Ο σκοπός της λογιστικής για την εργασία με το QuickBooks 2012 - τα ανδρεικέλα

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε για τη λογιστική προκειμένου να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη δουλειά σας στο QuickBooks 2012 είναι ότι παρέχει οικονομικές πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους. Κάθε λογιστική λειτουργία που περιγράφεται εδώ εκτελείται από κάθε μία από τις εκδόσεις των QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier και QuickBooks Enterprise.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι τα άτομα που συνεργάζονται ή αλληλεπιδρούν με μια επιχείρηση. Περιλαμβάνουν διαχειριστές, εργαζόμενους, επενδυτές, τράπεζες, πωλητές, κυβερνητικές αρχές και πρακτορεία που μπορούν να φορολογούν μια επιχείρηση. Οι ανάγκες πληροφόρησης αυτών των ενδιαφερομένων καθορίζουν τι πρέπει να κάνει ένα λογιστικό σύστημα.

Ανάγκες πληροφόρησης διαχειριστών, επενδυτών και επιχειρηματιών

Η πρώτη κατηγορία ενδιαφερομένων περιλαμβάνει τα στελέχη, τους επενδυτές και τους επιχειρηματίες της επιχείρησης. Αυτή η ομάδα χρειάζεται οικονομικές πληροφορίες για να καθορίσει εάν μια επιχείρηση κερδίζει χρήματα. Αυτή η ομάδα επιθυμεί επίσης κάθε πληροφορία που δίνει πληροφορίες για το αν μια επιχείρηση αναπτύσσεται ή αναθέτει συμβάσεις και πόσο υγιής ή άρρωστη είναι.

Προκειμένου να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντά του, η ομάδα αυτή χρειάζεται συχνά λεπτομερείς πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής ή επιχειρηματίας μπορεί να θέλει να γνωρίζει ποιοι πελάτες είναι ιδιαίτερα κερδοφόροι - ή μη κερδοφόροι. Ένας ενεργός επενδυτής μπορεί να θέλει να γνωρίζει ποιες γραμμές προϊόντων αναπτύσσονται ή αναθέτουν.

Μια σχετική δέσμη απαιτήσεων πληροφοριών αφορά την τήρηση αρχείων ενεργητικού και παθητικού. Ένα στοιχείο είναι κάτι που κατέχει η επιχείρηση, όπως μετρητά, αποθέματα ή εξοπλισμό. Μια υποχρέωση είναι κάποιο χρέος ή υποχρέωση που οφείλει η επιχείρηση, όπως τα τραπεζικά δάνεια και οι πληρωτέοι λογαριασμοί.

Προφανώς, κάποιος σε μια επιχείρηση - ίσως διευθυντής, λογιστής ή λογιστής - πρέπει να έχει πολύ λεπτομερή αρχεία για το ποσό των μετρητών που έχει η εταιρία στους τραπεζικούς λογαριασμούς του, τον κατάλογο που έχει στην αποθήκη του ή στην τα ράφια του και τον εξοπλισμό που κατέχει και χρησιμοποιεί η επιχείρηση στις δραστηριότητές της.

Κάποιος που εργάζεται σε μια επιχείρηση, διαχειρίζεται μια επιχείρηση ή επενδύει ενεργά σε μια επιχείρηση χρειάζεται καλές γενικές πληροφορίες σχετικά με τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησης και, σε πολλές περιπτώσεις, πολύ λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με σημαντικά περιουσιακά στοιχεία όπως μετρητά) και υποχρεώσεις (όπως τα τραπεζικά δάνεια).

Ανάγκες πληροφόρησης εξωτερικών πιστωτών

Μια δεύτερη κατηγορία ενδιαφερομένων μερών περιλαμβάνει εξωτερικές επιχειρήσεις που δανείζουν χρήματα σε επιχειρήσεις και πιστωτικούς οργανισμούς παροχής στοιχείων που παρέχουν πληροφορίες σε αυτούς τους δανειστές.Για παράδειγμα, οι τράπεζες θέλουν να μάθουν για τις οικονομικές υποθέσεις και την οικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης πριν δανείσουν χρήματα. Το λογιστικό σύστημα πρέπει να παράγει τις οικονομικές πληροφορίες που χρειάζεται μια τράπεζα για να εξετάσει μια αίτηση δανείου.

Τι πληροφορίες θέλουν οι δανειστές; Οι δανειστές θέλουν να γνωρίζουν ότι μια επιχείρηση είναι κερδοφόρα και απολαμβάνει θετική ταμειακή ροή. Τα κέρδη και οι θετικές ταμειακές ροές επιτρέπουν σε μια επιχείρηση να αποπληρώσει εύκολα το χρέος. Μια τράπεζα ή άλλος δανειστής θέλει επίσης να βλέπει περιουσιακά στοιχεία που θα μπορούσαν να ρευστοποιηθούν, σε χειρότερο σενάριο, για να πληρώσουν ένα δάνειο - και επίσης άλλα χρέη που μπορεί να αντιπροσωπεύουν απαίτηση για τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης.

Επίσης, οι πωλητές απαιτούν οικονομικές πληροφορίες από μια επιχείρηση. Ένας πωλητής συχνά δανείζει χρήματα σε μια επιχείρηση, επεκτείνοντας την εμπορική πίστωση. Αυτό που αξίζει να σημειωθεί είναι ότι οι πωλητές μερικές φορές χρειάζονται ειδική λογιστική.

Για παράδειγμα, μια από τις κατηγορίες των πωλητών που ασχολείται με μια εταιρεία όπως η Wiley Publishing, Inc. είναι οι συγγραφείς. Για να πληρώσει ο συγγραφέας τα δικαιώματα που δικαιούται, η Wiley πραγματοποιεί μια δίκαιη εργασία για να υπολογίσει τα δικαιώματα ανά μονάδα και στη συνέχεια αναφέρει και καταλογίζει αυτά τα ποσά στους δημιουργούς.

Άλλες επιχειρήσεις έχουν μερικές φορές παρόμοιες απαιτήσεις χρηματοοικονομικής πληροφόρησης για τους πωλητές. Οι δικαιοδόχοι (όπως ο άνδρας ή η γυναίκα που κατέχει και λειτουργεί το τοπικό McDonald's) πληρώνουν ένα τέλος δικαιόχρησης βάσει εσόδων. Οι έμποροι λιανικής πώλησης μπορούν να εκτελούν ειδικούς λογιστικούς ελέγχους και εκθέσεις προκειμένου να απολαμβάνουν εκπτώσεις και κίνητρα από τους κατασκευαστές των προϊόντων που πωλούν.

Πληροφοριακές ανάγκες κυβερνητικών οργανισμών

Προβλέψιμοι φορείς που απαιτούν χρηματοοικονομικές πληροφορίες από μια επιχείρηση είναι οι ομοσπονδιακές και κρατικές κυβερνητικές υπηρεσίες που είναι αρμόδιες για την επιχείρηση. Για παράδειγμα, κάθε επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες πρέπει να αναφέρει τα έσοδά της, τα έξοδα και τα κέρδη της, έτσι ώστε η επιχείρηση να μπορεί να υπολογίσει σωστά τον φόρο εισοδήματος λόγω της ομοσπονδιακής κυβέρνησης και στη συνέχεια να πληρώσει αυτόν τον φόρο.

Οι επιχειρήσεις με υπαλλήλους πρέπει επίσης να υποβάλλουν αναφορά στην ομοσπονδιακή και κρατική κυβέρνηση σχετικά με τους μισθούς που καταβάλλονται στους εν λόγω υπαλλήλους και να καταβάλλουν φόρους μισθωτών με βάση μετρήσεις όπως ο αριθμός των εργαζομένων, οι μισθοί που καταβάλλονται στους υπαλλήλους και τα επιδόματα ανεργίας που αξιώνουν οι εργαζόμενοι του παρελθόντος.

Η παροχή τέτοιου είδους οικονομικών πληροφοριών σε κυβερνητικούς οργανισμούς αποτελεί βασικό καθήκον του λογιστικού συστήματος μιας επιχείρησης.

Πληροφοριακές ανάγκες της δημιουργίας επιχειρηματικών μορφών

Εκτός από τη χρηματοοικονομική αναφορά που περιγράφεται στις προηγούμενες παραγράφους, τα λογιστικά συστήματα εκτελούν συνήθως ένα ακόμα βασικό καθήκον για τις επιχειρήσεις: την παραγωγή επιχειρηματικών εντύπων. Για παράδειγμα, ένα λογιστικό σύστημα σχεδόν πάντα παράγει τους ελέγχους που απαιτούνται για την πληρωμή των πωλητών.

Επιπλέον, ένα λογιστικό σύστημα προετοιμάζει τα τιμολόγια και τους ελέγχους μισθοδοσίας. Τα πιο εξελιγμένα λογιστικά συστήματα, όπως αυτά που χρησιμοποιούνται από μεγάλες επιχειρήσεις, προετοιμάζουν πολλές άλλες επιχειρηματικές φόρμες, όπως εντολές αγοράς, μηνιαίες δηλώσεις πελατών, πιστωτικές σημειώσεις προς πελάτες, εισπράξεις από πωλήσεις κ.ο.κ.