Προτιμήσεις RapidsBooks και Graphs 2011 - ανδρείκελα

Η καρτέλα My Preferences των προτιμήσεων Reports & Graphs που ορίζονται στο QuickBooks 2011 παρέχει κουμπιά επιλογής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανανεώνετε τις αναφορές όταν αλλάζουν οι πληροφορίες σε αυτές. Η προεπιλεγμένη επιλογή ανανέωσης είναι Prompt Me to Refresh. Με αυτήν την επιλογή, όταν το QuickBooks ενημερώνει μια αναφορά, σας ζητάει μέσω ενός πλαισίου μηνυμάτων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κουμπί Ρύθμιση αυτόματης ανανέωσης ώστε το QuickBooks να ανανεώνει αυτόματα μια αναφορά κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα.

Δεν θέλετε να ανανεώνετε αυτόματα εάν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων και πολλές αναφορές, επειδή θα χρειαστεί πολύς χρόνος. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Μην ανανέωση αν δεν θέλετε ή δεν χρειάζεται να σας υπενθυμίσουμε την ανανέωση μιας αναφοράς.

Τα πλαίσια ελέγχου Μόνο γραφήματα σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο οι γραφικές παραστάσεις του QuickBooks αναφέρουν πληροφορίες. Το QuickBooks αντλεί διδιάστατα γραφήματα πολύ πιο γρήγορα, επομένως μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε δισδιάστατα γραφήματα. Είναι επίσης οπτικά πιο ακριβείς. Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση μοτίβων (Quick Patterns) δηλώνει στο QuickBooks αν πρέπει να σχεδιάσει ένα γράφημα που χρησιμοποιεί πρότυπα διασταύρωσης αντί για χρώματα για τα διάφορα κομμάτια ενός γραφήματος. Η χρήση μοτίβων είναι μια καλή ιδέα αν πρόκειται να εκτυπώσετε τα γραφήματα σας σε ασπρόμαυρο εκτυπωτή.

Το πλαίσιο ελέγχου επιλογής "Προτροπή μου να τροποποιήσω τις επιλογές αναφοράς" πριν από την έναρξη μιας αναφοράς, αν είναι επιλεγμένο, λέει στο QuickBooks να ανοίξει το παράθυρο "Τροποποίηση αναφοράς" κάθε φορά που δημιουργείτε μια αναφορά. Εάν δεν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Προτροπή για την τροποποίηση των επιλογών αναφοράς πριν από την έναρξη μιας αναφοράς", το QuickBooks δημιουργεί μια αναφορά χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες επιλογές αναφοράς.

Η καρτέλα "Προτιμήσεις εταιρείας" για το σύνολο προτιμήσεων "Αναφορές & γραφήματα" παρέχει αρκετές χρήσιμες επιλογές για τους προεπιλεγμένους κανόνες δημιουργίας αναφορών. Για παράδειγμα, τα κουμπιά επιλογής Σύνοψη βασικών αναφορών σας επιτρέπουν να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μέθοδο υπολογισμού που θα χρησιμοποιηθεί. Τα κουμπιά επιλογής Αναφορές ηλικίας σας επιτρέπουν να καθορίσετε τον τρόπο υπολογισμού της ηλικίας ενός τιμολογίου ή ενός λογαριασμού. Οι αναφορές - Εμφάνιση λογαριασμών Με τα κουμπιά επιλογής μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο εμφάνισης των πληροφοριών λογαριασμού στις αναφορές.

Δύο άλλες επιλογές Προτιμήσεων Εταιρείας είναι ιδιαίτερα αξιοσημείωτες. Το κουμπί Ταξινόμηση μετρητών εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να αναφέρετε εάν οι αλλαγές σε ένα συγκεκριμένο υπόλοιπο λογαριασμού θα πρέπει να εμφανίζονται κάτω από το λειτουργικό, επενδυτικό ή χρηματοδοτικό τμήμα της Κατάστασης Ταμειακών Ροών.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις μορφοποίησης αναφοράς, το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις πληροφορίες κεφαλίδας και υποσέλιδου αναφοράς. Η αναπτυσσόμενη λίστα Ευθυγράμμιση διάταξης σελίδας σάς επιτρέπει να καθορίσετε τον τρόπο ευθυγράμμισης των πληροφοριών στη σελίδα αναφοράς.

Η καρτέλα "Γραμματοσειρές & αριθμοί" του πλαισίου διαλόγου "Προτιμήσεις μορφοποίησης αναφοράς" σάς επιτρέπει να καθορίσετε τη γραμματοσειρά και τη μορφοποίηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα δυαδικά ψηφία των πληροφοριών αναφοράς. Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου "Μορφοποίηση γραμματοσειράς" που σας επιτρέπει να καθορίσετε τη γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς, το μέγεθος του σημείου και άλλα ειδικά εφέ.