Πώς να προσθέσετε χρήστες σε QuickBooks Pro και Premier - dummies

Δεν περιορίζεστε στη χρήση ενός μόνο κωδικού πρόσβασης για τον έλεγχο της πρόσβασης στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Το QuickBooks σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Για να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες στο QuickBooks Pro και το QuickBooks Premier, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε την εταιρία → Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης → Ρύθμιση παραμέτρων χρηστών.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών (δεν εμφανίζεται), το οποίο προσδιορίζει τους χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση στο QuickBooks και οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι στο σύστημα.

2. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε ένα χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

   Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

3. Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε τον κωδικό πρόσβασης.

   Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ρυθμίζετε έναν κωδικό ένα όνομα χρήστη πληκτρολογώντας ένα σύντομο όνομα - ίσως το όνομα του χρήστη - στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού εντοπίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου κωδικού πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε και στη συνέχεια να υποδείξετε αν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση για το νέο χρήστη.

   Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα του χρήστη. Αν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα ( δικαιώματα είναι απλά τα πράγματα που μπορεί να κάνει ο χρήστης), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιλεγμένες περιοχές του QuickBooks. Εάν θέλετε ο χρήστης να μπορεί να κάνει οτιδήποτε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλα τα τμήματα του QuickBooks. Εάν υποδείξετε ότι ο νέος χρήστης θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές του QuickBooks, έχετε ολοκληρώσει τη ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης χρήστη. Μπορείτε να παραλείψετε τα υπόλοιπα βήματα.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, περιγράψτε την πρόσβαση στις πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις και τις εισπρακτέες πληροφορίες και τις εργασίες.

   Αφού ολοκληρώσετε το βήμα 4, το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Αυτή είναι η πρώτη από μια σειρά από παράθυρα διαλόγου που σας οδηγούν σε μια συνέντευξη, ζητώντας λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το είδος πρόσβασης που θα πρέπει να έχει κάθε χρήστης σε μια συγκεκριμένη περιοχή.

   Για παράδειγμα, όσον αφορά τη δραστηριότητα των πωλήσεων, η QuickBooks ζητάει πρόσβαση σε συναλλαγές (όπως τιμολόγια, πιστωτικές σημειώσεις και πληροφορίες σχετικά με εισπρακτέα). Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν θα πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Καμία πρόσβαση. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης θα πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το πλήκτρο επιλογής Πλήρης Πρόσβαση. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιλεκτική πρόσβαση και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα δευτερεύοντα κουμπιά επιλεκτικής πρόσβασης: Δημιουργία μόνο συναλλαγών, Δημιουργία και εκτύπωση συναλλαγών ή Δημιουργία συναλλαγών και δημιουργία αναφορών.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα δικαιώματα αγοράς και πληρωτέων λογαριασμών.

   Αφού ολοκληρώσετε το βήμα 5 κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο σας επιτρέπει να καθορίσετε ποια πρόσβαση έχει αυτός ο νέος χρήστης στις περιοχές πληρωμών για αγορές και λογαριασμούς. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής χωρίς πρόσβαση. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Πλήρης πρόσβαση. Ή μπορείτε να επιλέξετε κάποιο μεσαίο επίπεδο επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Επιλεκτική πρόσβαση και ένα από τα βοηθητικά κουμπιά επιλεκτικής πρόσβασης. Οι ίδιοι κανόνες για τον καθορισμό των δικαιωμάτων και της πρόσβασης που ισχύουν για τον τομέα των αγορών και των πληρωτέων λογαριασμών ισχύουν για την περιοχή των πωλήσεων και των εισπρακτέων λογαριασμών.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα υπόλοιπα δικαιώματα χρήστη και πρόσβαση.

   Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε έκδοσης του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το QuickBooks εμφανίζει αρκετές άλλες εκδόσεις του πλαισίου διαλόγου που χρησιμοποιεί για να σας ερωτήσει σχετικά με τα δικαιώματα και την πρόσβαση των χρηστών. Για παράδειγμα, αφού περιγράψετε ποια δικαιώματα είναι κατάλληλα για τον χρήστη στην περιοχή των αγορών και των πληρωτέων λογαριασμών, η QuickBooks ρωτά για την περιοχή ελέγχου και πιστωτικής κάρτας. Στη συνέχεια, ρωτάει για την περιοχή απογραφής. Στη συνέχεια, ρωτάει για μισθοδοσία. Στη συνέχεια, ζητάει γενικές, ευαίσθητες λογιστικές δραστηριότητες. Τέλος, η QuickBooks ζητάει πρόσβαση στις δυνατότητες χρηματοοικονομικής πληροφόρησης.

   Περιορίζετε τα δικαιώματα σε κάθε μία από αυτές τις άλλες περιοχές με τον ίδιο τρόπο που κάνετε για τις πωλήσεις και τους λογαριασμούς εισπρακτέους και για τις αγορές και τις πληρωτέες περιοχές. Απλά σκεφθείτε καθώς περνάτε από τις οθόνες και περιορίζετε την ικανότητα του χρήστη. Θέλετε οι χρήστες να έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα για να κάνουν τη δουλειά τους, αλλά δεν θέλετε να τους δώσετε περισσότερα δικαιώματα από αυτά που χρειάζονται.

8. Καθορίστε εάν ο χρήστης μπορεί να αλλάξει ή να διαγράψει συναλλαγές.

   Αφού προχωρήσετε σε περίπου μισή εκδοχή των παραθύρων διαλόγου "Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης" που αναρωτιούνται για συγκεκριμένους τομείς λογιστικής, το QuickBooks εμφανίζει τη σελίδα "Αλλαγή ή διαγραφή συναλλαγών" του παραθύρου ρύθμισης κωδικού πρόσβασης και πρόσβασης κουτί. Η σελίδα Αλλαγή ή Διαγραφή συναλλαγών σάς επιτρέπει να δηλώσετε ότι ένας χρήστης μπορεί ή δεν μπορεί να αλλάξει τις συναλλαγές που έχουν καταγραφεί πριν από την ημερομηνία λήξης. Γενικά, θέλετε να περιορίσετε τις δυνατότητες ενός χρήστη να αλλάξει ή να διαγράψει συναλλαγές.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, στη συνέχεια, ελέγξτε τις αποφάσεις σας σχετικά με τα δικαιώματα.

   Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την τελική έκδοση του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο προσδιορίζει τα δικαιώματα χρήστη που έχετε εκχωρήσει ή επιτρέψει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχει κάποιος. Εάν συνειδητοποιήσετε ότι έχετε αναθέσει εσφαλμένα δικαιώματα, κάντε κλικ στο κουμπί "Πίσω" για να μετακινηθείτε ξανά από τα παράθυρα διαλόγου σε εκείνο όπου κάνατε λάθος. Αλλάξτε την εκχώρηση δικαιωμάτων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να επιστρέψετε στο τελικό παράθυρο του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

10. Όταν τελειώσετε με την αναθεώρηση των δικαιωμάτων και της πρόσβασης των χρηστών, κάντε κλικ στο Τέλος.

    Από αυτό το σημείο προς τα εμπρός, ο νέος χρήστης θα είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει το QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του περιορίζονται σε αυτά που έχετε ορίσει.

    Οι λογιστές συχνά θέλουν να δουν τα δικαιώματα που έχουν ορισμένοι χρήστες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν είστε ελεγχόμενοι από την CPA σας στο πλαίσιο ετήσιων κλεισίματος. (Μπορεί να ελέγχετε αν η τράπεζα θέλει ελέγχονται οικονομικές καταστάσεις, για παράδειγμα). Τα QuickBooks δεν παρέχουν έναν τρόπο για να εκτυπώσετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Ωστόσο, τα Windows σας επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο οθόνης εκτύπωσης για να τραβήξετε μια εικόνα οθόνης του παραθύρου του προγράμματος QuickBooks και το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης και πρόσβασης.

    Πατήστε Alt + Print Scrn για να τραβήξετε μια εικόνα οθόνης του πλαισίου διαλόγου. Αυτό αντιγράφει μια εικόνα της οθόνης σας στο Πρόχειρο των Windows. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Paint επιλέγοντας Έναρξη → Προγράμματα → Αξεσουάρ → Paint. Επικολλήστε την εικόνα στη Ζωγραφική πατώντας Ctrl + V. Ενδέχεται να εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος που λέει ότι η εικόνα στο Πρόχειρο είναι μεγαλύτερη από το bitmap. Θα θέλατε να διευρυνθεί το bitmap; Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι. Αποθηκεύστε την εικόνα της οθόνης επιλέγοντας Αρχείο → Αποθήκευση ως. Ενδέχεται να θέλετε να τραβήξετε μια εικόνα στιγμιότυπου οθόνης με αυτόν τον τρόπο για να καταγράψετε την πρόσβαση των χρηστών και τα δικαιώματα των εργαζομένων.