Ανακαλύπτοντας τους πολλούς τρόπους για να προβάλετε τα μηνύματά σας στο Outlook 2000 - dummies

Μπορείτε να προβάλετε τα μηνύματά σας τουλάχιστον με δέκα τρόπους, ξεκινώντας από το σετ που συνοδεύει το Microsoft Outlook. Μπορείτε να τροποποιήσετε κάθε προβολή, ταξινομώντας σε οποιαδήποτε στήλη πληροφοριών σε οποιαδήποτε προβολή κάνοντας κλικ στον τίτλο αυτής της στήλης.

Για να αλλάξετε την προβολή των μηνυμάτων σας στο Outlook, επιλέξτε Προβολή-> Τρέχουσα προβολή και στη συνέχεια επιλέξτε μία από τις ακόλουθες προβολές από το μενού:

• Μηνύματα. Αυτή είναι η εικόνα των εισερχόμενων μηνυμάτων σας - Από, σε, Θέμα - μόνο τα βασικά. Τα μηνύματα που δεν έχετε διαβάσει ακόμη εμφανίζονται με έντονη γραφή. τα άλλα παρατίθενται σε απλό τύπο.

• Μηνύματα με το AutoPreview. Όταν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε, μια προεπισκόπηση είναι χρήσιμη. Οι πρώτες γραμμές μπορούν να σας δώσουν μια υπόδειξη για τα μηνύματα που θέλετε να διαβάσετε. Το AutoPreview σάς παρουσιάζει αυτές τις πρώτες γραμμές.
Κανονικά, βλέπετε προεπισκόπηση μόνο των μηνυμάτων που δεν έχετε διαβάσει ακόμη. Βλέπετε μόνο τους τίτλους των μηνυμάτων που έχετε διαβάσει. Στην πραγματικότητα, το Outlook υποθέτει ότι έχετε διαβάσει οποιοδήποτε μήνυμα έχετε ανοίξει. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε ένα μήνυμα που διαβάζεται ή δεν διαβάζεται κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Mark as Read ή Mark as Unread.

• Με τη σημαία παρακολούθησης. Μπορείτε να επισημάνετε τα εισερχόμενα μηνύματα για να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε σε απάντηση σε κάθε μήνυμα. Η εικονισμένη προβολή ομαδοποιεί τα μηνύματά σας ανάλογα με το αν έχουν ρυθμιστεί τα μηνύματα στα μηνύματα και ορίζει τι είδους σημαίες έχουν οριστεί και πότε οφείλονται.
Ορισμένοι ειδικοί λένε ότι ο αποτελεσματικότερος τρόπος αντιμετώπισης όλων των εισερχόμενων μηνυμάτων σας είναι να τα καταθέσετε σύμφωνα με το τι πρέπει να κάνετε μαζί τους και στη συνέχεια να ενεργήσετε σύμφωνα με την προτεραιότητα και το χρονοδιάγραμμα κάθε μηνύματος. Οι σημαίες των μηνυμάτων είναι ένας εύχρηστος τρόπος να αποκτήσετε μια λαβή για το τι έχετε να κάνετε με τα μηνύματα που λαμβάνετε. Με παρακολούθηση Η προβολή σημαίας οργανώνει αυτόματα τα μηνύματά σας σύμφωνα με τη δράση που απαιτούν, καθιστώντας σας άμεσα αποτελεσματική, σωστά;

• Τελευταίες Επτά ημέρες. Όταν σας ζητηθεί να λάβετε άμεσα μέτρα σε ένα μήνυμα που λάβατε πριν από λίγες ημέρες, δεν είναι πάντα εύκολο να βρείτε το μήνυμα που σας έλεγε τι να κάνετε, ειδικά αν έχετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η τελευταία προβολή των επτά ημερών δείχνει μόνο τα μηνύματα που λάβατε την προηγούμενη εβδομάδα. Η εύρεση ενός στοιχείου σε μια σύντομη λίστα είναι ευκολότερη από μια μακρά.
Η λίστα των τελευταίων επτά ημερών περιορίζει την προβολή σας σε μηνύματα που φθάνουν σε μια επταήμερη χρονική περίοδο. Δεν ταξινομεί τα μηνύματα σύμφωνα με αυτά που έχουν ή που τα έστειλαν. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματά σας σύμφωνα με το όνομα του αποστολέα ή το θέμα του μηνύματος, κάνοντας κλικ στους τίτλους στο επάνω μέρος των στηλών της προβολής.
• Επισημαίνεται για τις επόμενες επτά ημέρες. Εάν επισημαίνετε μηνύματα που είναι πραγματικά σημαντικά, τα μηνύματα που έχετε επισημάνει για να τραβήξετε την προσοχή σας τις επόμενες μέρες είναι πιθανό να απαιτήσουν την προσοχή σας πρώτα. Για μια γρήγορη ματιά στα πιο καυτά από τα καυτά αντικείμενα, χρησιμοποιήστε την προβολή Flagged for Next Seven Days.
Όπως και το Flagged view, το Flagged for Next Seven Days εμφανίζει περικοπές στα βασικά: ποιος έστειλε το μήνυμα, ποιο είναι το θέμα του μηνύματος και πότε πρέπει να δράσει το μήνυμα που έχει επισημανθεί.
• Με θέμα συζήτησης. Θα πρέπει πάντα να συμπεριλαμβάνετε μια γραμμή θέματος που είναι εύκολο να κατανοηθεί, ώστε το άτομο που παίρνει το μήνυμά σας να γνωρίζει με την πρώτη ματιά το θέμα του μηνύματός σας και τι να κάνει γι 'αυτό. Με κάποια τύχη, άλλοι άνθρωποι κάνουν το ίδιο πράγμα για σας. Στη συνέχεια, μπορείτε πραγματικά να πάρετε μερικά χιλιόμετρα από τα μηνύματά σας, ταξινομώντας τα σε προβολή θέματος με συνομιλίες.
• Με αποστολέα. Όταν το αφεντικό καλέσει και ρωτάει: "Λάβατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τα μπόνους που σας έστειλα πριν από τρεις εβδομάδες; "Πιθανότατα δεν θέλετε να περάσετε πολύ χρόνο διαλέγοντας τα μηνύματα όλων των άλλων από τις τελευταίες τρεις εβδομάδες. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να απαντήσετε άμεσα στην ερώτηση του προϊσταμένου είναι να μεταβείτε στην προβολή By Sender.
Μπορείτε να βρείτε αμέσως το όνομα του αφεντικού στην προβολή By Sender. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα με τίτλο Μπόνους. Τότε μπορείτε να πείτε στο αφεντικό, "σίγουρα το έκανα. είναι ακριβώς εδώ μπροστά μου. "Θα μπορέσετε να απαντήσετε τόσο γρήγορα ώστε ο προϊστάμενος θα χαρεί να σας δώσει αυτό το μπόνους.
• Μη αναγνωσμένα μηνύματα. Δεν χρειάζεται να διαβάσετε κάθε μήνυμα που εμφανίζεται στην οθόνη σας, αλλά ο νόμος του Murphy λέει ότι οι πιο σημαντικές πληροφορίες θα είναι σε ένα μήνυμα που δεν έχετε διαβάσει ακόμα. Η προβολή "Μη αναγνωσμένα μηνύματα" σας δίνει μια γρήγορη ματιά στα πράγματα που δεν έχετε δει ακόμα.
Μην αφήνετε τα Εισερχόμενά σας στην προβολή Μη αναγνωσμένων μηνυμάτων όλη την ώρα, επειδή τα μηνύματα θα εξαφανιστούν όταν τελειώσετε την ανάγνωση τους. Είναι ευκολότερο να χρησιμοποιήσετε την προβολή Μηνυμάτων κατά το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου και να μεταβείτε στην προβολή Μη αναγνωσμένα μηνύματα τώρα και στη συνέχεια ως στρατηγική για την εύρεση πραγμάτων.
• Στείλτε στο. Μπορεί να φαίνεται ανόητο να έχετε μια προβολή των Εισερχομένων σας ταξινομημένη σύμφωνα με το όνομα του ατόμου στο οποίο στέλνεται κάθε μήνυμα. Μετά από όλα, είναι τα Εισερχόμενά σας. όλα θα πρέπει να σταλούν σε σας, ή δεν θα είναι εδώ, έτσι;
Έχετε δύο λόγους για να χρησιμοποιήσετε την προβολή "Αποστολή". Ορισμένα μηνύματα που έρχονται σε εσάς απευθύνονται σε όλους στην εταιρεία σας, για παράδειγμα, γι 'αυτό είναι καλό να γνωρίζετε ότι ορισμένα μηνύματα δεν πρέπει να ληφθούν προσωπικά. Ο δεύτερος λόγος είναι ότι το ίδιο σύνολο προβολών είναι διαθέσιμο στο φάκελο "Εισερχόμενα" και "Αποστολή". Ο φάκελος "Αποστολή ατελειών" είναι όπου το Outlook διατηρεί αντίγραφα των μηνυμάτων που έχετε στείλει σε άλλα άτομα. Γνωρίζοντας τι έστειλε σε ποιον μπορεί να έρθει σε πολύ βολικό.Απεσταλμένα Η προβολή ταξινομείται μόνο και όχι ομαδοποιείται, πράγμα που σημαίνει ότι τα μηνύματα εμφανίζονται με τη σειρά των ονομάτων των ατόμων που τα έστειλαν. Μια ομαδική προβολή θα εμφανίζει ως επικεφαλίδα μιας ομάδας το όνομα κάθε ατόμου που σας έχει στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν κάνετε κλικ στη στήλη Θέμα, χάνετε το πλεονέκτημα της ταξινόμησης της λίστας ανά αποστολέα.Εάν η λίστα Απεσταλμένα σε εμφανίζεται να μην έχει ταξινομηθεί σωστά, απλώς κάντε κλικ στη λέξη Προς στο επάνω μέρος της στήλης Σε.
• Χρονοδιάγραμμα μηνυμάτων. Η προβολή "Χρονοδιάγραμμα μηνυμάτων" είναι μια από τις πιο ενδιαφέρουσες προβολές στο Outlook. σας αντλεί ένα γράφημα όλων των μηνυμάτων σας ανάλογα με το πότε φτάνουν. Η προβολή "Χρονοδιάγραμμα μηνυμάτων" έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να βρείτε μηνύματα όταν μπορείτε να θυμάστε πότε φτάνουν, αλλά όχι γιατί έφθασαν ή που τους έστειλαν.
Τα μικρά εικονίδια που αντιπροσωπεύουν τα μηνύματα είναι στην πραγματικότητα συντομεύσεις στα μηνύματα που αντιπροσωπεύουν. Μπορείτε να ανοίξετε ένα μήνυμα κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο για αυτό το μήνυμα. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο εικονίδιο μηνύματος για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, να διαγράψετε ένα μήνυμα ή να μετακινήσετε ένα μήνυμα σε άλλο φάκελο.