Οικονομική Μοντελοποίηση στο Excel: Έγγραφο Οι υποθέσεις σας - dummies

Ο όρος "σκουπίδια σε σκουπίδια" δεν είναι ποτέ πιο αληθινό παρά σε σχέση με το οικονομικό μοντέλο. Μπορείτε να έχετε το πιο όμορφο οικονομικό μοντέλο με τέλεια μορφοποίηση, εξαιρετικό σχεδιασμό και υπέροχους πίνακες και πίνακες σεναρίων, αλλά εάν οι εισροές που εισέρχονται στο οικονομικό μοντέλο δεν έχουν επαληθευτεί, το μοντέλο είναι άχρηστο και εσείς δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις εξόδους. Σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται με βάση τα αποτελέσματα των οικονομικών μοντέλων, έτσι ώστε να παρατίθενται οι υποθέσεις που έχουν εισαχθεί στο μοντέλο είναι κρίσιμες.

Η τεκμηρίωση των υποθέσεων δεν είναι σίγουρα το πιο συναρπαστικό κομμάτι της χρηματοοικονομικής μοντελοποίησης, οπότε μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να το αφήσετε στο τέλος. Μην πέσετε σε αυτή την παγίδα! Όταν ολοκληρώσετε την κατασκευή του μοντέλου σας, δεν θα θυμηθείτε ποιες είναι αυτές οι υποθέσεις. Έγγραφο καθώς πηγαίνετε. Κάθε φορά που κάνετε μια δομική αλλαγή ή ακόμα και μια μικρή αλλαγή σε μία από τις εισόδους, τεκμηριώστε την, ακόμη και εάν δεν φαίνεται να είναι σημαντική εκείνη τη στιγμή.

Καταγράψτε τις παραδοχές σε ξεχωριστή σελίδα και επισημάνετε με σαφήνεια, έτσι ώστε να μπορούν εύκολα να αναγνωριστούν και να αναφερθούν με μια ματιά. Για ένα μικρό μοντέλο, μπορείτε να αποφασίσετε να συνδυάσετε δεδομένα πηγών και υποθέσεις μαζί. Σε ένα μεγάλο μοντέλο, μπορείτε να τα διαχωρίσετε με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες ή πρακτικές. Για ένα λεπτομερές μοντέλο, μπορείτε να αναφέρετε κάθε λεπτομέρεια σε μια σελίδα Αναλυτικές υποθέσεις και στη συνέχεια να συνοψίσετε τις σημαντικές σε μια σελίδα βασικών υποθέσεων. Σκεφτείτε το επίπεδο λεπτομέρειας στο μοντέλο σας και αφήστε το να καθοδηγήσει τις λεπτομέρειες της τεκμηρίωσης των παραδοχών σας.

Ακόμα δεν είμαστε πεπεισμένοι ότι η τεκμηρίωση των υποθέσεων είναι σημαντική; Πώς είναι αυτό για πειθώ: Όταν μεταβαίνετε σε έναν άλλο ρόλο ή είστε μακριά στις διακοπές, και κάτι πάει στραβά με το μοντέλο σας, ποιος πιστεύετε ότι θα φταίει; Το μάντεψες! Σκεφτείτε να τεκμηριώσετε υποθέσεις που καλύπτουν τον κώλο σας. Το μοντέλο σας πρέπει να είναι σε θέση να σας μιλήσει όταν δεν είστε γύρω σας για να εξηγήσετε ή να υπερασπιστείτε την εργασία σας. Η τεκμηρίωση των παραδοχών πρέπει να εξηγεί τη διαδικασία σκέψης σας και γιατί το μοντέλο είναι κατασκευασμένο όπως είναι.

Ένα μοντέλο είναι τόσο καλό όσο η ακρίβεια των υποθέσεων. Πρέπει να μετριάσετε την ευθύνη σας με την τεκμηρίωση των υποθέσεων σας και να προσθέσετε επιφυλάξεις όπου χρειάζεται.

Υπάρχουν μερικές συνήθεις μέθοδοι για την ενσωμάτωση της τεκμηρίωσης σε ένα μοντέλο:

• Σχόλια εντός κυψέλης: Υπάρχουν δύο διαφορετικές μέθοδοι δημιουργίας σχολίων εντός των κελιών:
  • Σχόλια κόκκινου τριγώνου: η πιο συνηθισμένη μέθοδος δημιουργίας ενός σχολίου μέσα στο κελί είναι να εισαγάγετε απλώς ένα σχόλιο μέσα στο κελί, το οποίο εμφανίζεται ως ένα κόκκινο τρίγωνο στη γωνία του κελιού.

    

    Σχόλια με κόκκινο τρίγωνο.

    Για να δημιουργήσετε ένα σχόλιο κόκκινου τριγώνου, κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Εισαγωγή σχολίου. Για να κάνετε μια αλλαγή σε ένα υπάρχον σχόλιο, κάντε δεξί κλικ στο κελί με το σχόλιο και επιλέξτε Επεξεργασία σχολίου. Ομοίως, για να διαγράψετε ένα σχόλιο, κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Διαγραφή σχολίου.

    Αν θέλετε να δοκιμάσετε τα παραδείγματα για τον εαυτό σας, μπορείτε να κάνετε λήψη του αρχείου 0401.xlsx και να επιλέξετε την καρτέλα με την ένδειξη 4-1.

  • Μηνύματα εισόδου επικύρωσης δεδομένων: Η λιγότερο συνηθισμένη μέθοδος δημιουργίας σχολίου μέσα σε κελιά είναι η χρήση επικυρώσεων δεδομένων. Αυτοί οι τύποι σχολίων είναι πιο διακριτικοί, επειδή δεν έχουν το κόκκινο τρίγωνο στη γωνία και δεν βλέπετε το σχόλιο μέχρι να κάνετε κλικ στο κελί.

    

    Μηνύματα εισαγωγής επικύρωσης δεδομένων.

    Αυτό το είδος σχολίων εντός του κελιού είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη δημιουργία μικρών οδηγιών και προειδοποιήσεων σχετικά με τα δεδομένα εισόδου στους χρήστες, επειδή δεν θα βλέπουν το σχόλιο μέχρι να κάνουν πραγματικά κλικ στο κελί για να εισάγουν τα δεδομένα.

  • Για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα εισαγωγής επικύρωσης δεδομένων, κάντε κλικ στο κελί και, στη συνέχεια, στην ενότητα Data Tools της καρτέλας Data της κορδέλας, κάντε κλικ στο κουμπί Validation Data και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Validation Data. Επιλέξτε την καρτέλα Μήνυμα εισόδου και πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να εμφανίζεται. Αυτό το μήνυμα θα εμφανιστεί μόνο όταν έχει επιλεγεί το κελί.

Η τεκμηρίωση των υποθέσεων που χρησιμοποιούν τα σχόλια εντός κυττάρων είναι η πλέον κατάλληλη για συγκεκριμένες πληροφορίες που αφορούν μόνο ένα κύτταρο ή περιοχή, επειδή μπορούν να προβληθούν μόνο σε ένα κελί. Τα σχόλια εντός του κελιού είναι χρήσιμα για την επικοινωνία στοιχείων σε άλλο μοντέλο σχετικά με συγκεκριμένες λεπτομέρειες υπολογισμού, επειδή τα σχόλια εμφανίζονται μόνο στην οθόνη και δεν θα εμφανίζονται όταν εκτυπώνονται. Οι ευρύτερες γενικές υποθέσεις θα πρέπει να τεκμηριώνονται χρησιμοποιώντας άλλες μεθόδους.

Από τους δύο τύπους σχολίων εντός κυττάρων, το μήνυμα εισαγωγής επικύρωσης δεδομένων είναι μια καλή επιλογή επειδή είναι πιο καθαρή και πιο καθαρή. Θυμηθείτε, όμως, ότι αν το κελί δεν έχει επιλεγεί, το σχόλιο δεν θα προβληθεί, οπότε βεβαιωθείτε ότι το σχόλιο είναι μόνο το κελί. Πιο σημαντικό, οι γενικές παραδοχές και τα σχόλια πρέπει να χρησιμοποιούν απλό κείμενο ή άλλη μέθοδο τεκμηρίωσης.

• Υπερσύνδεσμοι: Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι υπερσυνδέσμων που είναι χρήσιμοι για την τεκμηρίωση παραδοχών και δεδομένων πηγών στη χρηματοοικονομική μοντελοποίηση:
  • Υπερσύνδεσμοι κυττάρων και αρχείων: Μπορείτε να δημιουργήσετε υπερσυνδέσεις σε πηγές ή άλλα αρχεία αναφοράς άλλα τμήματα ενός μοντέλου. Οι υπερσυνδέσεις κυττάρων και αρχείων μπορούν να βοηθήσουν στην πλοήγηση σε ένα μακρύ και σύνθετο μοντέλο. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για νέους χρήστες να βρουν το δρόμο τους γύρω από το μοντέλο.

    Για να εισαγάγετε αυτό το είδος υπερσύνδεσης, στην καρτέλα Εισαγωγή, επιλέξτε το εικονίδιο υπερσύνδεσης από την ενότητα Σύνδεσμοι. Στην αριστερή πλευρά, επιλέξτε Τοποθετήστε σε αυτό το έγγραφο. Στη συνέχεια, επιλέξτε την αναφορά φύλλου και κυττάρου ή το όνομα της περιοχής της πηγής υπερσύνδεσης. Μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο στην οθόνη στο επάνω μέρος για να εμφανίσετε κάτι όπως Μετάβαση στους υπολογισμούς αντί των υπολογισμών! Β147, για παράδειγμα. Ομοίως, μπορείτε να εισαγάγετε μια υπερ-σύνδεση σε άλλο αρχείο για αναφορά πηγής.

  • Υπερ-συνδέσεις URL: Οι υπερσυνδέσμοι μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να αναφερθούν σε σχετικούς ιστότοπους απευθείας από το υπολογιστικό σας φύλλο. Για παράδειγμα, εάν το επιτόκιο που αναλαμβάνετε στο οικονομικό μοντέλο σας προέρχεται από τον ιστότοπο μιας κεντρικής τράπεζας, μπορείτε απλά να αντιγράψετε τη διεύθυνση URL σε ένα κελί του μοντέλου σας. Λάβετε υπόψη ότι εάν χρησιμοποιείτε το Get & Transform (που κάποτε ονομάσατε Power Query) μπορείτε να συνδέσετε δεδομένα απευθείας από εξωτερικές πηγές δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των ιστότοπων, απευθείας στο υπολογιστικό φύλλο, το οποίο μπορεί να ενημερωθεί γρήγορα χωρίς να χρειαστεί να ανοίξετε με μη αυτόματο τρόπο τον ιστότοπο.

    Εάν δεν χρησιμοποιείτε το στοιχείο Get & Transform, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα μια υπερ-σύνδεση διεύθυνσης URL, αντιγράφοντας και επικολλώντας τη διεύθυνση URL από το πρόγραμμα περιήγησης απευθείας στο κελί. Εάν δεν θέλετε να εμφανίσετε ένα ακατάλληλο URL, μπορείτε να εμφανίσετε διαφορετικό κείμενο. Στην καρτέλα Εισαγωγή, επιλέξτε το εικονίδιο υπερ-σύνδεσης από την ενότητα Σύνδεσμοι και, στη συνέχεια, επιλέξτε Υπάρχον αρχείο ή ιστοσελίδα. Επικολλήστε τη διεύθυνση URL στο πεδίο Διεύθυνση στο κάτω μέρος και αλλάξτε το κείμενο στην οθόνη στο επάνω μέρος.

• Κείμενο με σκληρό κώδικα: Αυτή η μέθοδος τεκμηρίωσης υποθέσεων δεν είναι πολύ εξελιγμένη, αλλά όπως συμβαίνει με πολλά πράγματα στη χρηματοοικονομική μοντελοποίηση, η απλή λύση είναι συχνά καλύτερη. Η παραδοχή έχει απλώς πληκτρολογηθεί στο κελί κάτω από τον πίνακα υπολογισμού. Δεν υπάρχει κίνδυνος εδώ ένας μοντέλων ή χρήστης να παραβλέψει αυτή την υπόθεση, είτε αυτή προβάλλεται στον υπολογιστή είτε σε μια εκτύπωση.

  

  Σκληρό κείμενο.
• Δυναμικό κείμενο συνδεδεμένο: Η τεκμηριωμένη παραδοχή των εικασιών στο μοντέλο σας είναι πολύ σημαντική, αλλά είναι πολύ δύσκολο να διατηρείτε την τεκμηρίωση ενημερωμένη όταν το μοντέλο σας είναι δυναμικό και οι εισροές αλλάζουν διαρκώς. Για παράδειγμα, στο μοντέλο κοστολόγησης του έργου, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το άτομο που χρησιμοποιεί το μοντέλο κατανοεί ότι έχουν εισαχθεί μόνο 15 ώρες στο μοντέλο, έτσι θέλετε να βάλετε το σχόλιο παρακάτω "Υπολογισμοί βάσει 15 ωρών χρεωστικού χρόνου. "Αυτό φαίνεται αρκετά προφανές σε αυτό το παράδειγμα, αλλά αν το μοντέλο ήταν πιο περίπλοκο και οι εισροές ήταν σε διαφορετική σελίδα, θα ήταν χρήσιμο να συμπεριληφθεί αυτό το σχόλιο.

  

  Συνδεδεμένο δυναμικό κείμενο.

Αν πληκτρολογούσατε απλά το κείμενο "Υπολογισμοί βάσει 15 ωρών χρεωστικού χρόνου που αφιερώσαμε" χειροκίνητα στο κελί Α10, αυτό θα ήταν σωστό … έως ότου κάποιος αλλάξει τον αριθμό χρεωστικών ωρών που δαπανήθηκαν στο έργο και τότε το κείμενο να γίνουν γρήγορα εκτός λειτουργίας. Υπάρχει πολύ υψηλός κίνδυνος σε αυτή την περίπτωση ότι θα μπορούσατε να διανείμετε το μοντέλο με εσφαλμένη τεκμηρίωση παραδοχής.

Αντί να δακτυλογραφήσετε την σκληρή κωδικοποιημένη τιμή 15, μπορείτε να μετατρέψετε το κείμενο σε δυναμικό τύπο χρησιμοποιώντας ένα στοιχείο ampersand (&). Εάν χρησιμοποιείται αυτός ο τύπος, θα αλλάξει αυτόματα εάν αλλάξει η τιμή στο C2:

= "Υπολογισμοί με βάση τις" & C2 & "ώρες χρεωστικού χρόνου που δαπανάται. "

Κατεβάστε το αρχείο 0401. xlsx και επιλέξτε την καρτέλα με την ένδειξη 4-4 για να το δοκιμάσετε μόνοι σας. Αλλάξτε την τιμή 15 στο κελί C2 σε μια άλλη τιμή, όπως 20, και θα δείτε ότι το κείμενο αλλάζει από "Υπολογισμοί βάσει 15 ωρών χρεωστικού χρόνου που δαπανώνται" σε "Υπολογισμοί βάσει 20 ωρών χρεωστικού χρόνου που δαπανάται."