Εύχρηστα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Εργαστηρίου - ανδρείκελα

Το Excel PivotTables σας παρέχει ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο για διασταυρούμενα δεδομένα φύλλου εργασίας. Και ίσως αυτό που θα περίμενε κανείς από τη Microsoft και από το Excel. Αλλά ξέρετε τι; Σίγουρα μπορεί να εκπλαγείτε με το πόσα εύχρηστα εργαλεία εμφανίζονται στην καρτέλα Ανάλυση εργαλείων Συγκεντρωτικού Πίνακα, η οποία είναι διαθέσιμη κάθε φορά που επιλέγεται ένας πίνακας περιστροφής. Εξετάστε, για παράδειγμα, αρκετά εύκολα κουμπιά που έχετε στη διάθεσή σας.

Ανανέωση δεδομένων

Το πιο εύκολο και ίσως πιο χρήσιμο εργαλείο είναι το κουμπί Ανανέωση δεδομένων. Εάν τα υποκείμενα δεδομένα που κάνετε cross-tabulation στο συγκεντρωτικό πίνακα αλλάξουν, πρέπει να ενημερώσετε τον συγκεντρωτικό σας πίνακα, σωστά;

Ευτυχώς, μπορείτε να ενημερώσετε τον πίνακα περιστροφής όταν η αλλαγή των δεδομένων σας είναι εύκολη. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση δεδομένων.

Κεφαλίδες πεδίων

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Κεφαλίδες πεδίου στην καρτέλα Ανάλυση για να καταργήσετε και στη συνέχεια να προσθέσετε ξανά τις κεφαλίδες πεδίου. Και αυτό σημαίνει ότι έχετε έναν εύκολο τρόπο να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των συγκεντρωτικών πινάκων σας και τον τρόπο σχολιασμού των πεδίων.

Η κεφαλίδα πεδίου για τις γραμμές σας είναι αρχικά "Ετικέτες γραμμών" και "Ετικέτες στήλης" για τις στήλες σας. Αλλά μπορείτε να αλλάξετε την ετικέτα αντικαθιστώντας την τιμή που εμφανίζεται στη κελιά του φύλλου εργασίας κρατώντας την κεφαλίδα πεδίου.

Εάν οι γραμμές δείχνουν ονόματα προϊόντων, για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε την επισήμανση από "Ετικέτες γραμμών" σε "Προϊόντα. "Και αν οι στήλες ονομάζουν τα κράτη όπου πωλούνται τα προϊόντα, μπορείτε να αλλάξετε την επισήμανση από" Ετικέτες στήλης "σε" Κράτη. "

Σημείωση: Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του Microsoft Excel (συμπεριλαμβανομένων των Excel 2007, Excel 2010 και Excel 2013) παρέχουν ένα κουμπί Head Header για τον Συγκεντρωτικό Πίνακα.

Επεκτείνετε και συμπτύξετε τα στοιχεία του Συγκεντρωτικού Πίνακα

Αν χρησιμοποιήσατε τις εντολές Ομάδας και Ομαδοποίησης μενού συντομεύσεων, το Excel προσθέτει κουμπιά + και - (κουμπιά με ένα σύμβολο συν και ένα σύμβολο μείον) ομαδοποιήστε και αποκρυπτογραφήστε τις σειρές και τις στήλες σας. Αυτό είναι βολικό, βέβαια. Αλλά τα κουμπιά μπορεί να γεμίσει το τραπέζι σας. Και τα κουμπιά προσφέρουν στους χρήστες του συγκεντρωτικού τραπέζι σας την ευκαιρία να κάνουν ένα χάος αν είναι απρόσεκτοι ή ανίδεοι.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στην εντολή +/- Κουμπιά στην καρτέλα Ανάλυση για να δείξετε στο Excel ότι δεν θέλετε να εμφανίζονται αυτά τα κουμπιά. Αν αυτό φαίνεται περίεργο, σκεφτείτε την περίπτωση όπου δεν θέλετε οι άνθρωποι που εργάζονται με τα δεδομένα ή εξετάζουν τα δεδομένα να είναι ομαδοποιημένοι ή μη ομαδοποιημένοι.

Εισαγωγή Slicer

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2013 ή μια νεότερη έκδοση, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Συμπυκνωτές εισαγωγής εργαλείων Συγκεντρωτικού Πίνακα για να ενημερώσετε το Excel που θέλετε να φιλτράρετε ή να κόψετε τα δεδομένα σας ακόμη πιο λεπτά.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Insert Slicer (το οποίο εμφανίζεται στην καρτέλα Analyze), το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Insert Slicers, στο οποίο εμφανίζονται τα πεδία του Συγκεντρωτικού Πίνακα (δείτε το παρακάτω σχήμα). Το παράθυρο διαλόγου Slicer σάς επιτρέπει να επιλέξετε ένα άλλο επίπεδο φιλτραρίσματος.

Απλώς επιλέγετε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο φιλτράρισμα και κάντε κλικ στο OK. Το Excel εμφανίζει τότε ένα παράθυρο διαλόγου όπως το ακόλουθο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δείτε μόνο δεδομένα που ταιριάζουν με το φίλτρο σας. Το παρακάτω παράθυρο, για παράδειγμα, δείχνει ένα παράθυρο διαλόγου Month "slicer" που θα μπορούσε κανείς να χρησιμοποιήσει για να δει μόνο τα δεδομένα του Ιανουαρίου ή μόνο τα στοιχεία του Φεβρουαρίου ή μόνο τα στοιχεία του Μαρτίου και ούτω καθεξής. (Επιλέγετε ένα μήνα κάνοντας κλικ στο κουμπί στο παράθυρο διαλόγου "Slicer" του μήνα.) Το παράθυρο διαλόγου "Slicer" του μήνα "Month" σας δίνει κουμπιά που μπορείτε να κάνετε κλικ για να φιλτράρετε.

Για να μετακινήσετε το παράθυρο διαλόγου "slicer", κάντε κλικ στο πλαίσιο και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Delete. Όταν καταργείτε το παράθυρο διαλόγου Slicer, ακυρώνετε οποιοδήποτε φιλτράρισμα εκτελείται κάνοντας κλικ στο κουμπί στο παράθυρο διαλόγου "Slicer".

Εισαγωγή χρονικής γραμμής

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2013 ή μια νεότερη έκδοση, ένα άλλο δροσερό εργαλείο είναι το κουμπί γραμμής χρονολογικού συμβόλου εργαλείων Συγκεντρωτικών πεδίων. Το κουμπί "Εισαγωγή χρονολογικού γράφου" λέει στο Excel ότι θέλετε να προσθέσετε ένα φίλτρο χρονικής γραμμής στο διάγραμμα πίνακα πινάκων, ώστε να είναι πολύ εύκολο να δείτε μόνο ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα: ένα διάστημα δύο εβδομάδων, το τρίμηνο πριν το τελευταίο ή το διάστημα μεταξύ δύο ημερομηνιών.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή χρονικού ορίου (το οποίο εμφανίζεται επίσης στην καρτέλα Ανάλυση), το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή χρονικού ορίου, το οποίο εμφανίζει τα πεδία με μορφοποίηση δεδομένων στο Συγκεντρωτικό Πίνακα (δείτε το παρακάτω σχήμα).

Επιλέγετε το πεδίο ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το φιλτράρισμα που βασίζεται στο χρονοδιάγραμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Το Excel ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου με ένα κουμπί ολισθήσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τη χρονική γραμμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Στο παρακάτω σχήμα, για παράδειγμα, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Μήνας. Είναι λίγο δύσκολο να δείτε το κουμπί ολισθήσεων σε μια εικόνα, αλλά αυτή η μπλε μπάρα λειτουργεί ως κουμπί ολισθήσεων που μπορείτε να σύρετε γύρω για να καθορίσετε τη χρονική γραμμή που θέλετε να εμφανίζεται ο άξονας αναφοράς.

Για να καταργήσετε το παράθυρο διαλόγου Timeline, κάντε κλικ στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Delete. Και σημειώστε ότι η κατάργηση του πλαισίου διαλόγου ακυρώνει επίσης οποιοδήποτε φιλτράρισμα που πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας το ρυθμιστικό χρονικής γραμμής.