Τακτοποίηση των μηνυμάτων σας στο Outlook 2007 - dummies

Βίντεο: (Outlook) Κανόνες αυτόματης αρχειοθέτησης των εισερχόμενων email 2024

Κανείς δεν παίρνει πια λίγο κομμάτι του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πια. Αν πάρετε ένα μήνυμα, παίρνετε έναν τόνο. Ευτυχώς, το Outlook 2007 σας προσφέρει μια ολόκληρη δέσμη διαφορετικών τρόπων για να κανονίσετε αυτό το χάος των μηνυμάτων, ώστε να έχετε μια πιθανότητα πάλης για να καταλάβετε τι είναι σημαντικό και τι μπορεί να περιμένει.

Όταν το Outlook έχει ρυθμιστεί για να εμφανίσει το παράθυρο ανάγνωσης στη δεξιά πλευρά της οθόνης (επιλέξτε Προβολή -> Παράθυρο ανάγνωσης -> Δεξιά), βλέπετε δύο κουμπιά στην κορυφή της λίστας μηνυμάτων:

Πλήκτρο Arranged By: Αυτό το αριστερό κουμπί περιγράφει το σύστημα που χρησιμοποιεί το Outlook για να οργανώσει τα μηνύματά σας.
Κουμπί λεπτομερειών: Στα δεξιά του μενού Arranged By βρίσκεται ένα άλλο κουμπί με μια ετικέτα που προσφέρει κάποιες λεπτομέρειες σχετικά με τη ρύθμιση που χρησιμοποιεί το Outlook αυτήν τη στιγμή. (Για παράδειγμα, αν τα μηνύματά σας είναι διατεταγμένα κατά ημερομηνία, το κουμπί στα δεξιά αναφέρει είτε το νεότερο στην κορυφή ή το παλαιότερο στην κορυφή.)

Για να αλλάξετε τον τρόπο οργάνωσης των μηνυμάτων σας από το Outlook, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Arranged By για να αποκαλύψετε ένα μενού συντομεύσεων για όλες τις ρυθμίσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Αυτές είναι οι διευθετήσεις Οι προσφορές του Outlook:

Ημερομηνία: Ο πιο συνηθισμένος τρόπος οργάνωσης μηνυμάτων είναι κατά ημερομηνία. Όταν ρυθμίζετε για πρώτη φορά το Outlook, με αυτόν τον τρόπο θα ρυθμιστούν τα μηνύματά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά για εναλλαγή μεταξύ των πιο πρόσφατων μηνυμάτων στην κορυφή και στα παλαιότερα μηνύματα στην κορυφή.

Συνομιλία: Αυτή η ρύθμιση ομαδοποιεί μηνύματα του ίδιου θέματος μαζί. Εάν έχετε ανταλλάξει μια σειρά μηνυμάτων με κάποιον σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο ή ιδέα, μπορείτε να επιλέξετε τη ρύθμιση Συζήτηση για να ακολουθήσετε το νήμα της συνομιλίας.
Από: Όπως ίσως υποθέσετε, αυτή η ρύθμιση οργανώνει τη συλλογή μηνυμάτων σας σύμφωνα με το πρόσωπο από το οποίο στάλθηκε το μήνυμα.
Προς: Τα περισσότερα μηνύματα που λαμβάνετε απευθύνονται σε εσάς, αλλά όχι πάντα. Μερικές φορές, λαμβάνετε μηνύματα που απευθύνονται σε μια λίστα ατόμων, επομένως το όνομά σας δεν εμφανίζεται στη γραμμή Προς το μήνυμα. Αυτή η ρύθμιση διαχωρίζει τα μηνύματά σας ανάλογα με το αν το όνομά σας βρίσκεται στη γραμμή Προς κάθε μηνύματος.
Φάκελος: Όταν προβάλλετε μηνύματα σε ένα φάκελο "Αναζήτηση", τα μηνύματα που βλέπετε ενδέχεται να βρίσκονται σε διαφορετικούς φακέλους. Εάν θέλετε να μάθετε ακριβώς ποιος φάκελος περιέχει κάθε μήνυμα, χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση Φάκελος.
Μέγεθος: Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν φωτογραφίες, μουσική και όλα τα είδη αρχείων βαρέων βαρών που μπορούν να φράξουν τους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας.Έτσι, όταν ο διαχειριστής του συστήματός σας σας ζητά να μειώσετε τα Εισερχόμενά σας, χρησιμοποιήστε αυτή τη λειτουργία για να εντοπίσετε και να διαγράψετε τα μηνύματα που είναι τα πιο υπέρβαρα.
Θέμα: Αυτή η ρύθμιση συγκεντρώνει μαζί μηνύματα που έχουν το ίδιο θέμα.
Τύπος: Όχι κάθε στοιχείο που φτάνει στα Εισερχόμενά σας είναι ένα απλό μήνυμα. μπορείτε επίσης να λαμβάνετε προσκλήσεις συναντήσεων, αιτήσεις εργασίας και όλα τα είδη άλλων αντικειμένων. Όταν θέλετε να διαχωρίσετε τα μηνύματα από τα αιτήματα συσκέψεων, μεταβείτε στη ρύθμιση Τύπος.
Συνημμένο: Όταν πηγαίνετε στα Εισερχόμενά σας, ενδέχεται να μην ψάχνετε ένα μήνυμα, μπορείτε να ψάχνετε ένα συνημμένο. Η διευθέτηση των μηνυμάτων σας με συνημμένο σάς δίνει τη δυνατότητα να εξετάσετε πρώτα τους πιο πιθανούς ύποπτους.
Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μερικές φορές, θέλετε να μάθετε ποιο μήνυμα προήλθε από τη διεύθυνση ή τα μηνύματα που έχετε στείλει σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση. Με αυτήν τη ρύθμιση, το Outlook εμφανίζει μόνο τα μηνύματα από τους λογαριασμούς που σας ενδιαφέρουν.
Σημασία: Όταν πρέπει πρώτα να δείτε τα μηνύματα με μεγάλη σημασία, χρησιμοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση.
Κατηγορίες: Μπορείτε να αντιστοιχίσετε κατηγορίες σε οποιοδήποτε μήνυμα στέλνετε και μερικές φορές άλλα άτομα μπορούν να αντιστοιχίσουν κατηγορίες στα μηνύματα που σας στέλνουν. Για να δείτε ποιο μήνυμα εμπίπτει σε μια κατηγορία, χρησιμοποιήστε τη διάταξη των κατηγοριών.
Διαθεσιμότητα: Η ρύθμιση Διαθεσιμότητα αφορά άτομα που χρησιμοποιούν φορητό υπολογιστή σε εταιρικό δίκτυο με το Microsoft Exchange. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Exchange ώστε να στέλνει μόνο το θέμα, την ημερομηνία και το όνομα του αποστολέα για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι το κύριο σώμα του μηνύματος. Μέχρι να κάνετε πραγματικά κλικ στο μήνυμα για να το διαβάσετε, το υπόλοιπο μήνυμα παραμένει πίσω στον κεντρικό υπολογιστή στο γραφείο του σπιτιού. Τα μηνύματα που μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο σύνολο τους θεωρούνται διαθέσιμα.