Ταυτόχρονη Πρόσβαση στο Multi-User QuickBooks 2013 - dummies

Το QuickBooks 2013 επιτρέπει στους πολλαπλούς χρήστες σας να έχουν ταυτόχρονη ή σειριακή πρόσβαση, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, αν μια μικρή επιχείρηση έχει μόνο βοηθό διαχειριστή και ο ιδιοκτήτης έχει πρόσβαση σε αρχείο δεδομένων QuickBooks, ένα αντίγραφο του QuickBooks που εκτελείται σε ένα μόνο προσωπικό υπολογιστή μπορεί να είναι το μόνο που απαιτείται.

Ωστόσο, το QuickBooks επιτρέπει την ταυτόχρονη χρήση του αρχείου δεδομένων QuickBooks από πολλούς χρήστες. Ωστόσο, αφού έχετε ρυθμίσει τους πολλούς χρήστες, μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα QuickBooks σε άλλους προσωπικούς υπολογιστές και στη συνέχεια - εάν υποθέσετε ότι όλοι αυτοί οι προσωπικοί υπολογιστές συνδέονται σε ένα δίκτυο των Windows - χρησιμοποιήστε αυτά τα άλλα αντίγραφα των QuickBooks για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αποθηκευμένο αρχείο δεδομένων QuickBooks στον πρώτο ή κύριο υπολογιστή.

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks σε ένα περιβάλλον ταυτόχρονης χρήσης από πολλούς χρήστες, πρέπει επίσης να ενημερώσετε το QuickBooks ότι αυτή η ταυτόχρονη χρήση είναι εντάξει. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Μετάβαση σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών. Αν αργότερα θέλετε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία πολλαπλών χρηστών, επιλέγετε την εντολή Αρχείο → Μετάβαση σε λειτουργία Ενιαίου Χρήστη.

Το QuickBooks υποστηρίζει την ταυτόχρονη χρήση από πολλούς χρήστες μέσω μιας τεχνολογίας που ονομάζεται κλείδωμα εγγραφών, που κλειδώνει όλες τις εγγραφές με τις οποίες εργάζεστε, αλλά όχι ολόκληρο το αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Για παράδειγμα, αν θέλετε να συνεργαστείτε με την εταιρεία Α, και κάποιος άλλος χρήστης θέλει να συνεργαστεί με την εταιρεία Β, είναι εντάξει. Το QuickBooks το επιτρέπει.

Αυτό που δεν μπορείτε να κάνετε εσείς αλλά και ο άλλος χρήστης είναι ταυτόχρονα εργασία στην ίδια εταιρεία (εταιρεία Α ή Β). Αυτό σημαίνει ότι εργάζεστε με το ίδιο αρχείο πελατών.

Δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε το ίδιο αντίγραφο του QuickBooks σε πολλές μηχανές και να έχετε νομίμως ένα σύστημα QuickBooks πολλαπλών χρηστών. Πρέπει να αγοράσετε ένα αντίγραφο των QuickBooks για κάθε μηχάνημα στο οποίο είναι εγκατεστημένα τα QuickBooks.

Σημειώστε, ωστόσο, ότι η Intuit πωλεί μερικές εκδόσεις πολλαπλών χρηστών των QuickBooks όπου αγοράζετε πέντε άδειες σε ένα κιβώτιο QuickBooks. (Η έκδοση Enterprise του QuickBooks υποστηρίζει δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 30 ταυτόχρονους χρήστες, ενώ οι άλλες εκδόσεις του QuickBooks υποστηρίζουν δίκτυα πολλαπλών χρηστών με έως και 5 ταυτόχρονους χρήστες.)

Μια κοινή ρύθμιση στην οποία μπορεί να θέλετε να έχετε αρκετούς χρήστες QuickBooks είναι για τους αντιπροσώπους πωλήσεων στην επιχείρησή σας που προετοιμάζουν τιμολόγια ή προετοιμάζουν προσφορές για πελάτες. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να έχετε κάθε πωλητή εγκατεστημένο σε QuickBooks. Σημειώστε, ωστόσο, ότι αυτοί οι πωλητές θα πρέπει να έχουν μόνο τη δυνατότητα να δημιουργήσουν ένα τιμολόγιο ή ίσως να δημιουργήσουν και να εκτυπώσουν μια εκτίμηση τιμολογίου.