Εξάλειψη των διπλών επαφών στο ACT! 2007 - ανδρείκελα

Εύρεση ενοχλητικών αντιγράφων στην ACT! Η βάση δεδομένων του 2007 είναι δύσκολη αλλά όχι αδύνατη. Επειδή τα πολλαπλά αρχεία για το ίδιο άτομο ή εταιρεία είναι κοινά, ACT! σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε εύκολα για διπλότυπα αρχεία βάσει προκαθορισμένων κριτηρίων. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναζήτηση των διπλών εγγραφών και να τα διαγράψετε. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για την εύρεση αυτών των διπλών εγγραφών.

Για την εξάλειψη διπλών επαφών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Από κάθε ACT! στην οθόνη, επιλέξτε Εργαλεία -> Σάρωση για διπλότυπα.

Από προεπιλογή, ACT! αναζητά διπλότυπα αρχεία επαφών με βάση το όνομα της εταιρείας, το όνομα της επαφής και τον αριθμό τηλεφώνου. Εάν το περιεχόμενο αυτών των τριών πεδίων είναι πανομοιότυπο για δύο ή περισσότερες επαφές, ACT! τα βλέπει ως διπλότυπα. Τώρα μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο ACT! ελέγχει για διπλές εγγραφές επαφών στο παράθυρο διαλόγου Διπλότυπο έλεγχο.

2. Στην περιοχή Εύρεση διπλών επαφών, επιλέξτε τα τρία πεδία που θέλετε ACT! που θα χρησιμοποιηθεί για την αναζήτηση διπλών δεδομένων επαφών.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η λίστα επαφών ανοίγει, μαζί με ένα παράθυρο διαλόγου που σας ενημερώνει ότι βρέθηκαν διπλότυπα, ερωτώντας αν θα θέλατε να τα συνδυάσετε. Από τη λίστα αυτή, μπορείτε να διαγράψετε αρχεία, να διατηρήσετε αρχεία ή να συνδυάσετε διπλές εγγραφές.

4. Εάν θέλετε να συνδυάσετε διπλότυπα, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes) για να συνεχίσετε στη γραμμή εντολών.

Ανοίγει το παράθυρο Αντιγραφή / Μετακίνηση δεδομένων επαφών. Αυτό είναι το πρώτο από τα έξι παράθυρα που περνάτε κατά τη συγχώνευση διπλών επαφών. Η συγχώνευση διπλών είναι ένα αργό, εξαντλητικό έργο. πρέπει να συγχωνεύσετε τα διπλότυπα σας με βάση το ζεύγος ανά ζεύγος. Αφού οι επαφές συγχωνευθούν, δεν υπάρχει λειτουργία αδράνειας. Προχωρήστε με προσοχή!

Καθώς προχωράτε μέσα από τον οδηγό, εκτελείτε τις ακόλουθες έξι εργασίες:

• Επιλέξτε ένα σύνολο διπλότυπων.

• Αποφασίστε εάν θέλετε να αντιγράψετε τις πληροφορίες από την πρώτη εγγραφή επαφής στη δεύτερη εγγραφή επαφής - ή αντίστροφα.

• Επιλέξτε μια πηγή και μια επαφή. Ανάλογα με την επιλογή σας, μία από τις επαφές γίνεται η πηγή, και η άλλη είναι ο στόχος. Από προεπιλογή, η νέα, συγχωνευμένη επαφή περιέχει όλες τις πληροφορίες προορισμού. Αν θέλετε να διατηρήσετε οποιαδήποτε πληροφορία πεδίου προέλευσης, κάντε κλικ στο πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή.

• Επιλέξτε εάν θέλετε να μετακινήσετε επιπλέον πληροφορίες από την πηγή στο στόχο ή να διατηρήσετε τις πληροφορίες να παραμείνουν διπλές και στις δύο εγγραφές.

• Επιλέξτε τα πρόσθετα στοιχεία που θέλετε να συγχωνευθούν: σημειώσεις, ιστορίες, δραστηριότητες, ευκαιρίες, δευτερεύουσες επαφές και έγγραφα.Εάν η επαφή πηγής έχει τρεις σημειώσεις και ο στόχος έχει τέσσερις διαφορετικές σημειώσεις, η τελική επαφή καταλήγει σε επτά σημειώσεις.

• Υποδείξτε αν θέλετε να διατηρήσετε ή να διαγράψετε την εγγραφή πηγής. Για την εξυπηρέτησή σας, ACT! ανακεφαλαιώνει τις πληροφορίες για να διευκολύνει την απόφασή σας. Εάν αποφασίσετε να διαγράψετε την εγγραφή πηγής, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes) στην τρομακτική προειδοποίηση που επιβεβαιώνει ότι ενδέχεται να χάσετε πληροφορίες.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Τα δύο αντίγραφα σας συγχωνεύονται σε ένα.

Δεν μπορείτε να επαναφέρετε τις διαγραμμένες εγγραφές ή στοιχεία επικοινωνίας. Αν κατά λάθος διαγράψετε σημαντικές πληροφορίες, μεταβείτε αμέσως στο αρχείο αντιγράφων ασφαλείας και επαναφέρετε τις πληροφορίες σας.