Δημιουργεί τη βάση δεδομένων σας με μια λειτουργία βάσης δεδομένων του Excel - dummies

Όλες οι λειτουργίες βάσης δεδομένων στο Excel λαμβάνουν μια αναφορά βάσης δεδομένων ως το πρώτο επιχείρημα. Η περιοχή βάσης δεδομένων πρέπει να περιλαμβάνει επικεφαλίδες (ονόματα πεδίων) στην πρώτη σειρά. Στο παρακάτω σχήμα, η πρώτη σειρά χρησιμοποιεί τα στοιχεία ταυτότητας σπουδαστών, την τάξη, το δάσκαλο και την τελική βαθμολογία ως κεφαλίδες στις πληροφορίες σε κάθε αντίστοιχη στήλη.

χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων για την αποθήκευση πληροφοριών φοιτητών.

Ένας πολύ καλός τρόπος για να εργαστείτε με τις λειτουργίες της βάσης δεδομένων είναι να ονομάσετε την περιοχή της βάσης δεδομένων και στη συνέχεια να εισαγάγετε το όνομα, αντί της εμβέλειας, στη λειτουργία.

Για να ορίσετε ένα όνομα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή βάσης δεδομένων.

   Βεβαιωθείτε ότι η επάνω σειρά έχει επικεφαλίδες και περιλαμβάνεται στην επιλογή.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φόρμες (στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel).

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός ονόματος στην περιοχή Ορισμένα ονόματα.

   Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέο όνομα, με τη διεύθυνση εμβέλειας που έχει οριστεί στο πλαίσιο Αναφορά σε.

4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα (ή χρησιμοποιήστε το προτεινόμενο όνομα).

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Αργότερα, εάν οι εγγραφές προστίθενται στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων, πρέπει να επαναπροσδιορίσετε την περιοχή της ονομαστικής περιοχής για να συμπεριλάβετε τις νέες σειρές. Μπορείτε να το κάνετε ως εξής:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων στην καρτέλα Φόρμες Excel.

   Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση ονόματος.

2. Κάντε κλικ στο όνομα της λίστας που θέλετε να επαναπροσδιορίσετε.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στο παράθυρο διαλόγου.

   Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Edit Name (Επεξεργασία ονόματος), που εμφανίζεται εδώ, με πληροφορίες σχετικά με το επιλεγμένο εύρος.

   

   Ενημέρωση της αναφοράς σε μια περιοχή με όνομα.

4. Αλλάξτε την αναφορά στο πλαίσιο Αναφορά σε.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μικρό τετράγωνο κουμπί στα δεξιά του πλαισίου Αναφορά σε για να ορίσετε τη νέα αναφορά σύροντας το δείκτη του ποντικιού επάνω του. Κάνοντας κλικ στο μικρό τετράγωνο κουμπί μειώνει το μέγεθος του πλαισίου διαλόγου Edit Name και σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στο φύλλο εργασίας. Όταν τελειώσετε σύροντας το ποντίκι πάνω από τη νέα περιοχή φύλλου εργασίας, πατήστε Enter για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Edit Name.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε την αλλαγή αναφοράς και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Εάν προσθέτετε εγγραφές στην εμβέλειά σας βάσης δεδομένων εισάγοντας νέες σειρές κάπου στη μέση, αντί να τις προσθέτετε στο τέλος, το Excel προσαρμόζει αυτόματα την αναφορά στην ονομαστική περιοχή.