Απευθείας Ενημέρωση Μοντέλου Εσωτερικών Δεδομένων του Excel - dummies

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό πινάκων και συνδέσεων δεδομένων Excel για άμεση αλληλεπίδραση με το εσωτερικό μοντέλο δεδομένων, χωρίς το πρόσθετο Power Pivot. Αυτό είναι χρήσιμο εάν χρησιμοποιείτε εκδόσεις του Excel που δεν παρέχονται με το πρόσθετο Power Pivot, όπως όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office, είτε την έκδοση Home ή Small Business. Κάθε βιβλίο εργασίας του Excel 2013 και 2016 συνοδεύεται από ένα εσωτερικό μοντέλο δεδομένων.

Φανταστείτε ότι έχετε τον πίνακα "Συναλλαγές" που βλέπετε εδώ και σε άλλο φύλλο εργασίας έχετε έναν πίνακα Εργαζομένων που περιέχει πληροφορίες για τους υπαλλήλους.

Αυτός ο πίνακας εμφανίζει τις συναλλαγές ανά αριθμό υπαλλήλου.

Αυτός ο πίνακας παρέχει πληροφορίες για τους υπαλλήλους: όνομα, επώνυμο και τίτλος εργασίας.

Πρέπει να δημιουργήσετε μια ανάλυση που να δείχνει τις πωλήσεις ανά τίτλο εργασίας. Αυτό θα ήταν κανονικά δύσκολο δεδομένου του γεγονότος ότι οι πωλήσεις και ο τίτλος θέσης εργασίας βρίσκονται σε δύο διαφορετικούς πίνακες. Αλλά με το εσωτερικό μοντέλο δεδομένων, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα απλά βήματα:

1. Πατήστε μέσα στον πίνακα δεδομένων Transactions και ξεκινήστε ένα νέο περιστρεφόμενο πίνακα, επιλέγοντας Insert ➪ Pivot Table από την Κορδέλα.
2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotTable), επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη αυτού του στοιχείου στην επιλογή Μοντέλο δεδομένων.

   

   Όταν δημιουργείτε ένα νέο συγκεντρωτικό πίνακα από τον πίνακα "Συναλλαγές", βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την Προσθήκη αυτών των δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων.

3. Κάντε κλικ μέσα στον πίνακα δεδομένων Employees και ξεκινήστε ένα νέο συγκεντρωτικό πίνακα.

   Πάλι, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την επιλογή Προσθήκη αυτού του στοιχείου στην επιλογή Μοντέλο δεδομένων, όπως φαίνεται.

   Παρατηρήστε ότι τα παράθυρα διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα (Reference PivotTable) αναφέρονται σε εύρη τιμών. Δηλαδή, σε κάθε πίνακα δόθηκε ένα συγκεκριμένο όνομα. Όταν προσθέτετε δεδομένα στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων, είναι καλύτερο να ονομάσετε τους πίνακες δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να αναγνωρίσετε τους πίνακες σας στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων. Εάν δεν κατονομάσετε τα τραπέζια σας, το εσωτερικό μοντέλο δεδομένων τους εμφανίζει ως Range1, Range2 κ.ο.κ.

   

   Δημιουργήστε έναν νέο περιστρεφόμενο πίνακα από τον πίνακα "Υπάλληλοι" και επιλέξτε Προσθήκη αυτών των δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων.
4. Για να δώσετε ένα όνομα στο πίνακα δεδομένων, απλώς επισημάνετε όλα τα δεδομένα στον πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Φόρμες → Ορισμός εντολής ονόματος από την Κορδέλα. Στο παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα. Επαναλάβετε για όλους τους άλλους πίνακες.
5. Αφού έχουν προστεθεί και οι δύο πίνακες στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων, ανοίξτε τη λίστα Συγκεντρωτικών πεδίων και επιλέξτε τον επιλογέα ΟΛΟ. Αυτό το βήμα δείχνει και τα δύο εύρη στη λίστα πεδίων.

   

   Επιλέξτε ΟΛΕΣ στη λίστα πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα για να δείτε και τους δύο πίνακες στο Εσωτερικό Μοντέλο Δεδομένων.
6. Κατασκευάστε το περιστρεφόμενο τραπέζι κανονικά.Σε αυτήν την περίπτωση, ο Job_Title τοποθετείται στην περιοχή Row και το Sales_Amount πηγαίνει στην περιοχή Values.

   Όπως μπορείτε να δείτε εδώ, το Excel αναγνωρίζει αμέσως ότι χρησιμοποιείτε δύο πίνακες από το εσωτερικό μοντέλο δεδομένων και σας ζητά να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ τους. Έχετε την επιλογή να αφήσετε το Excel να εντοπίσει αυτόματα τις σχέσεις μεταξύ των τραπεζιών σας ή να κάνει κλικ στο κουμπί Δημιουργία. Να δημιουργείτε πάντα οι ίδιοι οι σχέσεις, για να αποφύγετε οποιαδήποτε πιθανότητα να γίνει λάθος το Excel.

   

   Όταν σας ζητάει το Excel, επιλέξτε να δημιουργήσετε τη σχέση μεταξύ των δύο πινάκων.
7. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

   Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία σχέσης, που εμφανίζεται εδώ. Εκεί, επιλέγετε τους πίνακες και τα πεδία που καθορίζουν τη σχέση. Μπορείτε να δείτε ότι ο πίνακας Συναλλαγών έχει ένα πεδίο Sales_Rep. Σχετίζεται με τον πίνακα Υπάλληλοι μέσω του πεδίου Employee_Number.

Δημιουργήστε την κατάλληλη σχέση χρησιμοποιώντας τις αναπτυσσόμενες λίστες Πίνακας και Στήλη.

Αφού δημιουργήσετε τη σχέση, έχετε έναν ενιαίο πίνακα πινάκων που χρησιμοποιεί αποτελεσματικά δεδομένα και από τους δύο πίνακες για να δημιουργήσετε την ανάλυση που χρειάζεστε. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ότι, χρησιμοποιώντας το Excel Internal Data Model, έχετε επιτύχει το στόχο της προβολής των πωλήσεων ανά τίτλο εργασίας.

Έχετε επιτύχει τον στόχο σας να εμφανίσετε τις πωλήσεις ανά τίτλο εργασίας.

Βλέπετε ότι το κάτω-κάτω αναπτυσσόμενο μενού ονομάζεται Σχετική στήλη (πρωτοβάθμια). Ο όρος πρωτογενής σημαίνει ότι το εσωτερικό μοντέλο δεδομένων χρησιμοποιεί αυτό το πεδίο από τον συσχετισμένο πίνακα ως το πρωτεύον κλειδί.

Ένα πρωτεύον κλειδί είναι ένα πεδίο που περιέχει μόνο μοναδικές μη μηδενικές τιμές (χωρίς διπλότυπα ή κενά). Τα πρωτεύοντα πεδία κλειδιών είναι απαραίτητα στο μοντέλο δεδομένων για να αποφευχθούν τα σφάλματα συσσωμάτωσης και οι επικαλύψεις. Κάθε σχέση που δημιουργείτε πρέπει να έχει ένα πεδίο που ορίζεται ως το πρωτεύον κλειδί.

Ο πίνακας Employees πρέπει να έχει όλες τις μοναδικές τιμές στο πεδίο Employee_Number, χωρίς κενά ή μηδενικές τιμές. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο το Excel μπορεί να διασφαλίσει την ακεραιότητα των δεδομένων κατά την ένωση πολλών πινάκων.

Αφού αντιστοιχίσετε πίνακες στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Για να κάνετε αλλαγές στις σχέσεις σε ένα εσωτερικό μοντέλο δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στη Κορδέλα και επιλέξτε την εντολή Σχέσεις. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σχέσεων, που εμφανίζεται εδώ.

Το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σχέσεων σάς επιτρέπει να κάνετε αλλαγές στις σχέσεις στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων.

Εδώ θα βρείτε τις ακόλουθες εντολές:

• Νέο: Δημιουργήστε μια νέα σχέση μεταξύ δύο πινάκων στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων.
• Επεξεργασία: Αλλάξτε την επιλεγμένη σχέση.
• Ενεργοποίηση: Εφαρμόστε την επιλεγμένη σχέση, λέγοντας στο Excel να εξετάζει τη σχέση όταν συγκεντρώνει και αναλύει τα δεδομένα στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων.
• Απενεργοποίηση: Απενεργοποιήστε την επιλεγμένη σχέση, λέγοντας στο Excel να αγνοεί τη σχέση όταν συγκεντρώνει και αναλύει τα δεδομένα στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων.
• Διαγραφή: Κατάργηση της επιλεγμένης σχέσης.