Δημιουργία και Διαχείριση Εργασιών στο Outlook - dummies

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο "Εργασίες" στο Outlook για να δείτε τι χρειάζεστε όταν πρέπει να το κάνετε, και αν έπρεπε να το κάνατε λίγο πριν. Στη λίστα παραθύρων "Εργασίες", οι ημερομηνίες λήξης δείχνουν σαφώς πόσο έξυπνα είναι το κτύπημα του μαστιγίου και πόσο κοντά βρίσκεστε για να συναντήσετε ή να χάσετε προθεσμίες. Εμφανίζεται μια γκρίζα γραμμή για τις εργασίες που ολοκληρώσατε. Οι καθυστερημένες εργασίες εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα.

Εισαγωγή μιας εργασίας στο παράθυρο "Εργασίες"

Το Outlook προσφέρει δύο τρόπους για να εισαγάγετε μια εργασία στο παράθυρο "Εργασίες":

Ο γρήγορος τρόπος: Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για γρήγορη εισαγωγή μιας εργασίας:

1. Κάντε κλικ στο επάνω μέρος του παραθύρου, όπου αναγράφεται "Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια νέα εργασία. "

2. Πληκτρολογήστε μερικές λέξεις για να περιγράψετε την εργασία.

3. Καταχωρίστε την ημερομηνία λήξης στο πεδίο Ημερομηνία λήξης.

Για να εισαγάγετε την ημερομηνία, πληκτρολογήστε τον εαυτό σας ή ανοίξτε το αναπτυσσόμενο ημερολόγιο και επιλέξτε μια ημερομηνία εκεί.

Ο πιο αργός αλλά διεξοδικός τρόπος: Αν θέλετε να ρυθμίσετε τη δουλειά σας σωστά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, πατήστε Ctrl + N ή επιλέξτε Δράση -> Νέα εργασία.

Βλέπετε τη φόρμα εργασίας. Αυτή η φόρμα έχει θέσεις όπου μπορείτε να εισάγετε κάθε είδους πληροφορίες σχετικά με την εργασία σας.

2. Στη φόρμα εργασίας, περιγράψτε την εργασία.

3. Εισαγάγετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης.

4. Περιγράψτε την κατάσταση της εργασίας.

5. Προτεραιότητα στην εργασία.

6. Σημειώστε σημειώσεις σχετικά με την εργασία.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο όταν ολοκληρώσετε την περιγραφή της εργασίας.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανάληψη στη φόρμα εργασίας, μπορείτε να εισαγάγετε μια εργασία που επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά. Στο παράθυρο διαλόγου Επαναληπτική εργασία (Task Recurrence), περιγράψτε πόσο συχνά επαναλαμβάνεται η εργασία. Το Outlook επισημαίνει επαναλαμβανόμενες εργασίες στο παράθυρο εργασιών με ένα ασυνήθιστο εικονίδιο. Φαίνεται σαν ένα πρόχειρο με ένα χαρτί τουαλέτας κολλημένο σε αυτό.

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Λεπτομέρειες" της φόρμας εργασίας για να παρακολουθήσετε τις ώρες που εργάζεστε σε ένα έργο, τις εταιρείες για τις οποίες εργάζεστε και πόσες μίλι θα συνδεθείτε σε μια εργασία.

Χειρισμός και διαχείριση εργασιών

Όταν έρθει η ώρα να διαχειριστείτε τις εργασίες στο παράθυρο "Εργασίες", θα πρέπει να είστε ένας σοβαρός επιθεωρητής. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το χειρισμό και τη διαχείριση εργασιών:

• Σημείωση μιας εργασίας ως πλήρης: Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα της εργασίας στο παράθυρο εργασιών. Το Outlook σχεδιάζει μια γραμμή μέσω ολοκληρωμένων εργασιών.
• Διαγραφή μιας εργασίας: Επιλέξτε την εργασία και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ή πατήστε Ctrl + D.
• Επεξεργασία μιας εργασίας: Κάντε διπλό κλικ σε μια εργασία στο παράθυρο εργασιών, για να ανοίξετε τη φόρμα εργασίας και να αλλάξετε τα στοιχεία εκεί.

Το Outlook προσφέρει μια σειρά από τεχνικές εντοπισμού εργασιών σε ένα γεμάτο παράθυρο εργασίας:

• Αλλαγή προβολών στο παράθυρο εργασιών: Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Τρέχουσα προβολή και επιλέξτε την προβολή που πιθανότατα θα εμφανίσει το εργασία που ψάχνετε.
• Κατηγοριοποιήστε τις εργασίες: Αντιστοιχίστε τις εργασίες σε κατηγορίες και επιλέξτε Κατά κατηγορία στο αναπτυσσόμενο μενού Τρέχουσα προβολή για να κανονίσετε εργασίες ανά κατηγορία.
• Χρησιμοποιήστε την εντολή Εύρεση: Εάν το χειρότερο έρχεται στο χειρότερο, μπορείτε πάντα να καταφύγετε στην εντολή Εύρεση για να βρείτε μια αδέσποτη εργασία.