Μισθοδοσία χειρισμό με QuickBooks 2003 - ανδρείκελα

Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για μισθοδοσία, επειδή θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, μην φοβούνται κάποια γραφειοκρατία ή ίσως θέλετε την πρόσθετη ευελιξία που σας προσφέρει, πρέπει να εγγραφείτε για μία από τις υπηρεσίες μισθοδοσίας του QuickBooks: Βασική Υπηρεσία Μισθοδοσίας ή Υπηρεσία Μισθοδοσίας Deluxe.

Για να εγγραφείτε σε οποιαδήποτε υπηρεσία, ετοιμαστείτε να μπείτε στο Διαδίκτυο. Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Employees -> Set Up Payroll.

Ή επιλέξτε "Υπάλληλοι" στη λίστα "Πλοηγητές" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρύθμιση μισθοδοσίας".

Το QuickBooks συνδέεται στο Διαδίκτυο και εμφανίζει την πρώτη σελίδα μιας φόρμας ιστού πολλαπλών σελίδων που σας επιτρέπει να ρυθμίσετε είτε τη Βασική Υπηρεσία Μισθοδοσίας είτε την Υπηρεσία Deluxe Payroll.

2. Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη.

Πώς είναι αυτό για τέλεια, ανώδυνη απλή;

Αντιμετωπίζοντας τους φόρους

Χρειάζεστε λίγα πράγματα εάν θέλετε να κάνετε τη μισθοδοσία με τον σωστό τρόπο: τον αριθμό αναγνώρισης του εργοδότη, τον κρατικό αριθμό αναγνώρισης εργοδότη, εάν παρακρατήσετε φόρους εισοδήματος, έναν αριθμό φορολογικού μητρώου ανεργίας, -4 φόρων.

Λήψη κωδικού αναγνώρισης εργοδότη

Για να αποκτήσετε αριθμό αναγνωριστικού εργοδότη, πρέπει να υποβάλετε ένα έντυπο SS-4 ή Αίτηση για αριθμό αναγνώρισης εργοδότη στην Υπηρεσία Εσωτερικών Προσόδων (IRS) ότι μπορείτε να πάρετε έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη. Μπορείτε να πάρετε αυτό το έντυπο στο IRS ή καλώντας το IRS και ζητώντας ένα.

Μπορείτε επίσης να υποβάλετε αίτηση και να λάβετε αριθμό αναγνώρισης εργοδότη μέσω τηλεφώνου. Ωστόσο, πρέπει να συμπληρώσετε τη φόρμα SS-4, ώστε να μπορείτε να απαντήσετε στις ερωτήσεις που ζητάει η IRS κατά τη διαδικασία σύντομης τηλεφωνικής αίτησης. (Πρέπει επίσης να στείλετε μέσω ταχυδρομείου ή να στείλετε με φαξ τη φόρμα στο IRS μετά την μικρή τηλεφωνική συνομιλία σας.)

Έχοντας τους υπαλλήλους να κάνουν το δικό τους μέρος

Πρέπει να κάνετε κάτι άλλο για να μάθετε πώς να χειριστείτε όλους αυτούς τους φόρους - πρέπει να έχετε έναν από τους υπαλλήλους σας να συμπληρώσουν ένα έντυπο W-4 να σας πω ποια κατάσταση κατάθεσης θα χρησιμοποιήσει και πόσες προσωπικές εξαιρέσεις θα διεκδικήσουν. Μαντέψτε από πού παίρνετε κενά W-4s; Από τον φιλικό σας αντιπρόσωπο IRS ή την ιστοσελίδα του IRS.

Πληρώνοντας τους υπαλλήλους σας

Αφού εγγραφείτε στην Υπηρεσία Μισθοδοσίας του QuickBooks, ορίσετε τους λογαριασμούς μισθοδοσίας σας και λάβετε αριθμό αναγνώρισης εργοδότη, είστε έτοιμοι να πληρώσετε κάποιον. Αυτή η ενότητα πρόκειται να σπάσει το μυαλό σας, ειδικά αν έχετε κάνει μισθοδοσία με το χέρι. Η διαδικασία κάνει όλη την απόφασή σας να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να κάνετε το μισθό σας χρήσιμο. Δείτε πώς:

1. Ξεκινήστε τη διαδικασία μισθοδοσίας επιλέγοντας Employees -> Pay Employees.

Ή επιλέξτε Υπάλληλοι στη λίστα Πλοηγηθείτε και κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληρωμή εργαζομένων. Εμφανίζεται το παράθυρο Select Employees to Pay. Αν δεν βλέπετε ένα όνομα που αναζητάτε σε αυτήν τη λίστα, τότε δεν έχετε προσθέσει ποτέ τον υπάλληλο στη λίστα Εργαζομένων σας.

2. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις που θέλετε.

Δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείτε κανένα από τα κουτιά και τα κουμπιά του παραθύρου Select Employees to Pay για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο η υπηρεσία QuickBooks πραγματοποιεί μισθοδοσία. Αλλά μπορείτε να κάνετε αρκετές αλλαγές:

• Εάν δεν πρόκειται να εκτυπώσετε επιταγές - ίσως να τις γράψετε με το χέρι ή απλά να χρησιμοποιήσετε τα βιβλία QuickBooks για να κρατήσετε τα βιβλία - αφήστε το πλαίσιο ελέγχου To Be Printed (Εκτύπωση).

• Επιβεβαιώστε τον τραπεζικό λογαριασμό από τον οποίο καταβάλλονται οι εργαζόμενοι στο πλαίσιο αναπτυσσόμενου τραπεζικού λογαριασμού.

• Συνήθως, θέλετε να αφήσετε τις επιλογές Enter Hours και Preview Check πριν από την επιλογή Creating, για παράδειγμα. Με αυτήν την επιλογή, το QuickBooks εμφανίζει μια σύνοψη προεπισκόπησης για κάθε μισθό που δημιουργείτε. Εάν επιλέξετε την άλλη επιλογή, Δημιουργία ελέγχου χωρίς προεπισκόπηση χρησιμοποιώντας τις παρακάτω και τις τελευταίες ποσότητες, το QuickBooks δεν σας επιτρέπει να ελέγξετε πρώτα την εργασία του - το QuickBooks δημιουργεί ακριβώς τους ελέγχους.

• Ρυθμίστε τις ημερομηνίες ελέγχου και λήξης ημερομηνιών καταλλήλως.

3. Επιλέξτε τους υπαλλήλους τους οποίους πληρώνετε και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Αν πληρώνετε όλους τους υπαλλήλους που αναφέρονται, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Σημείωση όλων στη δεξιά πλευρά της οθόνης Select Employees to Pay. Εάν χρειάζεται να επισημάνετε τους εργαζομένους μεμονωμένα, απλά κάντε κλικ δίπλα σε κάθε μία στην αριστερή στήλη - τη στήλη με το σημάδι επιλογής στην επικεφαλίδα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να έχετε τα βιβλία QuickBooks να δημιουργούν "πρόχειρες" εκδόσεις για κάθε έλεγχο μισθοδοσίας που χρειάζεστε για τους υπαλλήλους. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο προεπισκόπησης Paypack, αν υποδείξατε στο Βήμα 2 ότι θέλετε να κάνετε προεπισκόπηση των ελέγχων μισθοδοσίας. Το παράθυρο εμφανίζει επίσης τον φόρο μισθωτών υπηρεσιών και τα ποσά που παρακρατήθηκαν από την υπηρεσία QuickBooks έχουν υπολογιστεί για εσάς.

4. Συμπληρώστε τις πληροφορίες μισθοδοσίας, όπως είναι απαραίτητο.

Στο πλαίσιο Κέρδος, συμπληρώστε τον αριθμό ωρών που εργάστηκε και εφαρμόστε τις ώρες αυτές σε έναν πελάτη ή δουλειά, εάν είναι απαραίτητο. Στο πλαίσιο του άλλου στοιχείου μισθοδοσίας, εισάγετε προμήθειες, προσθήκες (όπως συμβουλές, επιμίσθια και επιστροφές εξόδων), εκπτώσεις (όπως συνδικάτα και συνεισφορές 401 (k)) και εισφορές επιχειρήσεων (όπως ασφαλιστικές παροχές ή 401 αντιστοιχούν ποσά). Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε το στοιχείο μισθοδοσίας ή το επιτόκιο ή να προσθέσετε ένα άλλο στοιχείο μισθοδοσίας, αν χρειαστεί.

Παρακολουθήστε αυτό. Το QuickBooks υπολογίζει τους φόρους εταιρειών και εργαζομένων και το ποσό της καθαρής επιταγής. Εάν ορισμένες πληροφορίες είναι ανακριβείς, απλώς κάντε κλικ στο ποσό και αλλάξτε το, είτε διαγράφοντάς το είτε αντικαθιστώντας το με τις σωστές πληροφορίες.

Μπορεί επίσης να παρατηρήσετε ότι το QuickBooks διατηρεί σύνολα τόσο για τον τρέχοντα έλεγχο όσο και για το έτος μέχρι σήμερα.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να καταγράψετε τη συναλλαγή μισθοδοσίας.

Αφού ελέγξετε όλους τους μισθούς των υπαλλήλων, το QuickBooks επιστρέφει στο πλαίσιο διαλόγου Select Employees to Pay.

6. Εκτυπώστε τους ελέγχους.

Μπορείτε να εκτυπώσετε επιταγές από το παράθυρο Select Employees to Pay επιλέγοντας το κουμπί Print Paychecks.Το QuickBooks εκτυπώνει paychecks ακριβώς όπως εκτυπώνει τους τακτικούς ελέγχους.