Ενοποιημένες επικοινωνίες για Dummies Εξατομίκευση - ανδρείκελα

Οι ενοποιημένες επικοινωνίες μπορούν να συνδέσουν όλα τα μηνύματα και τις επαφές σας σε μία μόνο παρουσία. Μπορείτε να δείτε, να ακούσετε και να επικοινωνήσετε με συναδέλφους και πελάτες μέσω οποιουδήποτε κοινού καναλιού και να το δρομολογήσετε σε μια τυπική διεπαφή.

Τα πλεονεκτήματα της ενοποιημένης αλληλογραφίας

Η ενοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων παρέχει πολλά οφέλη στους χρήστες να διαχειρίζονται τις επιχειρήσεις τους με προσβάσιμα, διασυνδεδεμένα συστήματα ηλεκτρονικής επικοινωνίας, όπως e-mail, φωνή, υπηρεσίες messenger.

Ένα ενιαίο φάκελο εισερχομένων. Τα ενοποιημένα μηνύματα μπορούν να παρέχουν όλα τα είδη μηνυμάτων και επικοινωνίας σε ένα μόνο φάκελο εισερχομένων. Το ενιαίο φάκελο εισερχομένων είναι ευκολότερο για τους διαχειριστές να διατηρεί και παρέχει ευελιξία στους χρήστες να διαχειρίζονται και να αλληλεπιδρούν με όλες τις επικοινωνίες τους.
Αποτελεσματική επικοινωνία. Οι χρήστες μπορούν να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά έχοντας πρόσβαση σε όλες τις επικοινωνίες ταυτόχρονα και είναι ελεύθεροι να μοιράζονται, να προωθούν ή να τις διαχειρίζονται με τον τρόπο που είναι πιο βολικό ή αποτελεσματικό για τη δεδομένη επικοινωνία.
Εξοικονόμηση κόστους. Η συγχώνευση βελτιστοποιεί τη διαχείριση των επικοινωνιών και ενοποιεί την υποδομή σε λιγότερους φυσικούς διακομιστές, εξοικονομώντας χρήματα για την επιχείρηση.
Πρόσβαση από οπουδήποτε. Τα ενοποιημένα μηνύματα παρέχουν εναλλακτικές μεθόδους πρόσβασης στις επικοινωνίες. Με τη συγχώνευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φωνής και άλλων επικοινωνιών, οι χρήστες μπορούν να λαμβάνουν φωνητικά μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να έχουν υπαγόρευση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω τηλεφώνου ή να έχουν πρόσβαση στις επικοινωνίες μέσω του Ιστού.

Αυτοματοποιημένος συνεργάτης.

Ο αυτοματοποιημένος υπάλληλος είναι σαν εικονικός ρεσεψιονίστ ή χειριστής. Ο αυτοματοποιημένος υπάλληλος μπορεί να δουλεύει είτε με είσοδο μενού τόνου αφής είτε με αναγνώριση φωνητικής απόκρισης και μπορεί να κάνει πιο απλό και πιο διαισθητικό για τους καλούντες να φτάσουν στο τμήμα ή το άτομο που αναζητούν.

Λήψη φωνητικών μηνυμάτων. Αντί να αποθηκεύονται σε ξεχωριστό τηλεφωνικό διακομιστή ή σύστημα, τα μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται σε κοινό φάκελο εισερχομένων μαζί με e-mail και άλλες επικοινωνίες. Τα φωνητικά μηνύματα μπορούν να αναπαραχθούν απευθείας από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να συνδεθούν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως αρχείο ήχου.
Η λήψη του τηλεφωνητή στα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επεκτείνει επίσης τις επιλογές πρόσβασης στο φωνητικό ταχυδρομείο. μπορεί να ανακτηθεί από ένα τηλέφωνο, από τον υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω πρόσβασης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Web ή ακόμα και μέσω ηλεκτρονικής πρόσβασης σε κινητό τηλέφωνο. Λήψη φαξ.

Εάν λαμβάνετε φαξ σε μια αυτόνομη συσκευή φαξ που εκτοξεύει τα πραγματικά αντίγραφα σε χαρτί του μηνύματος, αυτό δεν θα σας βοηθήσει πολύ.Ωστόσο, αν βασίζεστε σε διακομιστή φαξ, τα φαξ μπορούν να επαναπροσανατολίζονται σε ένα ενοποιημένο φάκελο εισερχομένων μηνυμάτων.
Η παλιομοδίτικη αποστολή φαξ απαιτεί να βρίσκεστε φυσικά στο χώρο της μηχανής φαξ για να την λάβετε. τα ενοποιημένα φαξ μηνυμάτων μπορούν να προσπελαστούν οπουδήποτε, οποτεδήποτε, με όλους τους ίδιους τρόπους που αναφέρθηκαν προηγουμένως για την πρόσβαση στο φωνητικό ταχυδρομείο. Ειδοποίηση φωνητικού ταχυδρομείου.

Ο παραδοσιακός τηλεφωνητής βασίζεται συνήθως είτε σε ένα φως που αναβοσβήνει στο τηλεφωνικό ακουστικό είτε σε έναν τόνο τραύλισμα όταν το τηλέφωνο παραλαμβάνεται για να σας ειδοποιήσει ότι υπάρχει ένα εκκρεμές μήνυμα.
Με το ενοποιημένο μήνυμα, ο χρήστης λαμβάνει τον τηλεφωνητή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθιστώντας τον προσβάσιμο από οπουδήποτε στον κόσμο ανά πάσα στιγμή, ενώ ο πελάτης softphone έχει γενικά κάποια ειδοποίηση τηλεφωνητή για να ειδοποιεί το χρήστη ότι υπάρχει ένα νέο τηλεφωνητή. Άμεση πρόσβαση στο τηλεφωνητή.

Ορισμένα τηλεφωνικά συστήματα επιχειρήσεων έχουν ήδη αυτή τη δυνατότητα, αλλά εξακολουθούν να είναι ένα δροσερό χαρακτηριστικό. Με τη φωνή που συνδέεται με την ενοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων, μπορείτε να αφήσετε φωνητικό ταχυδρομείο για έναν συνάδελφο χωρίς να χτυπάει πραγματικά το τηλέφωνό τους.
Εάν θέλετε να αφήσετε μηνύματα για κάποιον χωρίς διακοπή αυτού του ατόμου ή απλά θέλετε να αφήσετε μια υπενθύμιση χωρίς να έχετε μια πραγματική συζήτηση, η δυνατότητα απευθείας σύνδεσης με το φωνητικό ταχυδρομείο μπορεί να σας βοηθήσει. Αναπαραγωγή διαδρομής στο τηλέφωνο.

Παρόλο που οι ενοποιημένες επικοινωνίες και η ενοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων μπορούν να σας δώσουν τη δυνατότητα να αναπαράγετε τα μηνύματά σας στον υπολογιστή σας είτε μέσω του προγράμματος-πελάτη ή μέσω της αναπαραγωγής ενός ενσωματωμένου ή συνδεδεμένου αρχείου ήχου από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να μην θέλετε πάντα να κάνετε Αυτό.
Εάν βρίσκεστε σε ένα κατάστημα καφέ ή κάθονται σε ένα αεροδρόμιο, μπορεί να θέλετε τα μηνύματά σας να είναι ιδιωτικά. Η ενοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε την αναπαραγωγή μηνυμάτων φωνητικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας, αλλά να τα μεταφέρετε ξανά στην επιφάνεια εργασίας ή στο κινητό σας τηλέφωνο. Εργαλεία προβολής ενοποιημένου μηνύματος

Με τις ενοποιημένες επικοινωνίες και τη σύγκλιση του τηλεφωνητή με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και με την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή, έχετε νέους τρόπους αλληλεπίδρασης με μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου. Πιθανότατα χρησιμοποιείτε κάποιο φως στο τηλέφωνο του γραφείου σας ή έναν τόνο κλήσης τραύλλων όταν ανασηκώσετε το ακουστικό για να σας ειδοποιήσει όταν περιμένει νέο μήνυμα τηλεφωνητή. Ανάλογα με την πλατφόρμα ενοποιημένων επικοινωνιών, αυτές οι ειδοποιήσεις ενδέχεται να επεκταθούν στην επιφάνεια εργασίας είτε με

πελάτη ενοποιημένων επικοινωνιών.

Η εφαρμογή λογισμικού ενοποιημένων επικοινωνιών για λογισμικό άμεσων μηνυμάτων ή άμεσων μηνυμάτων συνήθως έχει κάποιο είδος ειδοποίησης για να σας ειδοποιεί όταν είναι διαθέσιμο ένα νέο μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου.

Windows systray. Το λογισμικό ενοποιημένων επικοινωνιών μπορεί να δέσει στην επιφάνεια εργασίας των Windows και να παράσχει κάποιο είδος ένδειξης αναμονής μηνυμάτων στη συσκευή του λειτουργικού συστήματος Microsoft Windows.
Το Voicemail ενοποιημένου φωνητικού μηνύματος και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια βασική λειτουργία ενοποιημένων επικοινωνιών που έχετε για ένα τηλεφωνικό σύστημα. Η δυνατότητα να αφήσετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο είναι σίγουρα καλύτερη από το να έχετε το δαχτυλίδι του τηλεφώνου επ 'αόριστον χωρίς να έχετε πρόσβαση στον χρήστη. Ωστόσο, ο τηλεφωνητής έχει τα μειονεκτήματά του.

Γενικά, οι χρήστες λαμβάνουν μόνο το φωνητικό τους μήνυμα όταν χρησιμοποιούν το τηλέφωνο στο οποίο έμεινε ο τηλεφωνητής. Τα περισσότερα συστήματα φωνητικών μηνυμάτων παρέχουν επίσης κάποια μέθοδο απομακρυσμένης ανάκτησης μηνυμάτων καλώντας στο σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου, αλλά αυτά τα χαρακτηριστικά σπανίως χρησιμοποιούνται εκτός αν κάποιος πρόκειται να παραμείνει μακριά από το γραφείο για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Με τα ενοποιημένα μηνύματα, τα φωνητικά μηνύματα παραδίδονται στο ίδιο φάκελο εισερχομένων με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλες επικοινωνίες και μπορούν να ανακτηθούν χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι χρήστες συχνά διαθέτουν e-mail στα κινητά τηλέφωνά τους και πολλοί οργανισμοί έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Web, οπότε η δυνατότητα λήψης μηνυμάτων φωνητικού ταχυδρομείου στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σημαίνει ότι έχετε πρόσβαση στον τηλεφωνητή σας σχεδόν οποιαδήποτε στιγμή και οπουδήποτε.

Ορισμένα ενοποιημένα συστήματα επικοινωνιών συνδέουν τα μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου ως μορφή αρχείου MP3, WAV ή άλλου αρχείου ήχου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Άλλες πλατφόρμες ενοποιημένων επικοινωνιών, όπως η Microsoft Unified Communications, ενσωματώνουν το φωνητικό ταχυδρομείο στο ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην πραγματικότητα, όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Exchange με ενοποιημένα μηνύματα και το Microsoft Outlook, τα μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου διαθέτουν ενσωματωμένο πρόγραμμα αναπαραγωγής ήχου, ώστε να μπορούν να αναπαραχθούν απευθείας μέσα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χωρίς την ανάγκη για επιπλέον βοηθητικά προγράμματα ήχου.
Με το Voicemail του Microsoft Outlook και του Microsoft Exchange, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο
Play on Phone
για να σας καλέσει το σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου στο τηλέφωνό σας εάν θέλετε να ακούσετε τα μηνύματα του τηλεφωνητή με περισσότερη προστασία απορρήτου από εσάς με το να τα φωνάζετε πάνω από το ηχείο του υπολογιστή σας. Εάν βρίσκεστε σε καφετέρια ή σε άλλο κοινόχρηστο χώρο, αυτό μπορεί να είναι ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό. Ενοποιημένη κοινή χρήση μηνυμάτων Επειδή η ενοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων σάς δίνει τη δυνατότητα να λαμβάνετε τα ενσωματωμένα φωνητικά μηνύματα και τα φαξ σας σε ένα ενιαίο ενοποιημένο φάκελο εισερχομένων, μπορείτε επίσης να εργαστείτε με αυτούς τους τύπους μηνυμάτων με οποιονδήποτε τρόπο μπορείτε να εργαστείτε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με ενιαία μηνύματα και ένα ενιαίο φάκελο εισερχομένων, έχετε μεγαλύτερο έλεγχο και ευελιξία για την ανταλλαγή επικοινωνιών με άλλους. Μερικά παραδείγματα αυτής της ευελιξίας περιλαμβάνουν:

Ο τηλεφωνητής μπορεί να προωθηθεί σε άλλα άτομα ή ομάδες που μπορεί να είναι πιο κατάλληλη για την αντιμετώπιση ενός προβλήματος.

Ο τηλεφωνητής μπορεί να κλιμακωθεί στη διαχείριση για να επιλύσει προβλήματα.

Οι εντολές αγοράς με φαξ μπορούν να διαβιβαστούν στις αρμόδιες υπηρεσίες για χειρισμό.
Τα μηνύματα τηλεφωνητή και φαξ μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετηθούν για μελλοντική αναφορά.
Έλεγχος ενοποιημένης απομακρυσμένης κλήσης
Με τον έλεγχο εξ αποστάσεως κλήσης (RCC), μπορείτε να ενσωματώσετε την πλατφόρμα ενοποιημένων επικοινωνιών με το υπάρχον τηλεφωνικό σας σύστημα. Το RCC σάς δίνει τη δυνατότητα να αξιοποιήσετε μερικές από τις δυνατότητες των ενοποιημένων επικοινωνιών χωρίς να απαιτείται να μεταναστεύσετε σε τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται σε VoIP. Ουσιαστικά, ένα ολοκληρωμένο σύστημα RCC συνδέει την υπάρχουσα υποδομή PBX με το περιβάλλον ενοποιημένων επικοινωνιών:

Όταν οι χρήστες πραγματοποιούν ή λαμβάνουν κλήση χρησιμοποιώντας το γραφείο τους, η κατάσταση παρουσίας στις ενοποιημένες επικοινωνίες ενημερώνεται ώστε να αντικατοπτρίζει ότι βρίσκονται σε κλήση.

Η εφαρμογή softphone για ενοποιημένες επικοινωνίες μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων και για αλληλεπίδραση με το τηλέφωνο γραφείου.