Ρύθμιση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook 2003 - ανδρείκελα

Κανείς δεν παίρνει πια λίγο κομμάτι του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πια. Αν πάρετε ένα μήνυμα, παίρνετε έναν τόνο. Ευτυχώς, το Outlook σας προσφέρει μια ολόκληρη δέσμη διαφορετικών τρόπων για να κανονίσετε αυτό το χάος των μηνυμάτων, ώστε να έχετε μια πιθανότητα πάλης για να καταλάβετε τι είναι σημαντικό και τι μπορεί να περιμένει.

Όταν το Outlook έχει ρυθμιστεί για να εμφανίσει το παράθυρο ανάγνωσης στη δεξιά πλευρά της οθόνης, θα δείτε δύο κουμπιά στην κορυφή της λίστας μηνυμάτων. Το αριστερό κουμπί έχει μια ετικέτα που λέει κάτι σαν "Arranged By: Date. "Το κουμπί Arranged By περιγράφει το σύστημα που χρησιμοποιεί το Outlook για να οργανώσει τα μηνύματά σας. Στα δεξιά του κουμπιού "Arranged By" βρίσκεται ένα άλλο κουμπί με ετικέτα που προσφέρει ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με τη ρύθμιση που χρησιμοποιεί το Outlook αυτήν τη στιγμή. (Για παράδειγμα, αν τα μηνύματά σας έχουν ρυθμιστεί κατά ημερομηνία, το κουμπί στα δεξιά θα λέει είτε "Νεότερο στην κορυφή" ή "Παλαιότερο στην κορυφή.")

Για να αλλάξετε τον τρόπο οργάνωσης του Outlook από τα μηνύματά σας, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Arranged By για να αποκαλύψετε ένα μενού συντομεύσεων όλων των ρυθμίσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Αυτές είναι οι διευθετήσεις Προσφορές του Outlook:

Ημερομηνία: Ο πιο συνηθισμένος τρόπος οργάνωσης των μηνυμάτων είναι κατά ημερομηνία. Όταν ρυθμίζετε για πρώτη φορά το Outlook, αυτό θα είναι το πώς τα μηνύματά σας θα ρυθμιστούν. Κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά για εναλλαγή μεταξύ των πιο πρόσφατων μηνυμάτων στην κορυφή και στα παλαιότερα μηνύματα στην κορυφή.

Συνομιλία: Αυτή η ρύθμιση ομαδοποιεί μηνύματα του ίδιου θέματος μαζί. Εάν έχετε ανταλλάξει μια σειρά μηνυμάτων με κάποιον σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο ή ιδέα, μπορείτε να επιλέξετε τη ρύθμιση Συζήτηση για να ακολουθήσετε το νήμα της συνομιλίας.
Από: Όπως ίσως υποθέσετε, αυτή η ρύθμιση οργανώνει τη συλλογή μηνυμάτων σας σύμφωνα με το πρόσωπο από το οποίο στάλθηκε το μήνυμα. Η επιλογή της ρύθμισης From είναι λίγο πιο γρήγορη από τη δημιουργία ενός φακέλου αναζήτησης, αλλά μερικές φορές ένα φάκελο αναζήτησης εξακολουθεί να είναι ο καλύτερος τρόπος για να παρακολουθείτε μηνύματα από ειδικά σημαντικά άτομα.

Προς: Τα περισσότερα μηνύματα που λαμβάνετε απευθύνονται σε εσάς, αλλά όχι πάντα. Μερικές φορές λαμβάνετε μηνύματα που απευθύνονται σε μια λίστα ατόμων, επομένως το όνομά σας δεν εμφανίζεται στη γραμμή Προς το μήνυμα. Αυτή η ρύθμιση διαχωρίζει τα μηνύματά σας ανάλογα με το αν το όνομά σας βρίσκεται στη γραμμή Προς κάθε μηνύματος.
Φάκελος: Όταν προβάλλετε μηνύματα σε ένα φάκελο αναζήτησης, τα μηνύματα που βλέπετε ενδέχεται να βρίσκονται σε διάφορους διαφορετικούς φακέλους. Εάν θέλετε να μάθετε ακριβώς ποιος φάκελος περιέχει κάθε μήνυμα, χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση Φάκελος. Όταν προβάλλετε τα Εισερχόμενά σας, η ρύθμιση Φάκελος δεν είναι διαθέσιμη. είναι μόνο για φακέλους αναζήτησης.
Μέγεθος: Όλοι γνωρίζουν ότι το μέγεθος δεν έχει σημασία. είναι το συναίσθημα που μετράει. Λοιπόν, εντάξει, όχι πάντα. Το μέγεθος είναι σημαντικό για ορισμένους διαχειριστές συστημάτων - και δεν είναι πάντα πάντα ένα προσωπικό πρόβλημα. Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν φωτογραφίες, μουσική και όλα τα είδη αρχείων βαρέων βαρών που μπορούν να φράξουν τους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας. Έτσι, όταν ο διαχειριστής του συστήματός σας σας ζητά να μειώσετε τα εισερχόμενά σας, χρησιμοποιήστε αυτή τη λειτουργία: Προσδιορίστε και διαγράψτε τα μηνύματα που είναι τα πιο υπέρβαρα.
Θέμα: Αυτή η ρύθμιση είναι παρόμοια με τη ρύθμιση "Συνομιλία", εκτός από το ότι δεν ακολουθεί το νήμα μιας συνομιλίας, απλώς μοιράζει μηνύματα που έχουν το ίδιο θέμα.
Τύπος: Όχι κάθε στοιχείο που φτάνει στα Εισερχόμενά σας είναι ένα απλό μήνυμα. μπορείτε επίσης να λαμβάνετε προσκλήσεις συναντήσεων, αιτήσεις εργασίας και όλα τα είδη άλλων αντικειμένων. Όταν θέλετε να διαχωρίσετε τα μηνύματα από τα αιτήματα συσκέψεων, μεταβείτε στη ρύθμιση τύπου, ώστε τα πιο ενδιαφέροντα μηνύματα να φτάνουν στην κορυφή της λίστας.
Σημαία: Όταν επισημάνετε ένα μήνυμα, πιθανότατα σχεδιάζετε να επιστρέψετε σε αυτό. Αυτή η διάταξη τοποθετεί σημαδεμένα μηνύματα στο επάνω μέρος της λίστας και ανεπιθύμητα μηνύματα στο κάτω μέρος. Εάν χρησιμοποιείτε πολλά διαφορετικά χρώματα σημαίας, αυτή η διάταξη ταξινομείται ανάλογα με το χρώμα σημαίας επίσης.
Συνημμένο: Όταν πηγαίνετε στα Εισερχόμενά σας, ενδέχεται να μην ψάχνετε ένα μήνυμα, μπορείτε να ψάχνετε ένα συνημμένο. Η οργάνωση των μηνυμάτων σας με συνημμένο σας δίνει τη δυνατότητα να εξετάσετε πρώτα τους πιθανούς ύποπτους.
Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook για τη συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διάφορες διαφορετικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικές φορές θέλετε να ξέρετε ποιο μήνυμα ήρθε από ποια από αυτές τις διευθύνσεις, ή απλά να δείτε τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μία από αυτές τις διευθύνσεις. Εάν θέλετε να βλέπετε μόνο τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μια ενιαία διεύθυνση, επιλέξτε τη ρύθμιση Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο μείον (-) δίπλα στα ονόματα των λογαριασμών που δεν θέλετε να δείτε. Με αυτήν τη ρύθμιση, το Outlook εμφανίζει μόνο τα μηνύματα από τους λογαριασμούς που σας ενδιαφέρουν.
Σημασία: Τα πρώτα πράγματα πρώτα - ξέρετε το ρητό. Όταν χρειάζεται να δείτε πρώτα τα μηνύματα με μεγάλη σημασία, αυτή είναι η ρύθμιση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Κατηγορίες: Μπορείτε να αντιστοιχίσετε κατηγορίες σε οποιοδήποτε μήνυμα στέλνετε και μερικές φορές άλλα άτομα μπορούν να αντιστοιχίσουν κατηγορίες στα μηνύματα που σας στέλνουν. Για να δείτε ποιο μήνυμα εμπίπτει σε μια κατηγορία, χρησιμοποιήστε τη διάταξη των κατηγοριών.

Το κουμπί Arrange By εμφανίζει ότι το επάνω μέρος της λίστας μηνυμάτων σας μόνο όταν το παράθυρο ανάγνωσης έχει ρυθμιστεί να εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το παράθυρο ανάγνωσης επιλέγοντας Προβολή -> Παράθυρο ανάγνωσης -> Δεξιά. Εάν θέλετε να κανονίσετε τα μηνύματά σας όταν το παράθυρο ανάγνωσης είναι απενεργοποιημένο, επιλέξτε Προβολή -> Ταξινόμηση με, για να δείτε τη λίστα ρυθμίσεων και στη συνέχεια να επιλέξετε εκείνο που θέλετε.