Εύρεση του τρόπου σας με το παράθυρο περιήγησης στο Outlook 2003

Πλοήγηση ορισμένα προγράμματα υπολογιστών μπορεί να είναι πόνος, αλλά το Outlook μπορεί να διευκολύνει κάπως τη δυσφορία σας με τη βοήθεια του παραθύρου πλοήγησης. Αυτό το τμήμα της οθόνης του Outlook ονομαζόταν παλαιότερα το Outlook Bar, αλλά για να αποτρέψει οποιονδήποτε από τη δέσμευση EWI (E-mailing While Intoxicated), η Microsoft άλλαξε το όνομα αυτού του critter στο παράθυρο περιήγησης. Τώρα θα πρέπει να κάνετε την απόδοσή σας σε κάποιο άλλο πρόγραμμα.

Η στήλη στην αριστερή πλευρά της οθόνης του Outlook είναι αυτή που ονομάζεται Παράθυρο περιήγησης. Περιέχει διάφορα κουμπιά με ονόματα όπως Mail, Ημερολόγιο, Επαφές, Εργασίες και Σημειώσεις - οι βασικές ενότητες του Outlook.

Το παράθυρο πλοήγησης αποτελείται από δύο τμήματα: ένα επάνω τμήμα παραθύρου και ένα κάτω τμήμα που αποτελείται από κουμπιά. Κάθε κουμπί στην κάτω ενότητα συνδέεται με ένα από τα κύρια τμήματα του Outlook - ταχυδρομείο, ημερολόγιο, επαφές, εργασίες και ούτω καθεξής. Απλά κάντε κλικ σε ένα κουμπί, σε οποιοδήποτε κουμπί, και θα δείτε τι θέτει σε κίνηση. Κάνοντας κλικ στο κουμπί αλλάζει τα στοιχεία στην κύρια οθόνη για να ταιριάζει με αυτό που περιγράφει αυτό το κουμπί. Για παράδειγμα, κάντε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο και εμφανίζεται μια οθόνη Ημερολογίου. Κάντε κλικ στην επιλογή Επαφές και θα εμφανιστεί μια οθόνη για ονόματα και διευθύνσεις. Η διαδικασία είναι σαν να αλλάζετε τα κανάλια στην τηλεόραση. Εάν μεταβείτε σε ένα κανάλι που δεν θέλετε, μεταβείτε σε άλλο - δεν υπάρχει πρόβλημα.

Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης εμφανίζονται διαφορετικά είδη πληροφοριών σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Μερικές φορές το πάνω μισό του παραθύρου πλοήγησης εμφανίζει τη λίστα φακέλων, μερικές φορές εμφανίζει μια λίστα διαθέσιμων προβολών και μερικές φορές περιέχει φράσεις με μπλε γράμματα. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια φράση για να κάνετε κάτι όπως "Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου. Msgstr "" "Εάν θέλετε να εμφανιστεί η λίστα φακέλων σε αυτήν την επάνω περιοχή παραθύρου, επιλέξτε Go -> Folder List.

Ακριβώς πάνω από το εικονίδιο Αλληλογραφίας στο παράθυρο περιήγησης υπάρχει ένα γκρι κουμπιά διαχωρισμού των ορίων στο κάτω μέρος από το επάνω μέρος της γραμμής. Εάν σύρετε το γκρίζο περίγραμμα προς τα κάτω με το ποντίκι σας, τα κουμπιά στο παράθυρο περιήγησης εξαφανίζονται μία προς μία. Αυτό είναι κάτι που ίσως θελήσετε να κάνετε για να έχετε καλύτερη προβολή της λίστας φακέλων σας. Μπορείτε να κάνετε αυτά τα κουμπιά να επανεμφανιστούν απλά σύροντας ξανά το γκρίζο περίγραμμα προς τα πάνω.

Το Πρόγραμμα προβολής πληροφοριών: Το hotspot του Outlook

Το Πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι το μέρος όπου το μεγαλύτερο μέρος της ενέργειας γίνεται στο Outlook. Εάν το παράθυρο περιήγησης είναι σαν τον επιλογέα καναλιών στην τηλεόρασή σας, τότε το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι σαν την οθόνη της τηλεόρασης. Όταν διαβάζετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κοιτάτε στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών για να διαβάσετε τα μηνύματά σας. αν προσθέτετε ή αναζητάτε επαφές, βλέπετε εδώ ονόματα επαφών.Το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι επίσης όπου μπορείτε να κάνετε όλα τα είδη των φανταχτερά τεχνάσματα διαλογής που κάθε ενότητα του Outlook σας επιτρέπει να εκτελέσετε.

Επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερες πληροφορίες στο Outlook από όσες θέλετε να βλέπετε ανά πάσα στιγμή, το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών εμφανίζει μόνο μια φέτα από τις διαθέσιμες πληροφορίες. Το ημερολόγιο, για παράδειγμα, μπορεί να αποθηκεύσει ημερομηνίες ήδη από το έτος 1601 και μπροστά από το 4500. Αυτός είναι πολύς χρόνος, αλλά το Outlook το σπάει και σας δείχνει σε διαχειρίσιμες φέτες στο Πρόγραμμα προβολής πληροφοριών. Η μικρότερη φέτα ημερολογίου που μπορείτε να δείτε είναι μια μέρα. η μεγαλύτερη φέτα είναι ένα μήνα.

Το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών οργανώνει τα στοιχεία που εμφανίζει σε μονάδες που ονομάζονται προβολές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις προβολές που περιλαμβάνονται στο Outlook κατά την εγκατάσταση, ή μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προβολές και να τις αποθηκεύσετε.

Μπορείτε να περιηγηθείτε στις φέτες των πληροφοριών που εμφανίζει το Outlook κάνοντας κλικ σε διαφορετικά τμήματα του προγράμματος προβολής πληροφοριών. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τη λέξη περιήγηση για τη διαδικασία κίνησης γύρω από το Πρόγραμμα προβολής πληροφοριών - είναι λίγο σαν να διαχωρίζουμε τις σελίδες του βιβλίου ημερομηνίας τσέπης σας).

Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του προγράμματος προβολής πληροφοριών ένας άπειρος αριθμός τρόπων για να κάνετε την εργασία που κάνετε στο Outlook λογική για εσάς. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να δείτε τα ραντεβού για μία μόνο ημέρα ή μόνο τα στοιχεία που έχετε αντιστοιχίσει σε μια συγκεκριμένη κατηγορία. Οι προβολές μπορούν να σας βοηθήσουν να πάρετε μια γρήγορη ματιά στο ακριβές κομμάτι των πληροφοριών που χρειάζεστε.

Πλοήγηση στη λίστα φακέλων

Αν θέλετε να περιηγηθείτε στο Outlook με πιο λεπτομερή τρόπο από ό, τι μπορείτε με το παράθυρο περιήγησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα φακέλων. Αν σκέφτεστε τα κουμπιά του Πλαισίου πλοήγησης σαν να είναι σαν τα κουμπιά επιλογής ενός αυτοκινήτου για την επιλογή αγαπημένων σταθμών, τότε η λίστα φακέλων είναι σαν το κουμπί ρύθμισης λεπτών που συντονίζει τους σταθμούς μεταξύ των αγαπημένων σας. Η λίστα φακέλων σας δείχνει απλά τους φακέλους - τους φακέλους των Windows ή τους φακέλους του Outlook - όπου αποθηκεύονται τα αρχεία και τα στοιχεία του Outlook.

Μια ιστορία δύο φακέλων

Οι φάκελοι μπορούν να φαίνονται πιο συγκεχυμένοι από ό, τι πρέπει να είναι επειδή, για άλλη μια φορά, η Microsoft έδωσε δύο διαφορετικά πράγματα με το ίδιο όνομα. Ακριβώς όπως υπάρχουν δύο είδη Explorer (Windows και Internet), υπάρχουν περισσότερα από δύο είδη Outlook και υπάρχουν περισσότερα από δύο είδη Windows (3. 1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me και XP). Μπορείτε να εκτελέσετε δύο διαφορετικούς τύπους φακέλων όταν χρησιμοποιείτε το Outlook - και το καθένα συμπεριφέρεται διαφορετικά.

Μπορεί να χρησιμοποιείτε φακέλους στα Windows 95 ή 98, τα οποία είναι τα πράγματα που αναζητάτε για την οργάνωση αρχείων. Μπορείτε να αντιγράψετε, να μετακινήσετε και να διαγράψετε αρχεία από και προς τους φακέλους της μονάδας δίσκου. Το Outlook δεν ασχολείται με αυτό το είδος φακέλου. Εάν πρέπει να διαχειριστείτε τα αρχεία που έχετε δημιουργήσει στον υπολογιστή σας, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη των Windows XP και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τα έγγραφά μου.

Το Outlook έχει τους δικούς του ειδικούς φακέλους για την αποθήκευση στοιχείων (στοιχεία ημερολογίου, ονόματα επαφών, εργασίες κ.λπ.) που δημιουργείτε στις διάφορες ενότητες του Outlook. Κάθε ενότητα έχει το δικό της φάκελο και η λίστα φακέλων σας δίνει άμεση πρόσβαση σε οποιοδήποτε από αυτά.

Εάν εξετάζετε μια ενότητα Outlook, όπως για παράδειγμα τα Εισερχόμενα, και ενεργοποιείτε τη Λίστα Φακέλων επιλέγοντας Go -> Folder List, βλέπετε μια λίστα με φακέλους που αντιπροσωπεύουν τις άλλες τυποποιημένες μονάδες του Outlook, όπως οι λίστες εργασιών, οι επαφές, το ημερολόγιο κ.ο.κ.

Χρήση της λίστας φακέλων

Η μόνη φορά που πρέπει να χρησιμοποιήσετε απολύτως τη λίστα φακέλων είναι όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο για ξεχωριστό τύπο αντικειμένου (όπως ειδική λίστα επαφών ή φάκελο για την αρχειοθέτηση e-mail) ή να βρείτε ξανά αυτόν τον φάκελο για να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία που έχετε αποθηκεύσει εκεί.

Ίσως να μην χρησιμοποιήσετε καθόλου τη λίστα φακέλων. Το παράθυρο περιήγησης περιλαμβάνει τις επιλογές φακέλων που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι άνθρωποι τις περισσότερες φορές. Μπορεί να μην χρειαστεί ποτέ να πάρετε ένα διαφορετικό. Ευτυχώς, η λίστα φακέλων εμφανίζεται μόνο από μόνη της, όταν πιθανόν να την χρειαστείτε. Αν δεν βλέπετε τη Λίστα φακέλων αλλά θέλετε να επιλέξετε, επιλέξτε Go -> Folder List (ή πατήστε Ctrl + 6). Είναι θέμα γεύσης, γι 'αυτό πάρτε την επιλογή σας.