Προσθέτοντας ένα νέο όνομα στον φάκελο "Επαφές" του Outlook - dummies

Ο φάκελος "Επαφές" του Outlook είναι μόνο τόσο καλός όσο και λεπτομερής όπως οι πληροφορίες σχετικά με τις επαφές που βάζετε σε αυτό. Για να τοποθετήσετε κάποιον στη λίστα Επαφές, ανοίξτε το φάκελο Επαφές και ξεκινήστε κάνοντας ένα από τα παρακάτω:

• Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.
• Πατήστε Ctrl + N (στο παράθυρο του φακέλου επαφών) ή Ctrl + Shift + C.
• Επιλέξτε Αρχείο -> Νέο -> Επικοινωνία.

Βλέπετε τη φόρμα επικοινωνίας. Σε αυτή τη φόρμα, μπορείτε να βρείτε μέρη για να εισάγετε σχεδόν όλα όσα θα πρέπει να γνωρίζετε για ένα άτομο (εκτός από την αγάπη και τη μυστική του ζωή). Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε, διατηρώντας κατά νου αυτούς τους κανόνες του δρόμου:

• Ονομα ονόματα, διευθύνσεις και ούτω καθεξής: Παρόλο που ενδέχεται να μπείτε στον πειρασμό να εισαγάγετε απλώς διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, ονόματα και ούτω καθεξής στα πλαίσια κειμένου, μην το κάνετε! Κάντε κλικ στο κουμπί Πλήρες όνομα στην καρτέλα Γενικά, για παράδειγμα, για να εισαγάγετε ένα όνομα. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιχείρηση ή Αρχική σελίδα για να εισαγάγετε μια διεύθυνση στο παράθυρο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης. Κάνοντας κλικ στα κουμπιά και εισάγοντας δεδομένα στα παράθυρα διαλόγου, επιτρέπετε στο Outlook να διαχωρίσει τα συστατικά μέρη των ονομάτων, των διευθύνσεων και των αριθμών τηλεφώνου. Ως εκ τούτου, το Outlook μπορεί να χρησιμοποιεί ονόματα και διευθύνσεις ως πηγή μαζικών αποστολών και μαζικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Όταν εισάγετε πληροφορίες σχετικά με μια εταιρεία, όχι ένα άτομο, αφήστε το πεδίο Ολόκληρο το όνομα κενό και εισάγετε το όνομα της εταιρείας στο πεδίο Εταιρεία.
• Πληροφορίες που σας ενδιαφέρουν: Αν η φόρμα δεν φαίνεται να έχει θέση για την εισαγωγή συγκεκριμένου είδους πληροφοριών, δοκιμάστε να κάνετε κλικ σε ένα τρίγωνο και να επιλέξετε μια νέα κατηγορία πληροφοριών από το αναδυόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί τρίγωνο δίπλα στο κουμπί "Επιχείρηση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αρχική", για παράδειγμα, αν θέλετε να εισαγάγετε μια διεύθυνση κατοικίας και όχι μια διεύθυνση επιχείρησης.

• Αρχείο ως: Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Αρχείο ως και επιλέξτε μια επιλογή για την αρχειοθέτηση της επαφής στο φάκελο "Επαφές". Το Outlook μπορεί να αρχειοθετήσει τις επαφές αλφαβητικά με επώνυμο, όνομα, όνομα εταιρείας ή συνδυασμούς των τριών. Επιλέξτε την επιλογή που περιγράφει καλύτερα τον τρόπο με τον οποίο αναμένετε να βρείτε την επαφή στο φάκελο "Επαφές".
• Διευθύνσεις αλληλογραφίας: Εάν διατηρείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις για μια επαφή, εμφανίστε τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλετε αλληλογραφία και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτό είναι το ταχυδρομείο. Με αυτόν τον τρόπο, σε μαζική αποστολή, λαμβάνετε επιστολές που αποστέλλονται στις σωστές διευθύνσεις.
• Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μπορείτε να εισαγάγετε τρεις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε επαφή. (Κάντε κλικ στο κουμπί τρίγωνο και επιλέξτε Email 2 ή Email 3 για να καταχωρίσετε μια δεύτερη ή τρίτη διεύθυνση.)
Στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ως, το Outlook σάς δείχνει ποια θα είναι η γραμμή Προς: γραμμάτων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια επαφή. Από προεπιλογή, η γραμμή Προς: εμφανίζει το όνομα της επαφής που ακολουθείται από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της σε παρενθέσεις. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε ό, τι θέλετε στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ως και αν εισάγετε κάτι διαφορετικό μπορεί να σας βοηθήσει να διαχωρίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισάγετε κάτι διαφορετικό. Για παράδειγμα, εισαγάγετε Lydia - Προσωπικά , ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε πότε στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην προσωπική διεύθυνση της Lydia, σε αντίθεση με την επαγγελματική της διεύθυνση.
• Φωτογραφίες: Για να βάλετε μια ψηφιακή φωτογραφία σε μια φόρμα επικοινωνίας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επαφής φωτογραφίας και, στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη επαφής εικόνας, επιλέξτε μια φωτογραφία και κάντε κλικ στο OK.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει μερικές λέξεις στην καρτέλα Γενικά για να περιγράψετε πώς και πού συναντήσατε την επαφή. Όταν έρθει η ώρα να εξαλείψουμε τις επαφές στη λίστα φακέλων Επαφές, η ανάγνωση των περιγραφών μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιος παίρνει το ζιζάνιο και ποιος δεν το κάνει.

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο. Εάν βιάζεστε να καταχωρίσετε στοιχεία επικοινωνίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Νέο. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί ανοίγει μια κενή φόρμα ώστε να μπορείτε να καταγράψετε πληροφορίες σχετικά με άλλη επαφή.