QuickBooks 2013 Pro και Premier σε περιβάλλον πολλαπλών χρηστών

Τα QuickBooks Pro και Premier 2013 σάς επιτρέπουν να ρυθμίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Αυτό που είναι πραγματικά τακτοποιημένο είναι ότι μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks για να επιτρέψετε σε ορισμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης να κάνουν μόνο ορισμένα πράγματα.

Ο ιδιοκτήτης επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που να του επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστικός υπάλληλος, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που του επιτρέπει μόνο να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Επιλέξτε την εταιρία → Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης → Εντολή ρύθμισης χρηστών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών. Το παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι αναγνωρίζει τους χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και οι ρόλοι QuickBooks μπορούν να συμπληρωθούν όταν χρησιμοποιείτε το QuickBooks. Η λίστα Χρηστών, στην καρτέλα Λίστα χρηστών του πλαισίου διαλόγου, προσδιορίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος στο σύστημα.

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε ένα χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.
Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε τον κωδικό πρόσβασης.
Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο δημιουργείτε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη. Κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα - ίσως το όνομα του χρήστη - στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού προσδιορίσετε τον χρήστη, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου "Κωδικός πρόσβασης" όσο και στο πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης".

Προσδιορίστε τον (τους) ρόλο (-ους) του χρήστη.
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λιστών διαθέσιμων ρόλων για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τις υποχρεώσεις) που συμπληρώνει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους ρόλους που έχει ο χρήστης, κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Για να μετακινήσετε ένα ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε το ρόλο από το πλαίσιο λίστας Assigned Roles και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Remove (Κατάργηση).

Το πλαίσιο Περιγραφή στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Νέος χρήστης περιγράφει το ρόλο λεπτομερέστερα, συμπεριλαμβανομένου του τύπου του χρήστη QuickBooks στον οποίο συνήθως μπορεί να ανατεθεί ο επιλεγμένος ρόλος.

(Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως είναι απαραίτητο.
Μπορείτε να συντονίσετε καλύτερα τους ρόλους που έχετε, με τη βοήθεια του QuickBooks, να εκχωρήσετε. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα Ρόλοι στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, κάντε κλικ στο ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία ρόλου", επιλέξτε μια δραστηριότητα ή μια περιοχή λογιστικής από τη λίστα "Περιοχή και δραστηριότητες" και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Επίπεδο πρόσβασης περιοχής" για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ο χρήστης με τον επιλεγμένο ρόλο.

Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής None.Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης θα πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το Πλήκτρο επιλογής πλήκτρων. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το μερικό κουμπί και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των πλαισίων Δημιουργία, Τροποποίηση, Διαγραφή, Εκτύπωση και Εμφάνιση Υπόλοιπων. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

Μπορείτε να δείτε ποια πρόσβαση έχει αρχικά ο ρόλος επιλέγοντας μία από τις καταχωρήσεις στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες. Το QuickBooks χρησιμοποιεί τα κουμπιά και τα πλαίσια επιπέδου πρόσβασης περιοχής για να εμφανίσει τις τρέχουσες ρυθμίσεις για το ρόλο.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα των χρηστών σας.
Αφού ορίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το χρήστη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Προβολή δικαιωμάτων" (δεν εμφανίζεται), επιλέξτε το χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση" για να δείτε το παράθυρο "Προβολή δικαιωμάτων", το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τις τροποποιήσεις του ρόλου σας.
Εάν κάνετε αλλαγές στα δικαιώματα ενός ρόλου, πιθανώς θέλετε να ελέγξετε αυτές τις αλλαγές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το ρόλο και κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου διαλόγου "Προβολή δικαιωμάτων" που αναφέρει τους ρόλους που έχετε ρυθμίσει εσείς και το QuickBooks.

Επιλέξτε το ρόλο που θέλετε να ελέγξετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου View Permissions με μια λεπτομερή λίστα του τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει κάποιος με το ρόλο.

Αφού τελειώσετε με την αναθεώρηση των δικαιωμάτων χρήστη και ρόλου, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε όλα τα ανοιχτά παράθυρα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση ή Κλείσιμο για να κλείσετε όλα τα ανοικτά παράθυρα διαλόγου.
Από αυτό το σημείο, ο νέος χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει το QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του περιορίζονται σε αυτά που έχετε ορίσει.

Οι λογιστές συχνά θέλουν να δουν τα δικαιώματα που έχουν ορισμένοι χρήστες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν είστε ελεγχόμενοι από την CPA σας στο πλαίσιο ετήσιων κλεισίματος. (Μπορεί να ελέγξετε εάν η τράπεζα θέλει να ελέγξει τις οικονομικές καταστάσεις, για παράδειγμα). Το παράθυρο View Permissions του QuickBooks είναι ένας κηλιδωτός τρόπος για να δείτε αυτά τα δεδομένα online και εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών των αδειών, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση του παραθύρου.