Πώς να προσθέσετε χρήστες σε QuickBooks Enterprise Solutions - ανδρείκελα

Εάν περισσότερα από ένα άτομα χρησιμοποιούν το QuickBooks, θέλετε να δημιουργήσετε πρόσθετους χρήστες. Για να προσθέσετε χρήστες σε QuickBooks Enterprise Solutions, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την εταιρεία Εταιρείες → Χρήστες → Ρύθμιση χρηστών και ρόλων.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Χρήστη και ρόλους. Το παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι αναγνωρίζει τους χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και οι ρόλοι QuickBooks μπορούν να συμπληρωθούν όταν χρησιμοποιείτε το QuickBooks. Η λίστα Χρηστών, η οποία εμφανίζεται στην καρτέλα Λίστα χρηστών του πλαισίου διαλόγου, αναγνωρίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος στο σύστημα.

2. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε ένα χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο.

   Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Νέος χρήστης.

3. Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε τον κωδικό πρόσβασης.

   Πρέπει να δώσετε σε κάθε χρήστη για τον οποίο δημιουργείτε ένα όνομα χρήστη. Κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα - ίσως το όνομα του χρήστη - στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού εντοπίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου κωδικού πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

4. Προσδιορίστε τον (τους) ρόλο (-ους) του χρήστη.

   Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λιστών διαθέσιμων ρόλων για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τις υποχρεώσεις) που συμπληρώνει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους ρόλους που έχει ο χρήστης, κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Για να καταργήσετε ένα ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε το ρόλο στο πλαίσιο λίστας Assigned Roles (Αντιστοίχιση ρόλων) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Remove (Κατάργηση).

   Το πλαίσιο Περιγραφή στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέος χρήστης περιγράφει το ρόλο λεπτομερέστερα, συμπεριλαμβανομένου του τύπου του χρήστη QuickBooks στον οποίο συνήθως μπορεί να ανατεθεί ο επιλεγμένος ρόλος.

5. (Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως είναι απαραίτητο.

   Μπορείτε να συντονίσετε καλύτερα τους ρόλους που έχετε (με τη βοήθεια του QuickBooks) να αντιστοιχίσετε. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα Ρόλοι του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, κάντε κλικ στο ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία.

   Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία ρόλου", επιλέξτε μια δραστηριότητα ή μια περιοχή λογιστικής στη λίστα "Περιοχή και δραστηριότητες" και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Περιοχή πρόσβασης περιοχής" για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ο χρήστης με τον επιλεγμένο ρόλο. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν θα πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Κανένα.

   Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης θα πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το Πλήκτρο επιλογής πλήκτρων. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το μερικό κουμπί και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή διαγράψτε (κατά περίπτωση) τα πλαίσια Δημιουργία, τροποποίηση, διαγραφή, εκτύπωση και προβολή υπολοίπου. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές στους ρόλους και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

   Μπορείτε να δείτε ποια πρόσβαση έχει αρχικά οποιοσδήποτε ρόλος επιλέγοντας μία από τις καταχωρήσεις στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες. Το QuickBooks χρησιμοποιεί τα κουμπιά και τα πλαίσια επιπέδου πρόσβασης περιοχής για να εμφανίσει τις τρέχουσες ρυθμίσεις για το ρόλο.

   Κατά γενικό κανόνα, όταν πρόκειται για λογιστικούς ελέγχους, θέλετε να παρέχετε ένα ελάχιστο ποσό πρόσβασης. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks για καθημερινές εργασίες, θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί "Κανένα".

   Αν κάποιος χρειάζεται λίγη πρόσβαση - ίσως για να ετοιμάσει εκτιμήσεις θέσεων εργασίας ή τιμολόγια - δίνετε ακριβώς αυτή την πρόσβαση και τίποτα περισσότερο.

   Όσο μεγαλύτερη είναι η ικανότητα που δίνετε στους υπαλλήλους ή τους υπεργολάβους ή τους λογιστές να βρίσκονται στο νοικοκυριό σας, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος κάποιος να εισαγάγει λάθη στο σύστημα είτε απροσδόκητα είτε σκόπιμα. Επίσης, όσο μεγαλύτερα είναι τα δικαιώματα και η πρόσβαση που δίνετε, τόσο πιο εύκολο θα είναι να κάνετε κάποιον να κλέψει από εσάς.

6. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα των χρηστών σας.

   Αφού ορίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το χρήστη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων.

   Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Προβολή δικαιωμάτων", επιλέξτε το χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση" για να δείτε το παράθυρο "Προβολή δικαιωμάτων", το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα του τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.

7. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τις τροποποιήσεις του ρόλου σας.

   Εάν κάνετε αλλαγές στα δικαιώματα ενός ρόλου, πιθανώς θέλετε να ελέγξετε αυτές τις αλλαγές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το ρόλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου διαλόγου "Προβολή δικαιωμάτων" που αναφέρει τους ρόλους που έχετε ρυθμίσει εσείς και το QuickBooks.

   Επιλέξτε το ρόλο που θέλετε να ελέγξετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου View Permissions, με μια λεπτομερή λίστα του τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει κάποιος με το ρόλο.

8. Αφού ολοκληρώσετε την αναθεώρηση των δικαιωμάτων χρήστη και ρόλων, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε όλα τα ανοιχτά παράθυρα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση ή Κλείσιμο για να κλείσετε όλα τα ανοικτά παράθυρα διαλόγου.

   Από αυτό το σημείο, ο νέος χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει το QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του περιορίζονται σε αυτά που έχετε ορίσει.

   Οι λογιστές συχνά θέλουν να δουν τα δικαιώματα που έχουν ορισμένοι χρήστες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν είστε ελεγχόμενοι από την CPA σας στο πλαίσιο ετήσιων κλεισίματος. (Για παράδειγμα, μπορεί να ελεγχθεί εάν η τράπεζα θέλει να ελέγξει τις οικονομικές καταστάσεις).

   Το παράθυρο View Permissions του QuickBooks είναι ένας κηλιδωτός τρόπος για να δείτε αυτά τα δεδομένα online και εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών των αδειών, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση του παραθύρου.