Πώς μπορείτε να προσθέσετε προμηθευτές στη λίστα προμηθευτών σας QuickBooks 2015 - dummies

Η προσθήκη προμηθευτών στη λίστα προμηθευτών σας QuickBooks 2015 λειτουργεί με τον ίδιο βασικό τρόπο όπως η προσθήκη πελατών στη λίστα πελατών σας. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Κέντρο Προμηθευτών ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Προμηθευτές στο επάνω μέρος της οθόνης.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτών. Μαζί με τον κατάλογο των πωλητών σας, απαριθμεί οποιουσδήποτε οργανισμούς φόρου πωλήσεων που έχετε προσδιορίσει ως μέρος της ρύθμισης των στοιχείων ΦΠΑ.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Νέος προμηθευτής από το μενού που εμφανίζεται.

   Το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Διεύθυνση πληροφοριών του παραθύρου Νέο προμηθευτή. Χρησιμοποιείτε αυτό το παράθυρο για να περιγράψετε τους πωλητές και όλες τις μικρές ιδιαιτερότητες τους.

   Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής και επιλέξτε την εντολή Προσθήκη πολλών προμηθευτών, το QuickBooks εμφανίζει ένα φύλλο εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιγράψετε πολλαπλούς προμηθευτές ταυτόχρονα.

   

3. Πληκτρολογήστε το όνομα του προμηθευτή.

   Ο δρομέας βρίσκεται ήδη στο πλαίσιο κειμένου Όνομα προμηθευτή. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε το όνομα του πωλητή όπως θέλετε να εμφανίζεται στη λίστα προμηθευτών. Αν θέλετε να καταχωρίσετε τους προμηθευτές σας σύμφωνα με το όνομα της εταιρείας, εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας. Για να τα καταχωρίσετε με το όνομα ή το επώνυμο του αντιπροσώπου πωλήσεων, εισαγάγετε ένα από αυτά τα ονόματα.

   Η λίστα θα ταξινομηθεί αλφαβητικά ή αριθμητικά με τις πληροφορίες που εισάγετε σε αυτό το πεδίο και όχι με τις παρακάτω πληροφορίες.

4. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε το όνομα της επαφής σας.

   Συμπληρώστε τα πεδία κειμένου πλήρους ονόματος με το όνομα, τη μεσαία αρχική και το επώνυμο της επαφής πελάτη. Μπορείτε επίσης να δώσετε έναν τίτλο για το άτομο επαφής.

5. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε το τηλέφωνο και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του πωλητή και, εάν υπάρχει, τον αριθμό φαξ και τις διευθύνσεις ιστότοπου.

   Μπορείτε να αλλάξετε τις ετικέτες που χρησιμοποιούνται για τα πλαίσια τηλεφωνικών αριθμών επιλέγοντας κάποια άλλη περιγραφή από την αναπτυσσόμενη λίστα τους. Και σημειώστε ότι το παράθυρο έχει επίσης ένα πλαίσιο κειμένου "Άλλο 1", ώστε να μπορείτε να καταγράψετε κάποιο άλλο κομμάτι εφαπτομενικών πληροφοριών. Ίσως το βάρος της επαφής.

6. Εισαγάγετε τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να ταχυδρομήσετε επιταγές.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία της διεύθυνσης Στοιχεία χρεώνονται από και αποστέλλονται από το πλαίσιο κειμένου για να παρέχουν τις διευθύνσεις του πωλητή πληροφορίες. Το QuickBooks αντιγράφει τα ονόματα της εταιρείας και της επαφής στην πρώτη γραμμή της διεύθυνσης, οπότε πρέπει να εισαγάγετε μόνο τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Για να μετακινηθείτε από το τέλος μιας γραμμής στην αρχή του επόμενου, πατήστε Enter.

7. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τις πληροφορίες της καρτέλας "Ρυθμίσεις πληρωμής".

   Κάντε κλικ στην καρτέλα "Ρυθμίσεις πληρωμής" για να μεταβείτε σε ένα σύνολο κουτιών που σας επιτρέπουν να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πωλητή, τους όρους πληρωμής προμηθευτή, το σωστό όνομα για την εκτύπωση και το όριο πίστωσης.

   Απαιτείται ένας αριθμός λογαριασμού, αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα πληρωμής ηλεκτρονικών λογαριασμών του QuickBooks για να πληρώσετε τον πωλητή. Το QuickBooks μεταφέρει τον αριθμό λογαριασμού στο πεδίο σημειώσεων του ελέγχου πληρωμής.

8. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τις προεπιλεγμένες φορολογικές ρυθμίσεις.

   Μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Tax Settings (Φορολογικές ρυθμίσεις) για να πάρετε ένα σύνολο από κουτιά που σας επιτρέπουν να καταγράψετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου του πωλητή και να αναφέρετε αν ο πωλητής θα πρέπει να λάβει από εσάς μια επιστροφή φόρου πληροφοριών 1099 από εσάς στο τέλος του έτους.

9. (Προαιρετικό) Παρέχετε τους προεπιλεγμένους λογαριασμούς για χρήση με έναν προμηθευτή.

   Μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού για να εμφανίσετε μια σύντομη λίστα λογαριασμών που θα χρησιμοποιήσουν τα QuickBooks για να συμπληρώσουν τα πεδία του αριθμού λογαριασμού όταν εισάγετε ένα λογαριασμό από τον προμηθευτή.

   

10. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες και κατηγοριοποιήστε τον προμηθευτή.

    Η καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες παρέχει αρχικά μόνο μια αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προμηθευτή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κατηγοριοποιήσετε τον προμηθευτή ως σύμβουλο, πάροχο υπηρεσιών, προμηθευτή ή φορολογική υπηρεσία. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία στην καρτέλα χρησιμοποιώντας το κουμπί Ορισμός πεδίων.

11. Πληκτρολογήστε 0 (μηδέν) στο πλαίσιο κειμένου "Υπόλοιπο έναρξης".

    Συνήθως δεν θέλετε να εισάγετε το ποσό που οφείλετε στον πωλητή. το κάνετε αργότερα, όταν πληρώνετε τους λογαριασμούς σας. Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση για τις δαπάνες σας (πράγμα που σημαίνει μόνο ότι το λογιστικό σας σύστημα μετρά τους λογαριασμούς ως έξοδα όταν λαμβάνετε το λογαριασμό και όχι όταν πληρώνετε τον λογαριασμό), πρέπει να πείτε QuickBooks τι ποσά οφείλετε στους προμηθευτές κατά την ημερομηνία μετατροπής.

    Μπορείτε να το κάνετε αυτό πιο εύκολα εισάγοντας τα υπόλοιπα ανοίγματος για τους προμηθευτές στο πλαίσιο "Υπόλοιπο έναρξης" καθώς ρυθμίζετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών.

12. Καταχωρίστε την ημερομηνία μετατροπής στο πεδίο Ως ημερομηνία.

    Αυτό που κάνετε εδώ, παρεμπιπτόντως, είναι η ημερομηνία κατά την οποία η τιμή που εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου "Υπόλοιπο έναρξης" είναι σωστή.

    Το QuickBooks παρέχει μια καρτέλα "Προπληρωμή λογαριασμού" στο παράθυρο "Νέος προμηθευτής". Χρησιμοποιήστε αυτήν την καρτέλα για να καθορίσετε ένα σύνολο λογαριασμών εξόδων που το QuickBooks θα προτείνει οποτεδήποτε υποδεικνύετε ότι γράφετε μια επιταγή, εισάγοντας ένα λογαριασμό ή εισάγοντας μια χρέωση πιστωτικής κάρτας για τον πωλητή.

13. Αποθηκεύστε τις πληροφορίες του προμηθευτή κάνοντας κλικ στο OK.

    Αυτό το βήμα προσθέτει τον προμηθευτή στη λίστα και σας επιστρέφει στο παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτών.

Για να προσθέσετε ταυτόχρονα έναν μεγάλο αριθμό προμηθευτών στη λίστα προμηθευτών, εμφανίστε το παράθυρο του Κέντρου προμηθευτών, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο προμηθευτή και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη πολλαπλών προμηθευτών. Το QuickBooks εμφανίζει το φύλλο εργασίας "Προσθήκη / Επεξεργασία πολλών λιστών λιστών λίστας", το οποίο σας επιτρέπει να συλλέγετε και να επεξεργάζεστε όλες τις ίδιες πληροφορίες που κάνουν τα παράθυρα των κανονικών προμηθευτών.

Μπορείτε, αν έχετε κλίση, να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο για να αντιγράψετε και να επικολλήσετε πληροφορίες προμηθευτή από ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel.