Καταγραφή των λογαριασμών σας με το QuickBooks 2003 - ανδρείκελα

Όταν εισέρχεται ένας λογαριασμός, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να το καταγράψετε. Μπορείτε να εγγράψετε λογαριασμούς μέσω του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών ή του μητρώου πληρωτέων λογαριασμών. Εάν σχεδιάζετε να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς με δαπάνη και στοιχείο, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Για να εγγράψετε ένα λογαριασμό μέσω του παραθύρου διαλόγου Εισαγωγή λογαριασμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές -> Εισάγετε λογαριασμούς.

Ή, εναλλακτικά, επιλέξτε Προμηθευτές από τη λίστα Πλοηγοί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή λογαριασμών. Αναμφίβολα παρατηρείτε ότι το πάνω μισό αυτού του παραθύρου μοιάζει πολύ με ένα check - αυτό συμβαίνει γιατί πολλές από τις πληροφορίες που βάζετε εδώ καταλήγουν στο check που γράφετε για να πληρώσετε το λογαριασμό σας. (Εάν δείτε τη λέξη Credit στην κορυφή της φόρμας αντί του Bill, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Bill στην επάνω αριστερή γωνία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την οθόνη για να εισάγετε πίστωση από τους προμηθευτές.)

2. Επιλέξτε το όνομα του πωλητή που πληρώνετε.

Αν θέλετε να πληρώσετε αυτό το λογαριασμό σε έναν πωλητή που βρίσκεται ήδη στη λίστα προμηθευτών, απλώς κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής προμηθευτή και επιλέξτε τον προμηθευτή. (Το QuickBooks στη συνέχεια συμπληρώνει αυτόματα το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών με όσες πληροφορίες μπορεί να θυμάται.) Αλλά εάν ο προμηθευτής αυτός είναι καινούργιος, το QuickBooks σας ζητάει να προσθέσετε ή να ρυθμίσετε μερικές πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή - τη διεύθυνση, το πιστωτικό όριο, και ούτω καθεξής. Παρέχετε αυτές τις πληροφορίες στο παράθυρο Νέος προμηθευτής.

Αν έχετε μία ή περισσότερες μη πληρωμένες εντολές αγοράς με τον πωλητή που επιλέγετε, το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να λάβετε κατά παραγγελία αγοράς. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι εάν το κάνετε ή στην επιλογή Όχι αν δεν το κάνετε. Αν επιλέξετε να λάβετε μια εντολή αγοράς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Open Purchase Orders. Περιγράφει απλά τις ανοιχτές εντολές αγοράς που έχετε καταγράψει. Όταν επιλέγετε μία ή περισσότερες εντολές αγοράς για να λάβετε, το QuickBooks συμπληρώνει τα στοιχεία και τα ποσά από αυτές τις παραγγελίες για εσάς, τα οποία μπορείτε να τροποποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Για να δημιουργήσετε μια παραγγελία αγοράς, η οποία είναι απλώς μια εγγραφή στοιχείων που παραγγέλνετε από προμηθευτές, επιλέξτε Προμηθευτές -> Δημιουργία παραγγελιών αγοράς. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, περιγράψτε την παραγγελία σας. Εκτυπώνετε και επεξεργάζεστε παραγγελίες αγοράς με τον ίδιο τρόπο που εκτυπώνετε τα τιμολόγια και τα πιστωτικά σημειώματα.

3. Επιλέξτε τους όρους πληρωμής που περιγράφουν πότε θα χρεωθεί ο λογαριασμός.

Στη γραμμή Όροι, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τους όρους πληρωμής (εάν οι πληροφορίες δεν υπάρχουν ήδη από τη στιγμή που ορίζετε τον προμηθευτή).

4. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε ένα σημείωμα για να περιγράψετε τον λογαριασμό.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια σημείωση στο πλαίσιο Memo. Η σημείωση που εισάγετε εμφανίζεται στο μητρώο A / P.

5. Μετακινήστε το δρομέα προς τα κάτω στη στήλη "Λογαριασμός" της καρτέλας "Έξοδα" και εισαγάγετε ένα όνομα λογαριασμού εξόδων.

Είναι πιθανό να εισαγάγετε το όνομα ενός λογαριασμού εξόδων που υπάρχει ήδη στο σχέδιο λογαριασμού. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς σας. Ίσως πρέπει να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα για να μπείτε στους λογαριασμούς εξόδων (ένας γρήγορος τρόπος να μετακινηθείτε προς τα κάτω η λίστα είναι να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα λογαριασμού - πηγαίνετε κατ 'ευθείαν στη λίστα). Κάντε κλικ στο λογαριασμό που αντιπροσωπεύει αυτό το λογαριασμό (πιθανότατα πρόκειται για αναλώσιμα ή κάτι παρόμοιο).

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία λογαριασμού εξόδων για αυτό το λογαριασμό, επιλέξτε από την κορυφή της λίστας. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο λογαριασμό. Συμπληρώστε τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο OK.

Τι εάν τα χρήματα που πληρώνετε εξαιτίας αυτού του λογαριασμού μπορούν να χωριστούν μεταξύ δύο, τριών ή τεσσάρων λογαριασμών εξόδων; Απλά κάντε κλικ κάτω από τον λογαριασμό που μόλις εισαγάγατε. Εμφανίζεται το κάτω βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό για να εισάγετε έναν άλλο λογαριασμό εξόδων και έναν άλλο, και έναν άλλο, αν θέλετε.

6. Μεταβείτε στη στήλη Ποσό, αν είναι απαραίτητο, και αλλάξτε τους αριθμούς.

Εάν διαιρείτε αυτό το λογαριασμό μεταξύ πολλών λογαριασμών, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί στη στήλη Ποσό προστίθενται στο σύνολο του λογαριασμού.

7. (Προαιρετικό) Εισάγετε λέξεις εξήγησης ή σοφίας στη στήλη "Σημείωση".

8. (Προαιρετικό) Εκχωρήστε το κόστος σε Πελάτη: Εργασία.

Αν σκοπεύετε να σας επιστραφούν τα έξοδα αυτά ή εάν θέλετε απλώς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας από τη δουλειά, εισάγετε τον πελάτη που πρόκειται να σας επιστρέψει. Καταχωρίστε ένα ποσό για κάθε λογαριασμό, εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το βέλος κάτω για να βρείτε πελάτες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτά.

9. (Προαιρετικό) Αντιστοιχίστε το έξοδο σε μια κλάση.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τις δαπάνες ανά κλάση κάνοντας καταχωρήσεις στη στήλη Κλάση. Παρατηρήστε το συνηθισμένο βέλος κάτω και κάντε κλικ για να δείτε μια λίστα με τα μαθήματα. (Δεν βλέπετε στήλη Κλάσης εκτός αν έχετε πει στο QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τάξεις.)

Εάν θέλετε να παρακολουθείτε τα έξοδα του QuickBook ανά κατηγορία, μπορείτε να το ρυθμίσετε. Για να ρυθμίσετε τα προγράμματα QuickBooks για την παρακολούθηση εξόδων, επιλέξτε Επεξεργασία -> Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Προτιμήσεις", κάντε κλικ στο εικονίδιο "Λογιστική", κάντε κλικ στην καρτέλα "Προτιμήσεις εταιρείας" και έπειτα επισημάνετε το πλαίσιο ελέγχου "Χρήση παρακολούθησης κλάσεων".

Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Recalculate για να εξαντλήσετε τα έξοδα.

10. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Είδη για να καταγράψετε τα διάφορα στοιχεία που αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία. Καταχωρίστε τα στοιχεία που αγοράσατε και τις τιμές που πληρώσατε για αυτά.

Εάν συνειδητοποιήσετε μετά τη μερική ολοκλήρωση του λογαριασμού ότι ο λογαριασμός πληρώνει πράγματι μια εντολή αγοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή PO, το οποίο εμφανίζεται στην καρτέλα Στοιχεία του παραθύρου Enter Bill.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα Πωλητής, κάντε κλικ στο όνομα του πωλητή που σας έστειλε το λογαριασμό. Στη λίστα των ανοικτών παραγγελιών, κάντε κλικ στη στήλη στα αριστερά για να τοποθετήσετε μια επιταγή δίπλα στην εντολή αγοράς (ή τις παραγγελίες) για την οποία πληρώνετε. Αρκετά εύκολο; Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε και το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα την καρτέλα "Αντικείμενα".

11. Μεταβείτε στη στήλη Στοιχείο και εισαγάγετε ένα όνομα για το στοιχείο.

Παρατηρήστε το κάτω βέλος σε αυτήν τη στήλη. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τη λίστα στοιχείων. Το στοιχείο για το οποίο πληρώνετε εμφανίζεται σε αυτήν τη λίστα; Αν ναι, κάντε κλικ σε αυτό το στοιχείο. Εάν όχι, επιλέξτε από την κορυφή της λίστας και συμπληρώστε το παράθυρο του νέου στοιχείου.

12. Συμπληρώστε τις υπόλοιπες σειρές στοιχείων στην καρτέλα Στοιχεία.

Μπορείτε να εισάγετε εδώ όλα τα στοιχεία που αγοράζετε. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Στοιχεία εμφανίζει με ακρίβεια τα στοιχεία που αγοράζετε, το κόστος τους και τις ποσότητες τους. Αν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανεκκίνηση για να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία.

13. Αποθηκεύστε το λογαριασμό.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την εγγραφή σας και, στη συνέχεια, εισάγετε έναν άλλο λογαριασμό. Ή κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε τον λογαριασμό σας, αλλά μην πληρώσετε άλλο λογαριασμό.