Ομαδοποίηση αρχείων σε πίνακες περιστροφής του Excel - dummies

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες περιστροφής του Excel για να συνοψίσετε τα δεδομένα πωλήσεων όταν επιχειρείτε να προβλέψετε τις πωλήσεις. Ένας από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ρυθμίσετε την περίληψη σε ένα συγκεντρωτικό πίνακα είναι ομάδα ένα πεδίο γραμμής ή ένα πεδίο στήλης.

Όταν ομαδοποιείτε ένα πεδίο πεδίου γραμμής ή στήλης, συνδυάζετε τις τιμές στο πεδίο. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα πεδίο που εμφανίζει τις ημερομηνίες κατά τις οποίες πραγματοποιήθηκαν οι πωλήσεις. Τα συγκεντρωτικά πινάκια του Excel σας επιτρέπουν να ομαδοποιήσετε μεμονωμένες ημερομηνίες όπως 4 Σεπτεμβρίου και 6 Σεπτεμβρίου σε εβδομάδες, όπως την 1η Σεπτεμβρίου έως τις 7 Σεπτεμβρίου. Ή μπορείτε να ομαδοποιήσετε σε μήνες ή τρίμηνα ή χρόνια. Όλα εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να προβλέπετε - ανά εβδομάδα, ανά μήνα, ανά τρίμηνο, ανά έτος. Φροντίστε να έχετε υπόψη σας το χρονικό διάστημα.

Γνωρίζοντας πότε να ομαδοποιήσετε τις εγγραφές

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα της προηγούμενης ενότητας, έχετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που συνοψίζει τα έσοδα, αλλά μπορεί να το κάνει ακόμα μέρα με τη μέρα. Ο λόγος είναι ότι ο πίνακας στον οποίο βασίζεστε τον συγκεντρωτικό πίνακα εμφανίζει έσοδα ανά ημέρα. Συνοψίζοντας τα έσοδα ανά μήνα (ή εβδομάδα, ή τρίμηνο, ή έτος) θα ήταν πολύ καλύτερα. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Παρατηρήστε ότι ο υποκείμενος πίνακας έχει αρκετές ίδιες ημερομηνίες. Ο περιστρεφόμενος πίνακας συνδυάζει όλες τις όμοιες ημερομηνίες σε μία μόνο σειρά, προσθέτοντας τα έσοδά τους στην πορεία. Ένα από τα πράγματα που κάνουν τα συγκεντρωτικά πινάκια είναι να συνδυάσουν ίδιες τιμές σε έναν πίνακα με το ίδιο αντικείμενο σε μια σειρά, μια στήλη ή ένα πεδίο φίλτρου.

Ο πίνακας περιστροφής συνδυάζει πανομοιότυπες ημερομηνίες σε μια σειρά.

Αλλά δεν θέλετε να προβλέπετε μεμονωμένες ημερομηνίες. Δεν είναι η σωστή χρονική περίοδος. Σε μια τέτοια κατάσταση, πρέπει να ομαδοποιήσετε μεμονωμένες ημερομηνίες που ανήκουν στον ίδιο μήνα σε μια σειρά του συγκεντρωτικού πίνακα. Στη συνέχεια, όλα τα έσοδα για τις ομαδοποιημένες ημερομηνίες είναι επίσης συνολικά.

Φυσικά, δεν περιορίζεις την ομαδοποίηση σε μήνες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιόδους επτά ημερών, τρίμηνα, χρόνια και άλλες (όπως περίοδοι τριών ή δέκα ημερών). Εάν ανησυχείτε για την ώρα της ημέρας, όπως μπορεί να είστε με τις πωλήσεις μέσω διαδικτύου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ώρα της ημέρας ως περίοδο. Ή αν τα ακατέργαστα δεδομένα σας δείχνουν την ώρα της ημέρας κατά την πραγματοποίηση μιας πώλησης, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις μεμονωμένες ώρες σε βάρδιες 8 ωρών.

Δημιουργία ομάδων

Ξεκινήστε με την ημέρα ως πεδίο γραμμής όπως φαίνεται εδώ.

Θέλετε να ομαδοποιήσετε τις ημερήσιες πωλήσεις σε μήνες.

Αφού έχετε δημιουργήσει έναν πίνακα περιστροφής, η ομαδοποίηση των μεμονωμένων ημερομηνιών στο πεδίο της γραμμής είναι απλή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα κελιά στη στήλη του πίνακα περιστροφής που έχει τις ημερομηνίες - για παράδειγμα, το κελί E7 στο σχήμα.
2. Επιλέξτε Ομάδα από το μενού συντομεύσεων.
3. Επιλέξτε Μήνες από το πλαίσιο λίστας στο παράθυρο διαλόγου Ομαδοποίηση.Δείτε την παρακάτω εικόνα.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Μπορείτε να φωλιάζετε περιόδους επιλέγοντας περισσότερους από έναν συντελεστές ομαδοποίησης.

Επειδή θέλετε να συνοψίσετε τα έσοδά σας ανά μήνα, μπορείτε να αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη επιλογή, Μήνες. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, ο πίνακας περιστροφής αλλάζει και μοιάζει με αυτόν που εμφανίζεται εδώ.

Τώρα μπορείτε να δείτε τα συνολικά έσοδα για κάθε μήνα.

Πάντα πρέπει να ξέρετε πώς θα βγείτε. Αν θέλετε να αποκρυπτογραφήσετε τις εγγραφές, κάντε το εξής:

1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί με ομαδοποιημένες εγγραφές.

   Στο σχήμα, αυτό είναι ένα κελί στην περιοχή Row.

2. Επιλέξτε Ungroup από το μενού συντόμευσης.

   Τώρα έχετε το πεδίο γραμμής πίσω στην αρχική του κατάσταση.

Αν θέλετε να αλλάξετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης από, για παράδειγμα, Μήνες έως Τρίμηνα, δεν χρειάζεται πρώτα να αποκρυπτογραφήσετε. Απλά κάντε δεξί κλικ σε ένα ομαδοποιημένο κελί, καταργήστε την επιλογή Μήνες και επιλέξτε Quarters. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Στην πρόβλεψη, η ομαδοποίηση σε συγκεντρωτικούς πίνακες τείνει να συμβαίνει με τα πεδία ημερομηνίας. Αλλά η δυνατότητα εκτείνεται σε οποιοδήποτε αριθμητικό πεδίο. Θα μπορούσατε να ομαδοποιήσετε σε ποσοστά έκπτωσης για να δείτε πωλήσεις στις οποίες η τιμή ήταν προεξοφλημένη κάτω από 5%, από 5% έως 10%, 10% έως 15% κ.ο.κ. Ή μπορείτε να ομαδοποιήσετε κατά μήκος των μισθώσεων οχημάτων.