Πώς να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών του QuickBooks 2011 - dummies

Η λίστα πωλητών του QuickBooks 2011 διατηρεί καρτέλες στους πωλητές σας, κρατώντας σημαντικές και χρήσιμες πληροφορίες όπως τη διεύθυνση του πωλητή, το άτομο επαφών, τους αριθμούς τηλεφώνου κλπ. Αν πρέπει συχνά να αγοράσετε προμήθειες από εξωτερικούς προμηθευτές, αφήνοντας τα στοιχεία του QuickBooks να κρατήσουν τις πληροφορίες τους, μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ταλαιπωρία.

Για να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Κέντρο προμηθευτών.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτών.

   

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο προμηθευτή.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος προμηθευτής.

   

3. Δώστε στον προμηθευτή ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα προμηθευτή.

   Χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα για να ανατρέξετε στον προμηθευτή στο QuickBooks. Για το λόγο αυτό, μια σύντμηση είναι μια χαρά. Απλά θέλετε κάτι εύκολο να εισέλθετε και να θυμάστε εύκολα.

4. Συμπληρώστε όσο το δυνατόν περισσότερες βασικές πληροφορίες του πωλητή:

   • Εάν πληρώνετε τον προμηθευτή σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα κουτί.

   • Συνήθως, θα πρέπει να αγνοήσετε την αρχική ισορροπία και τα πεδία. Θα εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες σε μια καταχώριση ημερολογίου αργότερα.

     Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα υπόλοιπο έναρξης για έναν πωλητή, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο πληρωτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής, ορίζοντας ένα υπόλοιπο έναρξης για κάθε πωλητή από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να καθορίσει τους συνολικούς λογαριασμούς που καταβάλλονται κατά την ημερομηνία μετατροπής.

   • Παρέχετε τις πληροφορίες διεύθυνσης του πωλητή.

5. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες και δώστε τις απαραίτητες πρόσθετες πληροφορίες.

   Αν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει μια χούφτα άλλων κουτιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε προαιρετικές πληροφορίες. Από αυτά τα κουτιά, ίσως το πιο σημαντικό είναι ο αριθμός φορολογικού μητρώου. Θα χρειαστείτε αυτόν τον αριθμό αργότερα εάν πρέπει να στείλετε στον πωλητή ένα έντυπο 1099 για να του αναφέρετε τις πληρωμές.

   

   Μια καλή κατευθυντήρια γραμμή αν πληρώνετε έναν πωλητή για πρώτη φορά είναι να πάρετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου του. Αν κάποιος δεν θα σας δώσει τον αριθμό φορολογικού μητρώου του, είναι πιθανώς ένα σημάδι κάτι κακό.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Προπληρωμή Λογαριασμού (η τρίτη καρτέλα είναι διαθέσιμη στο παράθυρο διαλόγου Νέος προμηθευτής), το QuickBooks εμφανίζει πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απαριθμήσετε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να συμπληρώνουν αυτόματα τα QuickBooks για εσάς, πωλητής ή όταν καταγράφετε ένα λογαριασμό από κάποιον προμηθευτή. Για παράδειγμα, εάν η επιταγή προς τον ιδιοκτήτη πληρώνει πάντοτε δαπάνη ενοικίου και έξοδα κοινής ωφέλειας, θα μπορούσατε να πείτε στο QuickBooks να "προπληρώσει" χρησιμοποιώντας αυτούς τους δύο λογαριασμούς κάθε φορά που υποδεικνύετε ότι γράφετε επιταγή ή καταγράφετε λογαριασμό από τον ιδιοκτήτη.