Δημιουργία υπογραφών για τα μηνύματά σας - ανδρείκελα

Πολλοί άνθρωποι επιθυμούν να προσθέσουν μια υπογραφή στο τέλος κάθε μηνύματος που στέλνουν. Μια υπογραφή είναι συνήθως ένα μικρό τμήμα του κειμένου που σας αναγνωρίζει σε όλους όσους διαβάζουν το μήνυμά σας και λένε κάτι που θέλετε όλοι να γνωρίζουν. Πολλοί άνθρωποι περιλαμβάνουν το όνομά τους, το όνομα της επιχείρησής τους, την ηλεκτρονική διεύθυνση της επιχείρησής τους, το σύνθημά τους, ένα σύντομο σύνθημα πωλήσεων ή κάποια προσωπική πληροφορία.

Μπορείτε να ενημερώσετε το Outlook για να προσθέσετε αυτόματα μια υπογραφή σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα, αλλά πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα αρχείο υπογραφής.

Για να δημιουργήσετε το αρχείο υπογραφών σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο στη Κορδέλα και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

   Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook ανοίγει.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο πλοήγησης στα αριστερά.

   Το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις αλληλογραφίας ανοίγει.

3. Στην ενότητα Σύνταξη μηνυμάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφές.

   Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Υπογραφή και χαρτογράφηση.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.

   Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Νέα υπογραφή.

5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα σας υπογραφή.

   Το όνομα που πληκτρολογείτε εμφανίζεται στο πλαίσιο Νέα υπογραφή. Μπορείτε να ονομάσετε μια υπογραφή οτιδήποτε θέλετε.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το παράθυρο διαλόγου Νέα υπογραφή κλείνει.

7. Πληκτρολογήστε το κείμενο της υπογραφής που θέλετε στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής και προσθέστε τυχόν μορφοποίηση που θέλετε.

   Για να αλλάξετε τα χαρακτηριστικά γραμματοσειράς, μεγέθους, χρώματος ή άλλου κειμένου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά ακριβώς πάνω από το πλαίσιο κειμένου. Αν είστε πιο άνετοι δημιουργώντας κείμενο με υψηλή διαμόρφωση στο Microsoft Word, μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας στο Word και στη συνέχεια να την αντιγράψετε και να την επικολλήσετε στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής.

   Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κινητά τηλέφωνα και σε άλλα είδη συσκευών που δεν γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν με την περίπλοκη μορφοποίηση, οπότε ίσως να είστε πολύ απλή υπογραφή. Επίσης, προσπαθήστε να είστε σύντομοι. Δεν θέλετε η υπογραφή σας να είναι μεγαλύτερη από το μήνυμα στο οποίο είναι συνδεδεμένο.

   Εάν εργάζεστε σε μια εταιρεία στην οποία όλοι χρησιμοποιούν παρόμοιες εγκεκριμένες από την εταιρεία υπογραφές, μπορείτε να αντιγράψετε μια υπογραφή από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε από κάποιον άλλο και να αλλάξετε τις συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση κ.ο.κ. σε δική σας. Απλά ανοίξτε ένα εισερχόμενο μήνυμα από έναν συνάδελφο, εκτελέστε το ποντίκι πάνω από την υπογραφή για να το επιλέξετε, πατήστε Ctrl + C για να το αντιγράψετε, κάντε κλικ στο πλαίσιο New Signature και πατήστε Ctrl + V για να το επικολλήσετε. επεξεργαστείτε την υπογραφή όπως θέλετε.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Η νέα σας υπογραφή είναι πλέον αποθηκευμένη και κλείνει το παράθυρο διαλόγου Υπογραφή και χαρτογράφηση.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

   Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook κλείνει.

   Η νέα σας υπογραφή θα εμφανιστεί τώρα σε κάθε νέο μήνυμα που στέλνετε. Εάν δημιουργήσετε περισσότερες από μία υπογραφές, μπορείτε να μεταβείτε σε διαφορετική προεπιλεγμένη υπογραφή ακολουθώντας τα βήματα 1 έως 3 και στη συνέχεια επιλέγοντας την υπογραφή που θέλετε από το μενού Νέες ενδείξεις στην ενότητα Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής. Αν θέλετε να συμπεριλάβετε μια υπογραφή στις απαντήσεις σας και προς τα εμπρός, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε από το μενού Απαντήσεις / Προσφορές στην ενότητα Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής.

Εάν χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε τις υπογραφές σας με διάφορους τρόπους:

• Ρυθμίστε το Outlook να χρησιμοποιεί διαφορετικές υπογραφές σε διαφορετικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Για παράδειγμα, υποθέστε ότι μια διεύθυνση είναι για επιχειρήσεις και ένα άλλο είναι για προσωπικά μηνύματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή παρόμοια με την επιχείρηση για την πρώτη και μια πιο απλή υπογραφή για την τελευταία. Για να ορίσετε ποια υπογραφή αφορά τη διεύθυνση, επιλέξτε τη διεύθυνση από το αναπτυσσόμενο μενού Λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενότητα Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής και, στη συνέχεια, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επαναλάβετε αυτό για κάθε πρόσθετη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την οποία θέλετε να συμπεριλάβετε μια υπογραφή.

• Επιλέξτε υπογραφές κάθε φορά: Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του κειμένου ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή στη Κορδέλα της φόρμας Νέου μηνύματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή για να δείτε τη λίστα των υπογραφών που έχετε δημιουργήσει. Κάνοντας κλικ στο όνομα της υπογραφής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, εμφανίζεται αυτή η υπογραφή στο μήνυμά σας.