Λαμβάνοντας υπόψη τη διάταξη και το σχεδιασμό του οικονομικού σας μοντέλου Excel - ανδρείκελα

Το πρόβλημα που πρέπει να λυθεί και η απαιτούμενη απόδοση συχνά επηρεάζουν τη διάταξη και το σχεδιασμό του οικονομικού μοντέλου. Έτσι, δεν είναι κακή ιδέα να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τη διάταξη πριν ξεκινήσετε. Όχι μόνο η διάταξη και η δομή του μοντέλου σχετίζονται με τη λογική και τη λειτουργικότητα, αλλά μπορούν επίσης να επηρεάσουν την εμφάνιση και την αίσθηση της διασύνδεσης του μοντέλου και τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες περιηγούνται στο μοντέλο.

Όταν δημιουργείτε ένα μοντέλο για πρώτη φορά, μπορεί να έχετε πρόβλημα να μάθετε από πού να ξεκινήσετε. Τα βασικά στοιχεία ενός οικονομικού μοντέλου είναι

• Δεδομένα εισόδου ή προέλευσης
• Τεκμηρίωση υποθέσεων
• Υπολογισμοί
• Έξοδοι

Όταν αρχίζετε να κατασκευάζετε το μοντέλο σας, ξεκινήστε τοποθετώντας κάθε ένα από αυτά σε τέσσερις ξεχωριστές καρτέλες και σκεφτείτε τι θα γίνει σε κάθε τμήμα. Ξεχωρίστε ξεκάθαρα κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία. Παρόλο που κάθε μοντέλο πρέπει να περιέχει αυτά τα στοιχεία, δεν είναι όλα τα οικονομικά μοντέλα δομημένα με τον ίδιο τρόπο. Εκτός εάν ένα μοντέλο είναι πολύ μικρό, θα πρέπει να υπάρχει μια ειδική καρτέλα για κάθε σημαντικό στοιχείο του μοντέλου.

Σχεδιάζοντας το οικονομικό σας μοντέλο: Τι συμβαίνει

Όταν σχεδιάζετε τη διάταξη ενός μοντέλου, οι πιο έμπειροι μοντελιστές ακολουθούν αυτούς τους κανόνες:

• Ξεχωριστές εισόδους, υπολογισμοί και αποτελέσματα, όπου είναι δυνατόν. Καθορίστε σαφώς ποιες ενότητες του μοντέλου περιέχουν εισόδους, υπολογισμούς και αποτελέσματα. Μπορείτε να τα τοποθετήσετε σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας ή ξεχωριστά μέρη σε ένα φύλλο εργασίας, αλλά βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης γνωρίζει ακριβώς τι είναι για κάθε τμήμα. Η έγχρωμη κωδικοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι κάθε τμήμα είναι σαφώς καθορισμένο.
• Χρησιμοποιήστε κάθε στήλη για τον ίδιο σκοπό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν κάνετε μοντέλα με χρονολογικές σειρές. Για παράδειγμα, σε ένα μοντέλο χρονοσειράς, γνωρίζοντας ότι οι ετικέτες βρίσκονται στη στήλη Β, τα δεδομένα μονάδας στη στήλη C, οι σταθερές τιμές στη στήλη D και οι υπολογισμοί στη στήλη Ε, καθιστούν πολύ πιο εύκολη τη μη αυτόματη επεξεργασία μιας φόρμουλας.
• Χρησιμοποιήστε έναν τύπο ανά γραμμή ή στήλη. Αυτό αποτελεί τη βάση της αρχής της βέλτιστης πρακτικής, σύμφωνα με την οποία οι τύποι διατηρούνται συνεπείς χρησιμοποιώντας απόλυτη, σχετική και μεικτή αναφορά. Διατηρείτε τους τύπους συνεπείς όταν βρίσκεστε σε ένα μπλοκ δεδομένων και ποτέ μην αλλάζετε έναν τύπο στο μισό.
• Βλ. Αριστερά και πάνω. Το μοντέλο πρέπει να διαβάζεται λογικά, όπως ένα βιβλίο, που σημαίνει ότι πρέπει να διαβάζεται από αριστερά προς τα δεξιά και από πάνω προς τα κάτω. Οι υπολογισμοί, οι εισροές και οι εξόδους πρέπει να ρέουν λογικά για να αποφευχθεί η κυκλική αναφορά. Να γνωρίζετε ότι υπάρχουν στιγμές κατά τις οποίες η ροή δεδομένων από αριστερά προς τα δεξιά ή από πάνω προς τα κάτω μπορεί να συγκρουστεί κάπως με την ευκολία χρήσης και παρουσίασης, οπότε χρησιμοποιήστε κοινή λογική κατά το σχεδιασμό της διάταξης.Ακολουθώντας αυτήν την πρακτική, μπορείτε να αποφύγετε να συνδέσετε τους υπολογισμούς σε όλο το φύλλο, γεγονός που καθιστά πιο δύσκολο τον έλεγχο και την ενημέρωση. Το Excel θα υπολογίσει επίσης πιο γρήγορα αν δημιουργείτε φόρμουλες με αυτό τον τρόπο επειδή υπολογίζει από αριστερά προς τα δεξιά και από πάνω προς τα κάτω, έτσι ώστε όχι μόνο να κάνει το μοντέλο σας πιο εύκολο να ακολουθήσει, αλλά θα υπολογίσει πιο αποτελεσματικά.
• Χρησιμοποιήστε πολλαπλά φύλλα εργασίας. Αποφύγετε τον πειρασμό να βάζετε τα πάντα σε ένα φύλλο. Ειδικά όταν τα μπλοκ υπολογισμού είναι τα ίδια, χρησιμοποιήστε ξεχωριστά φύλλα για αυτά που πρέπει να επαναληφθούν για να αποφευχθεί η ανάγκη κύλισης στην οθόνη.
• Συμπεριλάβετε φύλλα τεκμηρίωσης. Ένα φύλλο τεκμηρίωσης όπου οι παραδοχές και τα δεδομένα προέλευσης είναι σαφώς καθορισμένα είναι ένα κρίσιμο μέρος κάθε οικονομικού μοντέλου. Ένα φύλλο κάλυψης δεν πρέπει να συγχέεται με ένα φύλλο παραδοχών. Ένα μοντέλο δεν μπορεί ποτέ να έχει πάρα πολλά έγγραφα!

Καθορισμός εισόδων, υπολογισμών και μονάδων παραγωγής για το οικονομικό σας μοντέλο

Συνήθως, οι μοντελιστές εργάζονται από πίσω προς τα εμπρός κατά την κατασκευή των μοντέλων τους. Η έξοδος, ή το τμήμα που θέλουν ο θεατής ή ο χρήστης να δει, είναι στο μπροστινό μέρος, οι υπολογισμοί είναι στη μέση και τα δεδομένα πηγών και οι υποθέσεις βρίσκονται στο πίσω μέρος. Όπως η εκτελεστική περίληψη, ένα χαρτί του σκάφους ή άλλη έκθεση, οι πρώτες σελίδες θα πρέπει να περιέχουν όσα casual θεατές πρέπει να δουν με μια ματιά. Εάν χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες, μπορούν να σκάψουν βαθύτερα στο μοντέλο.

Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες για το τι μπορεί να συμπεριληφθεί σε κάθε καρτέλα του μοντέλου σας:

• Φύλλο εξώφυλλου: Αν και δεν περιλαμβάνεται πάντοτε, το εξώφυλλο περιέχει πολλές λεπτομέρειες σχετικά με το μοντέλο. Φυσικά, το εξώφυλλο δεν είναι πολύ χρήσιμο αν δεν το κρατάτε ενημερωμένο. Αν αποφασίσετε να συμπεριλάβετε ένα εξώφυλλο, μπορείτε να προσθέσετε λεπτομέρειες όπως τα εξής:
  • Καταγραφή αλλαγών και ενημερώσεων στο μοντέλο με ημερομηνία, συγγραφέα, αλλαγή των λεπτομερειών και τον αντίκτυπό τους στην έξοδο του μοντέλου, η οποία μπορεί βοήθεια για τον έλεγχο έκδοσης
  • Ο σκοπός του μοντέλου και ο τρόπος με τον οποίο προορίζεται να χρησιμοποιηθεί προς τα εμπρός
  • Ποιος αρχικά έγραψε το μοντέλο και ποιος να επικοινωνήσει με ερωτήσεις
  • Πίνακας περιεχομένων
  • Οδηγίες για τον τρόπο χρήσης το μοντέλο
  • Αποποίηση ευθυνών σχετικά με τους περιορισμούς του μοντέλου, την νομική ευθύνη και τις προειδοποιήσεις
  • Οι σφαιρικές ή βασικές παραδοχές που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της χρήσης του μοντέλου

    Τα φύλλα και οι σελίδες οδηγιών χρησιμοποιούνται σπανίως. Αν αποφασίσετε να μην συμπεριλάβετε ένα εξώφυλλο, βεβαιωθείτε ότι το μοντέλο περιέχει ρητές οδηγίες σχετικά με τη λειτουργία, το σκοπό, τις παραδοχές, τα δεδομένα πηγής και τις αποποιήσεις ευθυνών.

• Φύλλο εισόδου: Αυτός είναι ο μόνος χώρος όπου πρέπει να εισαχθούν σκληρά κωδικοποιημένα δεδομένα. Μπορεί να υπάρχουν ένα ή περισσότερα φύλλα εισόδου, εάν υπάρχουν μεγάλα ποσά δεδομένων, αλλά τα δεδομένα εισόδου πρέπει να τοποθετούνται σε λογικά μπλοκ.
• Έξοδος, σύνοψη και φύλλα σεναρίων: Αυτά παρουσιάζουν τα τελικά αποτελέσματα. Μπορούν επίσης να περιέχουν πεδία με αναπτυσσόμενα σενάρια ή πεδία εισαγωγής χρηστών που επιτρέπουν στους χρήστες του μοντέλου να δημιουργούν τις δικές τους εξόδους. Αυτή η ενότητα μπορεί επίσης να περιέχει έναν πίνακα ελέγχου.
• Φύλλα υπολογισμού ή εργασίας: Διαχωρίστε λογικά τα φύλλα υπολογισμού και, στη συνέχεια, μέσα σε κάθε φύλλο, τα ρυθμίστε με συνέπεια.Εάν οι υπολογισμοί γίνουν μακρύς και προκαλούν σύγχυση, είναι λογικό να τις χωρίσετε σε λογικές ενότητες. Για παράδειγμα, μπορούν να χωριστούν ανάλογα με τον τύπο υπηρεσίας, τους πελάτες, τους οικονομικούς πίνακες, τη γεωγραφική θέση ή τους επιχειρηματικούς τομείς. Εάν τα φύλλα υπολογισμού είναι χωρισμένα, βεβαιωθείτε ότι η διάταξη και η μορφοποίηση είναι όσο το δυνατόν πιο συνεπή σε όλα τα φύλλα.
• Φύλλο ελέγχου σφαλμάτων: Αυτό το φύλλο περιέχει συνδέσμους σε όλους τους ελέγχους σφαλμάτων στο μοντέλο. Οι έλεγχοι σφαλμάτων θα πρέπει να διεξάγονται στην ενότητα υπολογισμών, αλλά μια σύνοψη όλων των ελέγχων σφαλμάτων σε μια θέση σημαίνει ότι μόλις το μοντέλο χρησιμοποιηθεί, οι μοντελιστές μπορούν γρήγορα να ελέγξουν αν έχουν ενεργοποιηθεί οι έλεγχοι σφαλμάτων.