Χρησιμοποιώντας πρότυπα ομάδας εργασίας σε όλα τα δίκτυα σας - ανδρείκελα

Παρόλο που μια περιστασιακή θυσία στους Θεούς της Υπηρεσίας μπορεί να κάνει τη ζωή σας στο δίκτυο λίγο πιο εύκολη, ένα πρότυπο δεν είναι τόπος λατρείας. Αντίθετα, ένα πρότυπο είναι ένας ειδικός τύπος αρχείου εγγράφου που περιέχει πληροφορίες μορφοποίησης, κείμενο λέξεων-κλειδιών και άλλες προσαρμοσμένες ρυθμίσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως βάση για νέα έγγραφα.

Τρία προγράμματα του Office - Word, Excel και PowerPoint - σας επιτρέπουν να καθορίσετε ένα πρότυπο κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο. Όταν δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο σε Word, Excel ή PowerPoint επιλέγοντας Αρχείο → Νέο, θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να επιλέξετε ένα πρότυπο για το νέο έγγραφο.

Το Office έρχεται με ένα σύνολο προτύπων για τους πιο συνηθισμένους τύπους εγγράφων. Αυτά τα πρότυπα ομαδοποιούνται κάτω από τις διάφορες καρτέλες που εμφανίζονται στην κορυφή του πλαισίου διαλόγου Νέο.

Εκτός από τα πρότυπα που συνοδεύουν το Office, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας πρότυπα σε Word, Excel και PowerPoint. Η δημιουργία των δικών σας προτύπων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν θέλετε να δημιουργήσετε συνεπή ματιά στα έγγραφα που προετοιμάζονται από τους χρήστες του δικτύου σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο Letter που περιλαμβάνει το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας ή ένα πρότυπο πρότασης που περιλαμβάνει ένα λογότυπο της εταιρείας.

Το Office σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε πρότυπα σε δύο τοποθεσίες. Όταν τα βάζετε εξαρτάται από το τι θέλετε να κάνετε μαζί τους:

• Το φάκελο "Πρότυπα χρήστη" στην τοπική μονάδα δίσκου κάθε χρήστη: Εάν ένας συγκεκριμένος χρήστης χρειάζεται ένα εξειδικευμένο πρότυπο, το βάλτε εδώ.
• Το φάκελο "Πρότυπα ομάδας εργασίας" σε μια κοινόχρηστη μονάδα δικτύου: Αν έχετε πρότυπα που θέλετε να θέσετε στη διάθεση όλων των χρηστών του δικτύου στο διακομιστή δικτύου, τα βάλτε εδώ. Αυτή η ρύθμιση εξακολουθεί να επιτρέπει σε κάθε χρήστη να δημιουργεί πρότυπα που δεν είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες του δικτύου.

Για να ορίσετε τη θέση των φακέλων πρότυπων χρήστη και προτύπων ομάδας εργασίας, ακολουθήστε τα εξής βήματα στο Microsoft Word:

Κάντε κλικ στο κουμπί Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές του Word. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους.Εμφανίζονται οι επιλογές Σύνθετες ρυθμίσεις.
2. Πραγματοποιήστε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Γενικά και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Τοποθεσίες αρχείων. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αρχείο τοποθεσιών.
3. Ρύθμιση των θέσεων αρχείων.

   

   Κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο Πρότυπα ομάδας εργασίας. Αυτό το βήμα ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να περιηγηθείτε στη θέση των αρχείων προτύπων.
4. Περιηγηθείτε στα αρχεία προτύπων και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. Επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου Αρχείο τοποθεσιών.
5. Γλείψτε το OK για να απορρίψετε το παράθυρο διαλόγου Αρχείο τοποθεσιών. Επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word.
6. Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK. Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word απορρίπτεται.
7. Παρόλο που οι ρυθμίσεις προτύπων χρήστη και προτύπων ομάδας εργασίας επηρεάζουν το Word, το Excel και το PowerPoint, μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις μόνο από το Word. Τα παράθυρα διαλόγου "Επιλογές" (Options) στο Excel και στο PowerPoint δεν εμφανίζουν τις επιλογές προτύπων χρηστών ή προτύπων ομάδας εργασίας (Workgroup Templates).

Όταν εγκαθιστάτε το Office, τα πρότυπα πρότυπα που συνοδεύουν το Office αντιγράφονται σε ένα φάκελο στην τοπική μονάδα δίσκου του υπολογιστή και η επιλογή User Templates έχει οριστεί σε αυτόν το φάκελο. Η επιλογή Πρότυπα ομάδας εργασίας παραμένει κενή. Μπορείτε να ορίσετε το φάκελο Πρότυπα ομάδας εργασίας σε κοινόχρηστο φάκελο δικτύου κάνοντας κλικ στο Πρότυπα δικτύου (Network Templates), κάνοντας κλικ στο κουμπί Τροποποίηση (Modify) και καθορίζοντας ένα κοινόχρηστο φάκελο δικτύου που περιέχει τα πρότυπα ομάδας εργασίας.