Πώς να καταγράψετε τους λογαριασμούς σας μέσω των Εισαγωγών λογαριασμών στα Windows QuickBooks 2017

Όταν εισέρχεται ένας λογαριασμός, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να το καταγράψετε στο QuickBooks 2017. Μπορείτε να εγγράψετε λογαριασμούς μέσω του παραθύρου Enter Bill ή του λογαριασμού Payments. Εάν σχεδιάζετε να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς με δαπάνη και στοιχείο, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Για να εγγράψετε ένα λογαριασμό μέσω του παραθύρου Enter Bills, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επιλέξτε Προμηθευτές → Εισαγωγή λογαριασμών. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή λογαριασμών στην περιοχή Προμηθευτές στην αρχική σελίδα. Μπορείτε αναμφίβολα να παρατηρήσετε ότι το πάνω μισό αυτού του παραθύρου μοιάζει πολύ με μια επιταγή και αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι πολλές από τις πληροφορίες που βάζετε εδώ καταλήγουν στον έλεγχο που γράφετε για να πληρώσετε το λογαριασμό σας. (Αν δείτε τη λέξη Πιστωτική κάρτα στην κορυφή της φόρμας αντί Bill, επιλέξτε το κουμπί επιλογής λογαριασμού στην επάνω αριστερή γωνία. υπομνήματα από τους πωλητές.)
Επιλέξτε το όνομα του πωλητή που πληρώνετε. Αν θέλετε να πληρώσετε αυτό το λογαριασμό σε έναν πωλητή που βρίσκεται ήδη στη λίστα προμηθευτών, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής προμηθευτή και επιλέξτε τον προμηθευτή. (Στη συνέχεια, το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών με όλες τις πληροφορίες που μπορεί να θυμάται.) Αν ο προμηθευτής αυτός είναι καινούργιος, το QuickBooks σας ζητάει να προσθέσετε ή να ρυθμίσετε μερικές πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή: τη διεύθυνση, το πιστωτικό όριο, σύντομα. Παρέχετε αυτές τις πληροφορίες στο παράθυρο Νέος προμηθευτής.

Εάν έχετε μία ή περισσότερες μη πληρωμένες εντολές αγοράς με τον πωλητή που επιλέγετε, το QuickBooks σας ρωτάει αν θέλετε να λάβετε έναντι εντολής αγοράς. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι εάν το κάνετε ή στην επιλογή Όχι αν δεν το κάνετε. Αν επιλέξετε να λάβετε μια εντολή αγοράς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Open Purchase Orders. Περιγράφει τις ανοικτές παραγγελίες αγοράς που έχετε καταγράψει.

Όταν επιλέγετε μία ή περισσότερες παραγγελίες αγοράς για να λάβετε, το QuickBooks συμπληρώνει για εσάς τα στοιχεία και τα ποσά από αυτές τις παραγγελίες, τα οποία μπορείτε να τροποποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Όταν ολοκληρώσετε το παράθυρο διαλόγου Open Purchase Orders, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο Enter Bills.

Για να δημιουργήσετε μια παραγγελία αγοράς, η οποία είναι μια εγγραφή στοιχείων που παραγγέλνετε από προμηθευτές, επιλέξτε Προμηθευτές → Δημιουργία παραγγελιών αγοράς. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, περιγράψτε την παραγγελία σας. Μπορείτε να εκτυπώσετε και να επεξεργαστείτε παραγγελίες αγοράς, παρεμπιπτόντως, με τον ίδιο τρόπο που εκτυπώνετε τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα.
Επιλέξτε τους όρους πληρωμής που περιγράφουν πότε θα χρεωθεί ο λογαριασμός. Στη γραμμή Όροι, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τους όρους πληρωμής (εάν οι πληροφορίες δεν είναι ήδη εκεί από τη στιγμή που ορίσατε τον προμηθευτή).
(Προαιρετικό) Καταχωρίστε τον αριθμό αναφοράς του πωλητή. Αν εισαγάγετε τον αριθμό αναφοράς του πωλητή για τον λογαριασμό - αυτό είναι πιθανώς μόνο ο αριθμός τιμολογίου ή ο αριθμός λογαριασμού σας - ο αριθμός αναφοράς εκτυπώνεται στο δελτίο που είναι μέρος του εκτυπωμένου ελέγχου.
(Προαιρετικό) Εισαγάγετε ένα σημείωμα για να περιγράψετε τον λογαριασμό. Μπορείτε να εισάγετε μια σημείωση στο πλαίσιο κειμένου Memo. Η σημείωση που εισάγετε εμφανίζεται στο μητρώο A / P.
Μετακινήστε το δρομέα προς τα κάτω στη στήλη "Λογαριασμός" της καρτέλας "Έξοδα" και εισάγετε ένα όνομα λογαριασμού εξόδων. Οι πιθανότητες είναι καλές που θέλετε να καταχωρίσετε το όνομα ενός λογαριασμού εξόδων που υπάρχει ήδη στο σχέδιο λογαριασμού. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς σας. Ίσως χρειαστεί να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα για να μπείτε στους λογαριασμούς εξόδων. (Ένας γρήγορος τρόπος να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα είναι να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα λογαριασμού · πηγαίνετε κατ 'ευθείαν στη λίστα.) Κάντε κλικ στον λογαριασμό που αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός. (Πιθανότατα πρόκειται για αναλώσιμα ή κάτι παρόμοιο.)

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία λογαριασμού εξόδων για αυτό το λογαριασμό, επιλέξτε Προσθήκη νέου από την κορυφή της λίστας. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο λογαριασμό. Συμπληρώστε τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο OK.

Τι εάν τα χρήματα που πληρώνετε εξαιτίας αυτού του λογαριασμού μπορούν να χωριστούν μεταξύ δύο, τριών ή τεσσάρων λογαριασμών εξόδων; Απλά κάντε κλικ κάτω από τον λογαριασμό που μόλις εισαγάγατε. Εμφανίζεται το κάτω βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό για να εισάγετε έναν άλλο λογαριασμό εξόδων και έναν άλλο, αν θέλετε.
Μεταβείτε στη στήλη Ποσό, αν είναι απαραίτητο, και αλλάξτε τους αριθμούς. Εάν διαχωρίζετε αυτό το λογαριασμό μεταξύ πολλών λογαριασμών, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί στη στήλη Ποσό προσθέτουν στο σύνολο του λογαριασμού.
(Προαιρετικό) Εισάγετε λέξεις εξήγησης ή σοφίας στη στήλη "Σημείωση".
(Προαιρετικό) Εκχωρήστε το κόστος σε Πελάτη: Εργασία. Αν σκοπεύετε να σας επιστραφούν τα έξοδα αυτά ή αν θέλετε απλώς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας από τη δουλειά, εισάγετε τον πελάτη που θα σας επιστρέψει. Καταχωρίστε ένα ποσό για κάθε λογαριασμό, εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το βέλος κάτω για να βρείτε πελάτες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτά.
(Προαιρετικό) Εκχωρήστε το κόστος σε μια κλάση. Επίσης, μπορείτε να παρακολουθείτε τις δαπάνες ανά κλάση κάνοντας καταχωρήσεις στη στήλη Κλάση. Παρατηρήστε το συνηθισμένο βέλος και κάντε κλικ για να δείτε μια λίστα με τα μαθήματα. (Δεν βλέπετε μια στήλη κλάσης, εκτός αν είπατε στα QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τάξεις.)

Αν θέλετε να παρακολουθείτε τα έξοδα του QuickBooks ανά τάξη, μπορείτε να το ρυθμίσετε. Για να ρυθμίσετε τα εργαλεία QuickBooks για την παρακολούθηση εξόδων, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Προτιμήσεις", κάντε κλικ στο εικονίδιο "Λογιστική", κάντε κλικ στην καρτέλα "Προτιμήσεις εταιρείας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης κλάσεων.

Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Recalculate για να εξαντλήσετε τα έξοδα.
Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Είδη για να καταγράψετε τα διάφορα στοιχεία που αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός. Κάντε κλικ στην καρτέλα Είδη. Καταχωρίστε τα στοιχεία που αγοράσατε και τις τιμές που πληρώσατε για αυτά.
Εάν αντιληφθείτε μετά τη μερική ολοκλήρωση του λογαριασμού ότι ο λογαριασμός πληρώνει πράγματι μια εντολή αγοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή PO, το οποίο εμφανίζεται στην κύρια κορδέλα του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα Πωλητής, επιλέξτε το όνομα του πωλητή που σας έστειλε το λογαριασμό. Στη λίστα των ανοικτών παραγγελιών, κάντε κλικ στη στήλη στα αριστερά για να τοποθετήσετε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στην εντολή αγοράς (ή τις παραγγελίες) για την οποία πληρώνετε. Αρκετά εύκολο; Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε. Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα την καρτέλα "Αντικείμενα".
Μεταβείτε στη στήλη Στοιχείο και εισάγετε ένα όνομα για το στοιχείο. Παρατηρήστε το κάτω βέλος σε αυτήν τη στήλη. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τη λίστα στοιχείων. Το στοιχείο για το οποίο πληρώνετε εμφανίζεται σε αυτήν τη λίστα; Αν ναι, κάντε κλικ σε αυτό το στοιχείο. Εάν όχι, επιλέξτε Προσθήκη νέου από την κορυφή της λίστας και συμπληρώστε το παράθυρο Νέου στοιχείου.
Συμπληρώστε τις υπόλοιπες σειρές στοιχείων στην καρτέλα Στοιχεία. Μπορείτε να εισάγετε όλα τα στοιχεία που αγοράζετε εδώ. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Στοιχεία εμφανίζει με ακρίβεια τα στοιχεία που αγοράζετε, το κόστος τους και τις ποσότητες τους. Αν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανεκκίνηση για να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία.
Αποθηκεύστε τον λογαριασμό. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την εγγραφή σας και, στη συνέχεια, εισάγετε έναν άλλο λογαριασμό. Ή κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε τον λογαριασμό σας, αλλά μην εισάγετε άλλο λογαριασμό.

Όπως συμβαίνει και με τα παράθυρα που σχετίζονται με τον πελάτη (όπως το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων), το QuickBooks εμφανίζει ιστορικές πληροφορίες για έναν προμηθευτή στη δεξιά πλευρική γραμμή. Μπορείτε να αλλάξετε μεταξύ του πωλητή και των συναλλαγών, να εκτελέσετε γρήγορες αναφορές και να συνδέσετε γρήγορα προηγούμενους ή εκκρεμείς λογαριασμούς, τιμολόγια και άλλες σημειώσεις για έναν πελάτη με τον οποίο συνεργάζεστε.