Πώς να προσθέσετε εγγραφές στις λίστες δεδομένων μέσω της φόρμας δεδομένων στο Excel 2013 - dummies

Το Excel 2013 σάς επιτρέπει να προσθέτετε εγγραφές σε λίστες δεδομένων χρησιμοποιώντας τη φόρμα δεδομένων. Την πρώτη φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί προσαρμοσμένης φόρμας που προσθέσατε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, το Excel αναλύει τη σειρά των ονομάτων και καταχωρήσεων πεδίων για την πρώτη εγγραφή και δημιουργεί μια φόρμα δεδομένων.

Αυτή η φόρμα δεδομένων εμφανίζει τα ονόματα πεδίων που βρίσκονται στην αριστερή πλευρά της φόρμας με τις καταχωρίσεις για την πρώτη εγγραφή στα κατάλληλα πλαίσια κειμένου δίπλα τους. Μπορείτε να δείτε τη φόρμα δεδομένων για τη νέα βάση δεδομένων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Φαίνεται σαν ένα προσαρμοσμένο παράθυρο διαλόγου.

Το έντυπο δεδομένων περιλαμβάνει τις καταχωρίσεις που κάνατε στην πρώτη εγγραφή. Η φόρμα δεδομένων περιέχει επίσης μια σειρά κουμπιών που χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να βρείτε συγκεκριμένες εγγραφές. Ακριβώς πάνω από το πρώτο κουμπί, στη φόρμα δεδομένων παρατίθενται ο αριθμός της εγγραφής που ακολουθεί ο συνολικός αριθμός εγγραφών. Κατά τη δημιουργία νέων καταχωρήσεων θα εμφανιστεί η ένδειξη Νέα εγγραφή πάνω από αυτό το κουμπί αντί του αριθμού εγγραφής.

Όλη η μορφοποίηση που αντιστοιχίζετε στις συγκεκριμένες καταχωρήσεις της πρώτης εγγραφής εφαρμόζεται αυτόματα σε αυτά τα πεδία σε επόμενες εγγραφές που εισάγετε και χρησιμοποιείται στη φόρμα δεδομένων.

Για παράδειγμα, εάν η λίστα δεδομένων σας περιέχει τηλεφωνικό πεδίο, πρέπει να εισαγάγετε μόνο τα δέκα ψηφία του αριθμού τηλεφώνου στο πεδίο Τηλέφωνο της φόρμας δεδομένων, εάν η αρχική καταχώρηση αριθμού τηλεφώνου έχει διαμορφωθεί στην πρώτη εγγραφή με το ειδικό Μορφή αριθμού τηλεφώνου.

Η διαδικασία για την προσθήκη εγγραφών σε μια λίστα δεδομένων με τη φόρμα δεδομένων είναι απλή. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο, το Excel εμφανίζει μια κενή φόρμα δεδομένων (που φέρει την ένδειξη Νέα εγγραφή στη δεξιά πλευρά της φόρμας δεδομένων), την οποία συμπληρώνετε.

Αφού εισαγάγετε τις πληροφορίες για το πρώτο πεδίο, πατήστε την καρτέλα για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο της εγγραφής.

Whoa! Μην πιέζετε το πλήκτρο Enter για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο σε μια εγγραφή. Εάν το κάνετε, θα εισαγάγετε τη νέα, μη ολοκληρωμένη εγγραφή στη βάση δεδομένων.

Συνεχίστε να εισάγετε πληροφορίες για κάθε πεδίο και πιέστε Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο της βάσης δεδομένων.

Αν παρατηρήσετε ότι έχετε κάνει λάθος και θέλετε να επεξεργαστείτε μια καταχώρηση σε ένα πεδίο που έχετε ήδη περάσει, πατήστε Shift + Tab για να επιστρέψετε στο πεδίο αυτό.

• Για να αντικαταστήσετε την καταχώρηση, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.

• Για να επεξεργαστείτε ορισμένους από τους χαρακτήρες στο πεδίο, πατήστε → ή κάντε κλικ στον δείκτη δέσμης I στην καταχώρηση για να εντοπίσετε το σημείο εισαγωγής. στη συνέχεια, επεξεργαστείτε την καταχώρηση από εκεί.

• Κατά την εισαγωγή πληροφοριών σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, μπορείτε να αντιγράψετε την καταχώρηση που έγινε σε αυτό το πεδίο από την προηγούμενη εγγραφή πιέζοντας το πλήκτρο Ctrl + '(απόστροφο). Πατήστε Ctrl +, για παράδειγμα, για να μεταφέρετε την ίδια καταχώρηση στο πεδίο Κράτος κάθε νέας εγγραφής κατά την εισαγωγή μιας σειράς εγγραφών για άτομα που όλοι ζουν στην ίδια κατάσταση.

Όταν εισάγετε ημερομηνίες σε ένα πεδίο ημερομηνίας, χρησιμοποιήστε μια σταθερή μορφή ημερομηνίας που το Excel ξέρει. (Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε κάτι σαν το

7/21/98 .) Κατά την εισαγωγή κωδικών ZIP που μερικές φορές χρησιμοποιούν αρχικά μηδενικά που δεν θέλετε να εξαφανιστούν από την καταχώρηση (όπως ταχυδρομικός κώδικας 00102) πρώτη καταχώρηση πεδίου με τη μορφή αριθμού ειδικού ταχυδρομικού κώδικα. Σε περίπτωση άλλων αριθμών που χρησιμοποιούν αρχικά μηδενικά, μπορείτε να τα διαμορφώσετε χρησιμοποιώντας τη μορφή κειμένου ή να βάλετε ένα '(απόστροφο) πριν από το πρώτο 0. Το απόστροφο λέει στο Excel να επεξεργάζεται τον αριθμό σαν ετικέτα κειμένου, t εμφανίζονται στην ίδια τη βάση δεδομένων. (Η μόνη θέση που μπορείτε να δείτε το απόστοφος είναι στη γραμμή φόρμουλα όταν ο δρομέας κυττάρων βρίσκεται στο κελί.)

Πατήστε το πλήκτρο ↓ όταν έχετε εισαγάγει όλες τις πληροφορίες για τη νέα εγγραφή. Ή, αντί για το πλήκτρο ↓, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο Enter ή να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο. Το Excel εισάγει τη νέα εγγραφή ως την τελευταία εγγραφή στη βάση δεδομένων στο φύλλο εργασίας και εμφανίζει μια νέα φόρμα κενών δεδομένων, στην οποία μπορείτε να εισάγετε την επόμενη εγγραφή.

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη εγγραφών στη βάση δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Esc ή κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου για να κλείσετε τη φόρμα δεδομένων.