Βίντεο: (Outlook) Κανόνες αυτόματης αρχειοθέτησης των εισερχόμενων email 2025
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Outlook θέτει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασίες και ραντεβού μεγαλύτερα των έξι μηνών στο φάκελο Αρχείο - ένας ειδικός φάκελος για αντικείμενα που το Outlook σκέφτεται. Οι κλήσεις του Outlook στέλνουν αυτά τα στοιχεία στο φάκελο Αρχείο αυτόματη αρχειοθέτηση. Ωστόσο, τα στοιχεία που αρχειοθετούνται στο Outlook δεν χάνονται για πάντα. Μπορείτε να τα επισκεφθείτε ανοίγοντας το φάκελο Αρχείο και τους υποφακέλους της στη λίστα φακέλων. Το Outlook δημιουργεί αυτόματα το φάκελο Αρχείο και τους υποφακέλους αυτόματα την πρώτη φορά που αρχειοθετείτε αντικείμενα.
Μπορείτε να αποφασίσετε πώς και πότε το Outlook αρχειοθετεί στοιχεία. Για να αρχειοθετήσετε στοιχεία, δημιουργείτε ένα προεπιλεγμένο σύνολο κανόνων αρχειοθέτησης που ισχύουν για όλους τους φακέλους και αν ένας φάκελος χρειάζεται ατομική προσοχή (δηλαδή δεν θέλετε να υπόκειται στους προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης), μπορείτε να ορίσετε ειδικούς κανόνες για αυτό ντοσιέ. Κάθε φάκελος μπορεί να έχει το δικό του σύνολο κανόνων αρχειοθέτησης ή να υπόκειται στους προεπιλεγμένους κανόνες.
Επιλέξτε Εργαλεία -> Επιλογές και, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές, επιλέξτε Εργαλεία -> Επιλογές> επιλέξτε την καρτέλα Άλλο. Κάντε κλικ στο κουμπί AutoArchive.- Δημιουργία κανόνων για ένα συγκεκριμένο φάκελο: Είτε κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Ιδιότητες ή εμφάνιση του φακέλου και επιλέξτε Αρχείο -> Φάκελος -> Ιδιότητες για Όνομα φακέλου. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες, επιλέξτε την καρτέλα Αυτόματη αρχειοθέτηση. (Επειδή καμία ημερομηνία δεν συνδέεται με στοιχεία στο φάκελο "Επαφές", δεν μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα ονόματα και διευθύνσεις.)
-
Πληκτρολογήστε έναν αριθμό για να ενημερώσετε το Outlook πόσο συχνά να αρχειοθετείτε αντικείμενα.
- Προτροπή πριν την εκτέλεση του αρχείου: Αν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος πριν αρχίσει η αρχειοθέτηση και μπορείτε να αρνηθείτε να αρχειοθετήσετε αν θέλετε επιλέγοντας No στο πλαίσιο μηνύματος.
- Διαγραφή εξαντλημένων στοιχείων (μόνο φάκελοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου): Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να διαγράψετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν λήξει η περίοδος.
- Αρχείο ή Διαγραφή παλαιών στοιχείων: Κατάργηση επιλογής αυτής της επιλογής, εάν δεν θέλετε να αρχειοθετήσετε αντικείμενα.
- Εμφάνιση φακέλου αρχείου στη λίστα φακέλων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διατηρήσετε το φάκελο Αρχείο στη λίστα φακέλων. Αυτός ο φάκελος περιέχει αρχειοθετημένα στοιχεία.
- Καθαρίστε τα στοιχεία παλαιότερα από: Επιλέξτε μια χρονική περίοδο αποκοπής μετά την οποία μπορείτε να αρχειοθετήσετε στοιχεία.
- Μετακίνηση παλαιών στοιχείων Προς: Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε ένα φάκελο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αρχείου σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.
- Διαγραφή μόνιμων αντικειμένων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διαγράψετε, όχι να αρχειοθετήσετε, παλιά αντικείμενα.
- Επιλέξτε ανάμεσα σε αυτές τις επιλογές για να καθορίσετε κανόνες αρχειοθέτησης για έναν συγκεκριμένο φάκελο: Μην αρχειοθετείτε αντικείμενα σε αυτόν τον φάκελο:
Επιλέξτε αυτή την επιλογή εάν τα στοιχεία του φακέλου δεν αξίζουν την αρχειοθέτηση.
- Στοιχεία αρχείου σε αυτόν τον φάκελο Χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να αναβάλλετε τους προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης για το φάκελο.
- Αρχειοθέστε τον φάκελο χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις: Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να δημιουργήσετε κανόνες αρχειοθέτησης για το φάκελο.
- Καθαρίστε τα στοιχεία παλαιότερα από: Επιλέξτε μια χρονική περίοδο αποκοπής, μετά την οποία μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία του φακέλου.
- Μετακίνηση παλαιών στοιχείων Προς: Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε ένα φάκελο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.
- Διαγραφή διαρκώς παλαιών στοιχείων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διαγράψετε, όχι να αρχειοθετήσετε, αντικείμενα σε αυτόν τον φάκελο.
- Περιοδικά compact
το αρχείο στο οποίο αποθηκεύετε τα δεδομένα του Outlook για να συρρικνωθεί το αρχείο και να αποκτήσετε περισσότερο χώρο στον σκληρό σας δίσκο. Για να συμπτύξετε το αρχείο δεδομένων του Outlook, ακολουθήστε τα εξής βήματα: 1. Επιλέξτε Αρχείο -> Διαχείριση αρχείων δεδομένων. 2. Επιλέξτε Προσωπικοί φάκελοι στο παράθυρο διαλόγου Αρχεία δεδομένων του Outlook.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις.
Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Προσωπικού φακέλου.
4. Επιλέξτε το κουμπί Compact Now.
Η συμπύκνωση ενός αρχείου του Outlook μπορεί να χρειαστεί χρόνο, εάν το αρχείο γεμίσει με δεδομένα.
