10 πλήκτρων για χρήση τεχνολογίας για τη διαχείριση αρχείων μικρών επιχειρήσεων - ανδρείκελα

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων παντού έχουν υιοθετήσει τεχνολογία για να διαχειριστούν τα αρχεία τους, είτε πρόκειται για προγραμματισμό ραντεβού, για δημιουργία αλληλογραφίας,, επεξεργασία μισθοδοσίας, απογραφή παρακολούθησης ή περισσότερα. Ενώ οι επιχειρήσεις δεν έχουν πάει "χωρίς χαρτί", έχουν αναγνωρίσει τα πλεονεκτήματα της χρήσης της τεχνολογίας για να διατηρηθεί οργανωμένη. Εάν εξακολουθείτε να έχετε αλυσίδες για τη χρήση χαρτιού, ίσως είναι καιρός να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω δέκα πλήκτρα για να επαναλάβετε το χαρτί με ηλεκτρονικά αρχεία.

Χρησιμοποιήστε το Outlook για να παρακολουθείτε ραντεβού, εργασίες και έργα

Το ημερολόγιο χαρτιού που πηγαίνει παντού πηγαίνετε είναι χρήσιμο, αλλά προσπαθήσατε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ημερολόγιο σε ένα πρόγραμμα λογισμικού; Με ηλεκτρονικό ημερολόγιο, μπορείτε να εισάγετε μια συνάντηση μία φορά και να την επαναφέρετε καθημερινά, εβδομαδιαία, διμηνιαία ή μηνιαία και μπορείτε να ορίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις - εργασίες που δεν μπορείτε να κάνετε στο ημερολόγιο του χαρτιού σας. Εδώ είναι ένα άλλο μπόνους: Με λογισμικό όπως το Outlook, όλα τα μέλη του προσωπικού σας μπορούν να μοιράζονται ημερολόγια.

Σαρώστε τις επαγγελματικές κάρτες και μεταφέρετε τις πληροφορίες τους σε λίστες επαφών του Outlook

Έχετε κουραστεί να βάζετε το δρόμο σας μέσα από το Rolodex σας ή μια τεράστια στοίβα επαγγελματικών καρτών για να βρείτε έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Λοιπόν, μπορείτε να απομακρυνθείτε από οποιαδήποτε έκδοση αυτού του εφιάλτη που αντιμετωπίζετε. Πως? Εκτελέστε κάθε επαγγελματική κάρτα μέσω σαρωτή που περιλαμβάνει λογισμικό για τη μετατροπή των πληροφοριών στην κάρτα στη λίστα επαφών στο Outlook. Στη συνέχεια, μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες που αναζητάτε με μια λειτουργία Εύρεση.

Μετατρέψτε τα έγγραφα σε Adobe. αρχεία pdf

Το MS Word έχει μια επιλογή για την αποθήκευση αρχείων ως. pdfs. Η διαδικασία είναι ανώδυνη. Με ένα ανοιχτό έγγραφο του Word, επιλέξτε FileSave AsSave as type και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στην άκρα δεξιά. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα, επισημάνετε το PDF και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση (δίπλα στην επιλογή Ακύρωση στο κάτω μέρος της θυρίδας).

Ποιο είναι το μεγάλο θέμα για τα αρχεία pdf; Δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για το αν κάποιος έχει τη σωστή έκδοση λογισμικού για να διαβάσει το αρχείο σας. Οποιοσδήποτε υπολογιστής με πρόγραμμα ανάγνωσης Adobe μπορεί να ανοίξει οποιοδήποτε. pdf αρχείο.

Μπορείτε επίσης να σαρώσετε γράμματα, τιμολόγια, διαφημίσεις - οποιεσδήποτε έγγραφα που θα ταιριάζουν στο σαρωτή σας - και να τα αποθηκεύσετε ως pdf. Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει το σαρωτή στο. pdf πριν από τη σάρωση του εγγράφου.

Δημιουργία κύριων εγγράφων που χρησιμοποιούνται συχνά

Όταν χρησιμοποιείτε συχνά το ίδιο γράμμα αλλά με μικρές αλλαγές, φυλάξτε ένα κύριο αρχείο στον υπολογιστή σας.Στη συνέχεια, όταν χρειάζεστε το έγγραφο, ανοίξτε το κύριο έγγραφο, πραγματοποιήστε τις αλλαγές και εκτυπώστε το έγγραφο. Θυμηθείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο με διαφορετικό όνομα αρχείου έτσι ώστε να μην αλλάξει ο κύριος.

Χρησιμοποιήστε λογισμικό λογισμικού για τη δημιουργία τιμολογίων και παραγγελιών αγοράς

Δεν χρειάζεται πλέον να αναπαράγετε μέσω αρχειοθέτησης γεμάτοι τιμολόγια ή εντολές αγοράς. Χρησιμοποιήστε λογισμικό λογιστικής όπως το QuickBooks ή το Sage 50 για να δημιουργήσετε αυτά τα έγγραφα. Μπορεί να χρειαστεί να εκτυπώσετε και να στείλετε τα έγγραφα σε έναν πελάτη, αλλά το πραγματικό αρχείο θα παραμείνει - όχι σε αρχειοθήκες αρχειοθέτησης χώρου - αλλά στον υπολογιστή σας όπου η εύρεση τιμολογίου είναι θέμα πληκτρολόγησης μερικές πληκτρολογήσεις.

Αυτοματοποιήστε τις κάρτες χρόνου, τις χρεώσεις των έργων και την επεξεργασία μισθοδοσίας

Μπορείτε να αντικαταστήσετε τις κάρτες διάτρησης και επεξεργασίας με ηλεκτρονικό χρονισμό και επεξεργασία μισθοδοσίας. Σκεφτείτε το χρόνο που έχετε αποθηκεύσει και τα σφάλματα που αποφεύγονται. Ένας εργοδότης λέει ότι η εταιρεία του έκοψε την επεξεργασία μισθοδοσίας από 6 ώρες σε 45 λεπτά χρησιμοποιώντας λογισμικό καρτών χρόνου. Τώρα αυτό είναι ένα μεγάλο κατόρθωμα.

Και αν η αξιοπιστία είναι ένα ζήτημα για την επιχείρησή σας, μπορείτε να αγοράσετε ένα πρόγραμμα λογισμικού που απαιτεί από κάθε υπάλληλο να τοποθετήσει ένα δάχτυλο σε ένα σαρωτή κατά την έναρξη και λήξη των ωρών εργασίας! Αυτό το αποτύπωμα ακούγεται σαν ταινία sci-fi, έτσι δεν είναι;

Παρακολούθηση αποθέματος ηλεκτρονικά

Εάν η μικρή επιχείρησή σας περιλαμβάνει απογραφή, η χρήση της τεχνολογίας είναι ο μόνος τρόπος να πάτε. Το λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) επιτρέπει στην εταιρεία σας να διατηρεί ακριβή καταγραφή αποθέματος, να πληρώνει εντολές πιο γρήγορα, να παραδίδει άτακτες παραγγελίες και να χρεώνει με ακρίβεια, διότι τα πάντα παρακολουθούνται από υπολογιστή. Μπορείτε να διαχειριστείτε όλες αυτές τις διαδικασίες χρησιμοποιώντας ετικέτες και αριθμούς στην οθόνη του υπολογιστή σας.

Καταγράψτε τις αγορές και τα στοιχεία του προϊόντος σχετικά με τα στοιχεία ενεργητικού σε υπολογιστικό φύλλο ή βάση δεδομένων

Όταν αγοράζετε εξοπλισμό ή άλλα στοιχεία ενεργητικού, καταγράψτε τα στοιχεία αγοράς και προϊόντος σε υπολογιστικό φύλλο ή βάση δεδομένων. Με όλες τις πληροφορίες που έχετε στα χέρια σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον πωλητή με τυχόν προβλήματα ή να συμφωνήσετε γρήγορα τα περιουσιακά σας στοιχεία για μια οικονομική κατάσταση ή να απαντήσετε σε μια αίτηση για πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία από την τράπεζα.

Κάντε τον φόρο χρόνο ένα κομμάτι κέικ

Όταν όλα ή τα περισσότερα αρχεία σας είναι στον υπολογιστή, η προετοιμασία των φόρων είναι πολύ πιο εύκολη και ακριβέστερη από τη μεταφορά δεδομένων από ένα έντυπο έγγραφα στον υπολογιστή.

Με όλα τα τιμολόγιά σας ή τις παραγγελίες αγοράς σας σε ένα λογιστικό πρόγραμμα λογισμικού, τρέχετε μόνο μια αναφορά και -voila! -Το λογισμικό σας δίνει το σύνολο των τιμολογίων ή των εντολών αγοράς για το έτος. Το ίδιο ισχύει για μισθοδοσία, απογραφή και περιουσιακά στοιχεία. Μπορείτε να ανακτήσετε οτιδήποτε αποθηκεύεστε συστηματικά στον υπολογιστή όταν το χρειάζεστε.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων

Ένα επιπλέον πλεονέκτημα της χρήσης της τεχνολογίας για τη διαχείριση των αρχείων μικρών επιχειρήσεων είναι ότι μπορείτε να τα δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας - για παράδειγμα, αποθηκεύστε τα σε έναν υπολογιστή σε άλλη τοποθεσία ή σε μια μονάδα flash.

Γιατί είναι τόσο σημαντικό; Το πιο πολύτιμο στοιχείο του υπολογιστή είναι τα δεδομένα που κατέχει. Διατηρήστε ένα επιπλέον αντίγραφο αυτών των δεδομένων, ώστε να μην αντιμετωπίζετε ποτέ την απογοήτευση των χαμένων αρχείων.Έχετε σπάνια προειδοποίηση ότι ο διαρρήκτης πρόκειται να κλέψει τον υπολογιστή σας, μια πυρκαγιά πρόκειται να το λιώσει, ή πρόκειται απλώς να πεθάνει.