Σηματοδοτώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook - dummies

Με την πάροδο του χρόνου, σημαίες έχουν γίνει μια αγαπημένη δυνατότητα Outlook για χρήστες που χρειάζονται βοήθεια για να θυμούνται σημαντικά μηνύματα. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως σε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επισημάνετε αυτό το μήνυμα μόλις το διαβάσετε. Στη συνέχεια, θα είστε βέβαιοι να επιστρέψετε σε αυτό. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια σημαία σε ένα μήνυμα που στέλνετε σε άλλους για να τους υπενθυμίσετε μια εργασία που πρέπει να κάνουν αν και εσείς και το άλλο άτομο βρίσκεστε σε ένα δίκτυο Microsoft Exchange στη δουλειά σας.

Σημείωση με ένα κλικ

Όταν κοιτάζετε τη λίστα των μηνυμάτων στα Εισερχόμενά σας, βλέπετε ένα μικρό πλαίσιο στο δεξιό άκρο κάθε θέματος που περιέχει ένα μικρό, γκρι περίγραμμα μιας σημαίας, ένα είδος σημαίας σκιάς. Όταν κάνετε κλικ σε αυτή τη μικρή σκιά, αλλάζει από γκρι σε έντονο κόκκινο χρώμα για να δείξει ότι το έχετε επισημάνει. Τώρα, κάθε φορά που κοιτάζετε τη λίστα των μηνυμάτων σας, ξέρετε ποια μηνύματα χρειάζονται περισσότερη προσοχή. Αυτά που έχετε επισημάνει εμφανίζονται επίσης στη γραμμή εργασιών που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης του Outlook, ώστε να μπορείτε να βλέπετε μηνύματα που έχουν επισημανθεί ακόμα και μετά από τη γλίστρησή τους κάτω από το κάτω μέρος της οθόνης.

Αφού παρακολουθήσετε το μήνυμα που έχετε επισημάνει, κάντε ξανά κλικ στη σημαία. Αυτό αντικαθιστά τη σημαία με ένα σημάδι ελέγχου για να δείξει ότι έχετε φροντίσει αυτό το μήνυμα.

Ρύθμιση σημαιών για διαφορετικές ημέρες

Εάν κάνετε κλικ μόνο μία φορά σε ένα μήνυμα για να προσθέσετε μια σημαία, ένα αντίγραφο του μηνύματος εμφανίζεται στη γραμμή εργασιών σας μαζί με τη λίστα των πραγμάτων που έχετε προγραμματίσει να κάνετε σήμερα. Ίσως να μην είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα σήμερα. ίσως προτιμάτε να το περάσετε μέχρι αύριο ή την επόμενη εβδομάδα. Αν κάνετε δεξί κλικ στο κουμπί σημαίας στη φόρμα μηνυμάτων, θα δείτε μια λίστα πιθανών ημερομηνιών λήξης για μια σημαία, όπως Σήμερα, Αύριο, Αυτή την εβδομάδα, Επόμενη εβδομάδα, Καμία ημερομηνία και Προσαρμοσμένη. Αφού επιλέξετε μια ημερομηνία, μπορείτε πάντα να την αλλάξετε σύροντας το στοιχείο από τη μία ημερομηνία λήξης στην άλλη. Για παράδειγμα, μπορείτε να σύρετε ένα στοιχείο από την ομάδα Σήμερα στην ομάδα Επόμενη εβδομάδα (εάν είναι ορατές και οι δύο ομάδες). Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στο στοιχείο για να το ανοίξετε ξανά και να επιλέξετε διαφορετική ημερομηνία λήξης.

Αλλαγή της προεπιλεγμένης ημερομηνίας σημαίας

Για ασυνήθιστα πολυάσχολους ανθρώπους και συνεχείς αναβλητές, μπορείτε να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ημερομηνίες λήξης των σημαιών σας ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σημαία.

Εμφανίζεται το μενού συντομεύσεων σημαίας.

2. Επιλέξτε Ορισμός προεπιλογών.

Εμφανίζεται ένα άλλο μενού συντόμευσης, προσφέροντας αρκετές επιλογές ημερομηνίας λήξης.

3. Επιλέξτε την ημερομηνία που σας ταιριάζει.

Η ημερομηνία που επιλέγετε γίνεται η προεπιλεγμένη ημερομηνία λήξης της σημαίας.

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με μια ημερομηνία (είστε τόσο ασταθής), μπορείτε να επιλέξετε "Καμία ημερομηνία" και απλώς περιμένετε μέχρι να διαμαρτυρηθεί κάποιος.