Excel και δυνατότητα κλιμάκωσης - ανδρείκελα

Η δυνατότητα κλιμάκωσης είναι η ικανότητα μιας εφαρμογής να αναπτύξει ευελιξία για την κάλυψη των αναγκών ανάπτυξης και πολυπλοκότητας. Στο πλαίσιο του Excel, η κλιμάκωση αφορά την ικανότητα του Excel να χειρίζεται συνεχώς αυξανόμενους όγκους δεδομένων.

Οι περισσότεροι λάτρεις του Excel υπογραμμίζουν γρήγορα ότι από το Excel 2007 μπορείτε να τοποθετήσετε 1, 048, 576 σειρές δεδομένων σε ένα ενιαίο φύλλο εργασίας Excel - μια συντριπτική αύξηση από τον περιορισμό των 65, 536 σειρών που επιβλήθηκαν από προηγούμενες εκδόσεις Προέχω. Ωστόσο, αυτή η αύξηση της χωρητικότητας δεν επιλύει όλα τα ζητήματα κλιμάκωσης που κατακλύζουν το Excel.

Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε μια μικρή επιχείρηση και χρησιμοποιείτε το Excel για να αναλύσετε τις καθημερινές συναλλαγές της. Με το πέρασμα του χρόνου, δημιουργείτε μια γερή διαδικασία που ολοκληρώνεται με όλους τους τύπους, τους πίνακες περιστροφής και τις μακροεντολές που χρειάζεστε για να αναλύσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο καθαρά συντηρημένο φύλλο εργασίας σας.

Καθώς αυξάνεται το μέγεθος των δεδομένων, θα παρατηρήσετε πρώτα προβλήματα απόδοσης. Το υπολογιστικό φύλλο θα αργήσει να φορτωθεί και αργότερα να υπολογιστεί.

Γιατί συμβαίνει αυτό; Έχει να κάνει με τον τρόπο με τον οποίο το Excel χειρίζεται τη μνήμη. Όταν φορτώνεται ένα αρχείο Excel, ολόκληρο το αρχείο φορτώνεται στη μνήμη RAM. Το Excel το κάνει αυτό για γρήγορη επεξεργασία και πρόσβαση δεδομένων. Το μειονέκτημα αυτής της συμπεριφοράς είναι ότι κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα στο υπολογιστικό σας φύλλο, το Excel πρέπει να φορτώσει ξανά ολόκληρο το έγγραφο στη μνήμη RAM. Το καθαρό αποτέλεσμα σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο είναι ότι απαιτεί μεγάλη μνήμη RAM για να επεξεργαστεί ακόμη και τη μικρότερη αλλαγή. Τελικά, κάθε ενέργεια που παίρνετε στο γιγαντιαίο φύλλο εργασίας προηγείται από μια αναστατωμένη αναμονή.

Τα συγκεντρωτικά πινάκια θα απαιτούν μεγαλύτερες συγκεντρώσεις pivot, σχεδόν διπλασιάζοντας το μέγεθος του αρχείου του βιβλίου εργασίας του Excel. Τελικά, το βιβλίο εργασίας θα γίνει πολύ μεγάλο για να διανεμηθεί εύκολα. Μπορείτε ακόμη να εξετάσετε το ενδεχόμενο κατάργησης του βιβλίου εργασίας σε μικρότερα βιβλία εργασίας (ενδεχομένως ένα για κάθε περιοχή). Αυτό σας αναγκάζει να κάνετε διπλή εργασία.

Με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε τελικά να φτάσετε στο όριο 1, 048, 576 γραμμών του φύλλου εργασίας. Τι συμβαίνει τότε; Ξεκινάτε ένα νέο φύλλο εργασίας; Πώς αναλύετε δύο σύνολα δεδομένων σε δύο διαφορετικά φύλλα εργασίας ως μία οντότητα; Οι τύποι σας είναι ακόμα καλές; Θα χρειαστεί να γράψετε νέες μακροεντολές;

Όλα αυτά είναι θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Φυσικά, θα συναντήσετε και τους πελάτες Power του Excel, οι οποίοι θα βρουν διάφορους έξυπνους τρόπους για να επιλύσουν αυτούς τους περιορισμούς. Στο τέλος, όμως, αυτές οι μέθοδοι θα είναι πάντα απλά λύσεις. Τελικά, ακόμη και αυτοί οι εξειδικευμένοι πελάτες θα αρχίσουν να σκέφτονται λιγότεροι για τον πιο αποτελεσματικό τρόπο για να εκτελέσουν και να παρουσιάσουν την ανάλυση των δεδομένων τους και περισσότερα για το πώς να κάνουν τα δεδομένα "κατάλληλα" στο Excel χωρίς να σπάσουν τους τύπους και τις λειτουργίες τους.

Το Excel είναι αρκετά ευέλικτο ώστε ένας ικανός πελάτης να μπορεί να κάνει τα περισσότερα πράγματα να ταιριάζουν. Ωστόσο, όταν οι πελάτες σκέφτονται μόνο από την άποψη του Excel, αναμφισβήτητα περιορίζουν τους εαυτούς τους, αν και με έναν απίστευτα λειτουργικό τρόπο.

Επιπλέον, αυτοί οι περιορισμοί δυναμικότητας συχνά αναγκάζουν τους πελάτες του Excel να έχουν τα δεδομένα που έχουν προετοιμαστεί γι 'αυτά. Δηλαδή, κάποιος άλλος αποσπά μεγάλα κομμάτια δεδομένων από μια μεγάλη βάση δεδομένων και στη συνέχεια συγκεντρώνει και μορφοποιεί τα δεδομένα για χρήση στο Excel.

Πρέπει ο σοβαρός αναλυτής να εξαρτάται πάντα από κάποιον άλλον για τις ανάγκες δεδομένων του; Τι γίνεται αν ένας αναλυτής θα μπορούσε να έχει τα εργαλεία για να αποκτήσει πρόσβαση σε τεράστιες ποσότητες δεδομένων χωρίς να εξαρτάται από άλλους να παρέχουν δεδομένα; Θα μπορούσε αυτός ο αναλυτής να είναι πιο πολύτιμος για τον οργανισμό; Θα μπορούσε ο αναλυτής να επικεντρωθεί στην ακρίβεια της ανάλυσης και στην ποιότητα της παρουσίασης αντί να δρομολογεί τη συντήρηση δεδομένων του Excel;

Ένα σύστημα σχεσιακής βάσης δεδομένων (όπως Access ή SQL Server) είναι ένα λογικό επόμενο βήμα για τον αναλυτή που αντιμετωπίζει μια συνεχώς αυξανόμενη ομάδα δεδομένων. Τα συστήματα βάσεων δεδομένων δεν έχουν συνήθως επιπτώσεις επί της απόδοσης με μεγάλες ποσότητες αποθηκευμένων δεδομένων και είναι κατασκευασμένες για την αντιμετώπιση μεγάλων όγκων δεδομένων. Ένας αναλυτής μπορεί στη συνέχεια να χειριστεί μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων χωρίς να απαιτείται η συνοπτική παρουσίαση των δεδομένων ή η προετοιμασία τους για να χωρέσουν στο Excel.

Επίσης, εάν μια διαδικασία γίνεται όλο και πιο σημαντική για τον οργανισμό και πρέπει να εντοπιστεί σε ένα αποδεκτό από την επιχείρηση περιβάλλον, θα είναι ευκολότερο να αναβαθμιστεί και να επεκταθεί εάν η διαδικασία αυτή βρίσκεται ήδη σε ένα σύστημα σχεσιακής βάσης δεδομένων.