Καταγραφή Παραλαβής Πωλήσεων με QuickBooks Simple Start - dummies

Καταγράφετε μια απόδειξη πώλησης όταν ένας πελάτης σας πληρώνει πλήρως για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες στο σημείο πώλησης. Οι αποδείξεις πωλήσεων λειτουργούν παρόμοια με τις κανονικές τιμολογημένες πωλήσεις (για τις οποίες τιμολογείτε πρώτα έναν πελάτη και στη συνέχεια λαμβάνετε πληρωμή στο τιμολόγιο). Στην πραγματικότητα, η μεγάλη διαφορά μεταξύ των δύο τύπων πωλήσεων είναι ότι οι αποδείξεις πωλήσεων καταγράφονται με τρόπο που αλλάζει το ταμειακό σας υπόλοιπο και όχι το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών σας.

Τα παρακάτω βήματα δείχνουν πώς μπορείτε να καταγράψετε τα έσοδα από πωλήσεις για τα προϊόντα, τα οποία αποτελούν τον πιο περίπλοκο τύπο πώλησης μετρητών. Η καταγραφή των εσόδων από πωλήσεις για υπηρεσίες λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο. Απλά συμπληρώστε λιγότερα πεδία.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πωλήσεις Νέο υπερσύνδεσμο.

Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Έσοδα πωλήσεων και επιλέξτε Νέα.

Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων.

Το παράθυρο "Εισαγωγή εσόδων από πωλήσεις" ενδέχεται να μην φαίνεται ακριβώς όπως το δικό μου για μερικούς λόγους. Το QuickBooks Simple Start προσαρμόζει ελαφρώς τις φόρμες του για να ταιριάζει με τον συγκεκριμένο τύπο επιχείρησης.

Η προσαρμογή των εντύπων απόδειξης πώλησης λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο με την προσαρμογή τιμολογίων και πιστωτικών σημειωμάτων. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε ένα λογότυπο ή να κάνετε άλλες μικρές αλλαγές.

2. Προσδιορίστε τον πελάτη.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά της αναπτυσσόμενης λίστας Πελατών. Μετακινηθείτε στη Λίστα Πελατών μέχρι να δείτε το όνομα του πελάτη που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ σε αυτό. Σημειώστε ότι σε αντίθεση με τα τιμολόγια, το πεδίο Customer δεν απαιτείται για πωλήσεις μετρητών.

3. Ημερομηνία απόδειξης πώλησης.

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή MM / DD / YY. Μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε από τους κωδικούς επεξεργασίας ημερομηνίας.

4. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε έναν αριθμό πώλησης.

Το QuickBooks Simple Start προτείνει έναν αριθμό πώλησης μετρητών προσθέτοντας 1 στον τελευταίο αριθμό πώλησης μετρητών που χρησιμοποιήσατε. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον αριθμό ή καρτέλα στο πλαίσιο κειμένου "Πώληση" και αλλάξτε τον αριθμό σε ό, τι θέλετε.

5. Επιδιόρθωση του πωληθέντος Για να αντιμετωπίσετε, εάν είναι απαραίτητο.

Το QuickBooks Simple Start αρπάζει τη διεύθυνση χρέωσης από τη Λίστα Πελατών και χρησιμοποιεί τη διεύθυνση χρέωσης ως διεύθυνση Sold To. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση για την πώληση μετρητών, αντικαθιστώντας το κατάλληλο μέρος της συνήθους διεύθυνσης χρέωσης.

6. Καταγράψτε τον αριθμό ελέγχου.

Καταχωρίστε τον αριθμό ελέγχου του πελάτη στο πλαίσιο ελέγχου Αρ. Ελέγχου. Εάν ο πελάτης σας πληρώνει με κρύα σκληρά μετρητά, μπορείτε να αφήσετε το πλαίσιο ελέγχου Αρ. Κειμένου κενό.

7. Καθορίστε τον τρόπο πληρωμής.

Για να καθορίσετε τη μέθοδο πληρωμής, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Μέθοδος πληρωμής" και επιλέξτε κάτι από αυτό: μετρητά, επιταγή, VISA, MasterCard ή οτιδήποτε άλλο.Εάν δεν βλέπετε τη μέθοδο πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να προσθέσετε τη μέθοδο στη λίστα μεθόδων πληρωμής. Επιλέξτε Προσθήκη νέου για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέο τρόπο πληρωμής. Καταχωρίστε μια περιγραφή της μεθόδου πληρωμής στο πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο OK.

8. Περιγράψτε κάθε στοιχείο που πουλάτε.

Μετακινήστε το δρομέα στην πρώτη σειρά του πλαισίου Στοιχείο / Περιγραφή / Ποσότητα / Τιμή / Ποσό / Φορολογική λίστα. Όταν το κάνετε, το QuickBooks Simple Start μετατρέπει το πεδίο Στοιχείο σε αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο της πρώτης κενής γραμμής στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο. Όταν το κάνετε, το QuickBooks Simple Start συμπληρώνει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Τιμολόγησης με οποιαδήποτε περιγραφή πώλησης και τιμή πώλησης που καταχωρίσατε στη Λίστα στοιχείων. (Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες αν θέλετε, αλλά αυτό πιθανώς δεν είναι απαραίτητο.) Εισάγετε τον αριθμό των στοιχείων που πωλούνται στο πλαίσιο κειμένου Qty. (Το QuickBooks Simple Start υπολογίζει τότε το ποσό πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή.) Περιγράψτε κάθε ένα από τα άλλα είδη που πωλείτε συμπληρώνοντας τις επόμενες κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

Μπορείτε να τοποθετήσετε όσα στοιχεία θέλετε σε μια απόδειξη πώλησης όπως θέλετε. Εάν δεν έχετε αρκετό χώρο σε μία σελίδα, το QuickBooks Simple Start προσθέτει όσες σελίδες χρειάζεστε στην απόδειξη. Η συνολική απόδειξη πώλησης, βέβαια, πηγαίνει στην τελευταία σελίδα.

9. Περιγράψτε τυχόν ειδικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει η απόδειξη πώλησης.

Η QuickBooks Simple Start πιστεύει ότι κάτι που κολλάτε σε μια απόδειξη (ή τιμολόγιο, για αυτό το θέμα) είναι κάτι που πουλάτε. Αν πουλάτε μπλε, κίτρινα και κόκκινα πράγματα, πρέπει προφανώς να προσθέσετε καθένα από αυτά τα στοιχεία στη Λίστα στοιχείων. Αλλά αν προσθέσετε ένα υποσύνολο στην απόδειξή σας, το QuickBooks Simple Start πιστεύει ότι το υποσύνολο είναι απλώς ένα άλλο thingamajig και απαιτεί να εισάγετε ένα άλλο στοιχείο στη λίστα. Το ίδιο ισχύει για μια έκπτωση όγκου που θέλετε να επιμείνετε στην απόδειξη. Και αν προσθέσετε φόρο επί των πωλήσεων στην απόδειξή σας, καλά, μαντέψτε τι; Το QuickBooks Simple Start πιστεύει ότι ο φόρος επί των πωλήσεων είναι μόνο ένα άλλο στοιχείο που πρέπει να συμπεριληφθεί στη Λίστα στοιχείων.

Για να συμπεριλάβετε ένα από αυτά τα ειδικά στοιχεία έκπτωσης ή υποσύνολης, μετακινήστε το δρομέα στην επόμενη κενή γραμμή στο πλαίσιο Στοιχείο, κάντε κλικ στο βέλος στη δεξιά πλευρά του αναπτυσσόμενου αναπτυσσόμενου και στη συνέχεια επιλέξτε το ειδικό στοιχείο. Αφού συμπληρώσετε τα κουτάκια του κειμένου Περιγραφή και Τιμολόγησης από το QuickBooks Simple Start, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες. Εισαγάγετε κάθε ειδικό στοιχείο - υποσύνολα ή εκπτώσεις - που αναλύετε στην απόδειξη συμπληρώνοντας τις επόμενες κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

Εάν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου Φορολογητέο όταν προσθέσατε το στοιχείο στη Λίστα στοιχείων, η λέξη Φόρος εμφανίζεται στη στήλη Φόρος για να υποδείξει ότι το στοιχείο θα φορολογηθεί.

Αν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο έκπτωσης (έτσι ώστε όλα τα καταχωρημένα στοιχεία να είναι προεξοφλημένα), θα πρέπει να τοποθετήσετε ένα μερικό σύνολο στην απόδειξη αφού τα στοιχεία αποθέματος ή άλλα στοιχεία που θέλετε να εκπτωθούν. Στη συνέχεια, κολλήστε το στοιχείο έκπτωσης απευθείας μετά το υποσύνολο στοιχείου. Με αυτόν τον τρόπο, το QuickBooks Simple Start υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

10. Καθορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

Εάν έχετε ορίσει φορολογικά στοιχεία όταν δημιουργήσατε το αρχείο της εταιρείας σας κατά τη διάρκεια της συνέντευξης EasyStep, θυμηθείτε πως το QuickBooks Simple Start ρώτησε αν χρεώνετε φόρο επί των πωλήσεων; Το QuickBooks Simple Start συμπληρώνει τις προεπιλεγμένες φορολογικές πληροφορίες προσθέτοντας τα φορολογητέα στοιχεία (τα οποία υποδεικνύονται με τη λέξη Tax στη στήλη Tax) και πολλαπλασιάζοντας το ποσοστό που υποδείξατε όταν δημιουργήσατε το εταιρικό σας αρχείο. Εάν οι πληροφορίες είναι εντάξει, προχωρήστε στο Βήμα 13. Αν όχι, μετακινήστε το δρομέα στο Φορολογικό πλαίσιο που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου Μήνυμα Πελάτη, ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

11. (Πραγματικά προαιρετικό και πιθανώς περιττό για πωλήσεις μετρητών) Προσθέστε ένα σημείωμα στο πλαίσιο κειμένου Memo.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια περιγραφή σημείωσης με τις πληροφορίες πώλησης μετρητών. Αυτό το σημείωμα δεν είναι για τον πελάτη σας. Δεν εκτυπώνει καν στην απόδειξη μετρητών, αν αποφασίσετε να εκτυπώσετε ένα. Το σημείωμα είναι μόνο για τα μάτια σας. Οι περιγραφές των σημειώσεων σάς δίνουν έναν τρόπο αποθήκευσης πληροφοριών που σχετίζονται με μια πώληση με τις πληροφορίες απόδειξης πώλησης.

12. Αποφασίστε εάν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη.

Εάν δεν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Εκτυπώστε αργότερα είναι κενό - αν όχι, καταργήστε την επιλογή.

13. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε την απόδειξη πώλησης.

Το QuickBooks Simple Start αποθηκεύει την απόδειξη πώλησης που εμφανίζεται στην οθόνη.