Δημιουργία μιας Ομαδικής Κατάστασης Επαφών Επιχειρήσεων στο Outlook 2003 - Ανδρείκελα

Μια βάση δεδομένων των επιχειρηματικών επαφών αλλάζει συνεχώς, αλλά το Outlook 2003 μπορεί να βοηθήσει στην διατήρηση της τάξης. Είτε πρόκειται για πελάτες ή προμηθευτές, οι άνθρωποι έρχονται και πηγαίνουν, αλλάζουν οι αριθμοί τηλεφώνων, προωθούνται τα παιδιά και ούτω καθεξής. Η διατήρηση της ενημερωμένης λίστας επαφών είναι μια πρόκληση που εντείνεται όταν λαμβάνετε υπόψη την τοποθεσία. Πολύ συχνά, ο κατάλογος διαιρείται ανάμεσα στο σύστημα χρέωσης, στο τμήμα αγοράς και στα διάφορα αρχεία του πωλητή (Rolodex, υπολογιστές Pocket PC και ακόμη και η ξεχασμένη στο επάνω συρτάρι κάρτα). Χωρίς μια ενημερωμένη βάση δεδομένων, δεν μπορείτε να επικοινωνείτε καλά με τους πελάτες σας.

Ακολουθούν ορισμένες πιθανές λύσεις σε αυτό το πρόβλημα:

• Χρησιμοποιήστε τη λίστα επαφών σας ως βάση δεδομένων πελατών και προμηθευτών. Ενημερώστε οποιαδήποτε πληροφορία όπως τη λαμβάνετε, όταν εργάζεστε μόνοι σας.
• Χρησιμοποιήστε τη λίστα επαφών ενός ατόμου ως τη λίστα των εταιρειών. Ο κανόνας αυτός είναι ένας εταιρικός κανόνας: Όλες οι νέες ενημερώσεις που λαμβάνει κάποιος (όπως μια επαγγελματική κάρτα, μια τηλεφωνική κλήση με νέες πληροφορίες ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) μεταβιβάζονται σε ένα κεντρικό άτομο για ενημέρωση βάσης δεδομένων.

• Δημιουργήστε μια δημόσια λίστα στον διακομιστή Exchange και επιλέξτε ένα άτομο που θα είναι ο φύλακας της λίστας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση Business Contact Manager 2. 0, η οποία είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Outlook στις εκδόσεις του Office Professional και Small Business. Μπορείτε να μοιραστείτε τις επιχειρηματικές επαφές και τους λογαριασμούς ως μια λίστα με την υπόλοιπη εταιρεία σας.

Πρέπει να ενημερώσετε τις αλλαγές διευθύνσεων και να προσθέσετε αμέσως νέες πληροφορίες επικοινωνίας. Η πρώτη επιλογή είναι καλή όταν εργάζεστε μόνοι σας. Η δεύτερη επιλογή λειτουργεί όταν δεν διαθέτετε διακομιστή Exchange ή δεν χρησιμοποιείτε το Business Contact Manager Version 2. 0. Η καλύτερη επιλογή είναι η τρίτη, επειδή η λίστα επαφών είναι διαθέσιμη σε ολόκληρη την ομάδα οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε με Πρόσβαση στο Outlook στο Web. Απλώς πληκτρολογείτε τις νέες επαφές στη λίστα επαφών σας, αποθηκεύστε τις και, στη συνέχεια, στείλτε τους ως vCard στον κάτοχο της λίστας Επαφών ως εξής:

1. Ανοίξτε την αποθηκευμένη επαφή.

2. Επιλέξτε Ενέργειες, Προώθηση ως vCard.

Ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίγει με τη συνημμένη vCard.

3. Στείλτε την στην κάτοχο της λίστας επαφών.

Ο κάτοχος της λίστας επαφών λαμβάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορεί απλά να μεταφέρει και να αποθέσει τη vCard από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη λίστα Επαφές.

Η προσθήκη μιας επαφής με αυτό τον τρόπο καταγράφει αυτόματα την ημερομηνία δημιουργίας της επαφής (χρησιμοποιώντας το όνομα πεδίου που δημιουργήθηκε) και διατηρεί την τελευταία ημερομηνία τροποποίησης (χρησιμοποιώντας το πεδίο Τροποποιημένο). Μπορείτε να προσαρμόσετε την προβολή των επαφών σας ώστε να συμπεριλάβετε τα πεδία Δημιουργία και Τροποποίηση, εάν θέλετε να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες.

Είναι πιθανό να λάβετε στοιχεία επικοινωνίας από διάφορες πηγές, όπως το σύστημα εσωτερικών πωλήσεων, κάθε πωλητή ή η ομάδα διαχείρισης. Η σύνδεση της επαφής με το άτομο που την δημιούργησε διευκολύνει την παρακολούθηση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθήσετε αυτές τις πληροφορίες:

1. Δημιουργήστε μια νέα κατηγορία για κάθε μέλος της ομάδας πωλήσεων.

2. Εισαγάγετε μια νέα επαφή στη λίστα.

3. Με την επαφή ανοιχτή, κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγορίες.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κατηγορίες.

4. Επιλέξτε την κατηγορία Όνομα αποστολέα και αποθηκεύστε την επαφή.

Η επαφή σχετίζεται με την πηγή της.