Ομαδοποίηση αντικειμένων στο Outlook 2007 - ομαδοποιήσεις

Ομαδοποίηση στο Outlook 2007 δημιουργεί δέσμες παρόμοιων αντικειμένων που μπορείτε να ανοίξετε ή να κλείσετε. Μπορείτε να δείτε μόνο τα τσαμπιά που σας ενδιαφέρουν και να αγνοήσετε όλα τα άλλα τσαμπιά. Για παράδειγμα, κατά τον φορολογικό χρόνο, ομαδοποιείτε τις επιταγές σας. κάνετε ένα σωρό από τους ελέγχους για τα ιατρικά έξοδα, ένα άλλο σωρό των ελέγχων για τις φιλανθρωπικές εκπτώσεις και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε τα ποσά που έχετε ξοδέψει σε κάθε κατηγορία και να εισάγετε τα στοιχεία αυτά στη φορολογική σας δήλωση.

Ομαδοποίηση προβολών με μερικά κλικ του ποντικιού

Ο γρηγορότερος τρόπος για να ομαδοποιήσετε αντικείμενα είναι να κάνετε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να ομαδοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ομάδα με αυτό το πεδίο. Εμφανίζεται αυτόματα το πλαίσιο "Ομάδα με" και το όνομα του πεδίου που επιλέξατε αυτόματα εμφανίζεται στο πλαίσιο "Ομάδα με". Δεν είναι αυτή η κηλίδα;

Ομαδοποίηση προβολών με σύρσιμο και απόθεση

Ο επόμενος-απλούστερος τρόπος για την ομαδοποίηση αντικειμένων είναι να ανοίξετε το πλαίσιο "Ομάδα με" και να σύρετε μια επικεφαλίδα στήλης σε αυτήν.

Για να ομαδοποιήσετε στοιχεία σύροντας και τοποθετώντας μια επικεφαλίδα μιας στήλης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε τη γραμμή εργαλείων για προχωρημένους επιλέγοντας Προβολή -> Γραμμές εργαλείων -> Για προχωρημένους.

Στη γραμμή εργαλείων "Προχωρημένους" εμφανίζεται το κουμπί "Ομάδα ανά πλαίσιο", συνήθως το τρίτο κουμπί από τα δεξιά. Το κουμπί "Ομάδα με κουτί" περιέχει ένα εικονίδιο που μοιάζει με κουτί με ορισμένες γραμμές σε αυτό.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ομάδα ανά πλαίσιο" στη γραμμή εργαλείων "Προχωρημένους".

Ο πίνακας πέφτει ελαφρώς και ένα κουτί εμφανίζεται πάνω από το τραπέζι, δηλώνοντας την "Σύρετε μια κεφαλίδα στήλης εδώ σε ομάδα από εκείνη τη στήλη".

3. Σύρετε στο πλαίσιο ομάδας με βάση την κεφαλίδα της στήλης που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να ομαδοποιήσετε.

Μπορείτε να σύρετε πολλά πεδία μέχρι το πλαίσιο "Ομάδα κατά" για να δημιουργήσετε ομάδες με βάση περισσότερες από μία στήλες.

Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Ομάδες κατά

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ομαδοποίηση κατά ομάδα για να ομαδοποιήσετε την καταχώρισή σας.

Για να ομαδοποιήσετε τη λίστα σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προβολή -> Τρέχουσα προβολή -> Προσαρμογή τρέχουσας προβολής.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή προβολής. Εάν δείτε τις λέξεις Προσαρμογή τρέχουσας προβολής στο παράθυρο περιήγησης, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε αυτές τις λέξεις για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Προβολή σύνοψης.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ομάδα κατά.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ομάδες κατά.

3. Επιλέξτε το πρώτο πεδίο στο οποίο θέλετε να ομαδοποιήσετε την προβολή.

Η λίστα έχει περισσότερα πεδία από αυτά που εμφανίζονται στον πίνακα. Αν επιλέξετε να ομαδοποιήσετε ένα πεδίο που δεν εμφανίζεται στον πίνακα σας, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση πεδίου στην προβολή.

Μπορεί επίσης να θέλετε να επιλέξετε αν θέλετε να ταξινομούνται οι ομάδες σας σε Αύξουσα ή Φθίνουσα σειρά.

4. Επιλέξτε οποιαδήποτε άλλα πεδία με τα οποία θέλετε να ομαδοποιήσετε την προβολή.

Εάν ομαδοποιείτε με πάρα πολλές στήλες, κάνετε τη λίστα σας πιο δύσκολη και όχι πιο εύκολη.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Μπορείτε να ομαδοποιήσετε τη λίστα σας με όσα πεδία θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το σκοπό αυτό.