / Αξίας στο χέρι. Επιλέγοντας οποιαδήποτε εντολή εμφανίζεται το παράθυρο Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι.

Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Adjust Quantity / Value on Hand, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Adjustment Type (Τύπος προσαρμογής) για να υποδείξετε τι προσαρμόζετε.

   Μπορείτε να ρυθμίσετε την ποσότητα, την τιμή ή και τα δύο. Επιλέξτε την κατάλληλη καταχώρηση από το πλαίσιο Τύπος προσαρμογής: Ποσότητα, Συνολική τιμή ή Ποσότητα και Συνολική τιμή.

2. Καταγράψτε την ημερομηνία της φυσικής σας μέτρησης στο πλαίσιο Ημερομηνία ρύθμισης.

3. Επιλέξτε το λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση του κόστους συρρίκνωσης του αποθέματός σας από την αναπτυσσόμενη λίστα Προσαρμογή λογαριασμού.

4. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε έναν αριθμό αναφοράς (εάν χρησιμοποιείτε αριθμούς) για να προσδιορίσετε ή να διαχωρίσετε τη συναλλαγή με μοναδικό και ουσιαστικό τρόπο.

5. (Προαιρετικό) Προσδιορίστε τον Πελάτη: Εργασία και Τάξη.

   Αν είναι σκόπιμο και σε πολλές περιπτώσεις δεν θα είναι, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Πελάτης: Εργασία για να προσδιορίσετε την εργασία που σχετίζεται με τη συρρίκνωση του αποθέματος. Με παρόμοιο τρόπο, εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Κατηγορίας για να προσδιορίσετε την κλάση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση της συρρίκνωσης αυτού του αποθέματος.

6. Παρέχετε τις σωστές ποσότητες αποθέματος και ρυθμίστε την τιμή.

   Οι στήλες Στοιχείο, Περιγραφή και Τρέχουσα ποσότητα του παραθύρου Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι προσδιορίζουν τα στοιχεία αποθέματος που κρατάτε και μετράει η τρέχουσα ποσότητα. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Νέο πλήθος για να δώσετε τη σωστή ποσότητα φυσικού αριθμού του στοιχείου.

   Μπορείτε να εισαγάγετε μια τιμή στη στήλη New Qty ή στη στήλη Qty Difference. Το QuickBooks υπολογίζει την άλλη ποσότητα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες ποσότητες πληροφοριών που παρέχετε.

   Αν επιλέξετε την καταχώρηση Συνολική τιμή ή την καταχώριση Ποσότητα και συνολική αξία από το πλαίσιο Τύπος προσαρμογής, το QuickBooks εμφανίζει μια επεκταμένη έκδοση του παραθύρου Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι.

   

7. Παρέχετε μια περιγραφή υπομνήματος (αν θέλετε).

8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την προσαρμογή.