Ρύθμιση μιας λίστας πελατών σε QuickBooks - dummies

Στα QuickBooks, μια Λίστα Πελατών παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες των πελατών σας. Για παράδειγμα, η Λίστα Πελατών παρακολουθεί τις διευθύνσεις χρέωσης και τις διευθύνσεις αποστολής για τους πελάτες. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη Λίστα Πελατών:

1. Επιλέξτε την εντολή Λίστες -> Λίστα Πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πελάτη: Λίστα εργασιών.

Το κουμπί Πελάτης: Εργασία, εκτός από το να σας επιτρέπουν να δημιουργείτε νέους πελάτες, παρέχει ένα μενού εντολών για την επεξεργασία πληροφοριών πελατών, τη διαγραφή πελατών, την εκτύπωση μιας λίστας πελατών κ.ο.κ.

2. Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Πελάτης: Εργασία και επιλέξτε την εντολή Νέα.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέου Πελάτη.

3. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα Πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Απλά θέλετε κάποια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη μέσα στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

4. Αγνοήστε το Υπόλοιπο έναρξης και Από τα κιβώτια.

Δεν θέλετε να ορίσετε την ισορροπία ανοίγματος του πελάτη χρησιμοποιώντας τα κιβώτια ανοίγματος και από τα κιβώτια. Αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος για να ορίσετε το νέο υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών πελατών σας. Αν το κάνετε αυτό, ουσιαστικά ρυθμίζετε το χρεωστικό μέρος μιας εγγραφής χωρίς το αντίστοιχο μέρος της πίστωσης. Αργότερα, θα πρέπει να εισέλθετε και να εισαγάγετε τρελές, τρελλές καταχωρήσεις περιοδικών για να διορθώσετε την ελλιπή λογιστική σας.

5. Συμπληρώστε τα πλαίσια της καρτέλας "Διεύθυνση πληροφοριών".

Παρέχετε το όνομα της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας, χρέωσης και αποστολής, το όνομα της επαφής, τον αριθμό τηλεφώνου επαφής, τον αριθμό φαξ και ούτω καθεξής.

6. Παρέχετε λίγο επιπλέον πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει διάφορα άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο

Type για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη ως προσαρμοσμένο σε έναν συγκεκριμένο τύπο πελάτη

Πλαίσιο drop-down list < για να προσδιορίσετε τους προεπιλεγμένους όρους πληρωμής του πελάτη. •

Αναπτυσσόμενο πλαίσιο Rep για τον εντοπισμό των προεπιλεγμένων πωλήσεων. •

Προτιμώμενη μέθοδος αποστολής για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μέθοδο για τη μετάδοση των τιμολογίων και των πιστωτικών μηνυμάτων του πελάτη. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε έναν αριθμό μεταπώλησης, να ορίσετε ένα προεπιλεγμένο επίπεδο τιμών και ακόμη και να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής.

Εμφανίζεται ένα σύνολο κουτιών όπου μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο και τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής.

8. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες εργασιών για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.

Η καρτέλα Πληροφορίες εργασίας σας επιτρέπει να περιγράψετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Πληροφορίες εργασίας, αν όχι μόνο ορίζετε έναν πελάτη αλλά και ρυθμίζετε μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.