Κατανόηση των επιπέδων πρόσβασης και των ρόλων στο Microsoft CRM - ανδρείκελα

Τα προνόμια που εκχωρείτε ρυθμίζουν τις λειτουργίες που μπορείτε να εκτελέσετε σε συγκεκριμένα Αρχεία ή αντικείμενα. Τα επίπεδα πρόσβασης σας καθορίζουν ποια Αρχεία αυτά τα δικαιώματα ισχύουν. Με άλλα λόγια, αν και τα προνόμιά σας ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη δυνατότητα διαγραφής εγγραφών λογαριασμού, το επίπεδο πρόσβασης σας καθορίζει ακριβώς ποια Αρχεία μπορείτε να διαγράψετε.

Το Microsoft CRM περιλαμβάνει τέσσερα ξεχωριστά επίπεδα πρόσβασης που παρουσιάζονται κατά σειρά αυξανόμενης εξουσίας.

Χρήστης (βασικό)

Η πρόσβαση χρήστη είναι η πιο περιοριστική από όλα τα επίπεδα πρόσβασης. Με τα δικαιώματα πρόσβασης χρήστη, ο χρήστης μπορεί να εκτελέσει ενέργειες σχετικά με τα εξής:

• Εγγραφές που κατέχει
• Αρχεία που ανήκουν σε άλλο χρήστη αλλά έχουν μοιραστεί μαζί του
• Τα αρχεία που ανήκουν ή μοιράζονται από μια ομάδα της οποίας είναι μέλος

Επιχειρησιακή Μονάδα (τοπική)

Η πρόσβαση σε επιχειρηματικές μονάδες είναι ένα βήμα πάνω από το βασικό επίπεδο χρήστη. Περιλαμβάνει όλα τα δικαιώματα πρόσβασης χρήστη, αλλά παρέχει επίσης πρόσβαση σε αρχεία που ανήκουν ή μοιράζονται με άλλους χρήστες που ανήκουν στην ίδια επιχειρησιακή μονάδα. Ο όρος τοπικός αντιστοιχεί πραγματικά σε μια ξεχωριστή Επιχειρησιακή Μονάδα της οποίας ο Χρήστης είναι μέλος.

Γονείς: Επιχειρηματικές μονάδες παιδιών (βαθιά)

Ένας χρήστης με γονέα: Τα δικαιώματα πρόσβασης παιδιών έχουν πρόσβαση στις επιχειρηματικές μονάδες και τη δυνατότητα πρόσβασης σε αντικείμενα ή αρχεία από οποιαδήποτε επιχειρησιακή μονάδα που εξαρτάται από τη μονάδα στην οποία έχει ανατεθεί. Αν σκέφτεστε ένα οργανόγραμμα για τα τμήματα της εταιρείας σας, μια προβολή

βαθιά σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε την Επιχειρησιακή Μονάδα σας και όλες τις άμεσα κάτω από αυτήν.

Οργανωτικά (παγκόσμια)

Οργανωτικά Τα δικαιώματα πρόσβασης είναι τα λιγότερο περιοριστικά για όλες τις κατηγορίες. Με την Οργανωτική Πρόσβαση μπορείτε να εκτελέσετε ενέργειες σε οποιαδήποτε εγγραφή στο σύστημα, ανεξάρτητα από την Επιχειρησιακή Μονάδα στην οποία ανήκετε και ανεξάρτητα από τα θέματα κοινής χρήσης.

Τα οργανωτικά δικαιώματα πρόσβασης πρέπει να προορίζονται για μια μικρή ομάδα διαχειριστών συστημάτων που έχουν τη γενική ευθύνη για την ακεραιότητα της βάσης δεδομένων. Τουλάχιστον δύο άτομα στην εταιρεία σας θα πρέπει να έχουν αυτά τα δικαιώματα (ένα για σκοπούς δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας), αλλά πιθανώς όχι πολύ περισσότερα από αυτά.

Δεν πρέπει να είναι ένα προκαταρκτικό συμπέρασμα ότι ο διευθύνων σύμβουλος ή ο διευθυντής της πληροφορικής θα πρέπει να έχει πλήρη οργανωτική πρόσβαση.Με το προνόμιο έρχεται επίσης η ευθύνη και η πιθανότητα ακούσιας βλάβης από τον πολεμιστή του Σαββατοκύριακου ή από εκείνους που θεωρούν τους εαυτούς τους ως τεχνολόγους. Οι απαιτήσεις εργασίας των ατόμων και οι γνώσεις τους για το σύστημα σχετίζονται άμεσα με το να αποκτήσουν αυτό το επίπεδο πρόσβασης.

Καθορισμός ρόλων

Η έννοια των ρόλων συνδυάζει προνόμια και δικαιώματα πρόσβασης. Το Microsoft CRM έρχεται με οκτώ προκαθορισμένους ρόλους που είναι τυπικοί για έναν οργανισμό μεσαίου μεγέθους. Η χρήση αυτών των προκαθορισμένων ρόλων εξοικονομεί πολύ χρόνο που διαφορετικά θα δαπανηθεί για τη δημιουργία συγκεκριμένων δικαιωμάτων πρόσβασης για κάθε χρήστη. Οι εν λόγω ρόλοι είναι οι ακόλουθοι:

CEO-business manager

• VP πωλήσεων
• Διαχειριστής πωλήσεων
• Sales rep
• CSR manager
• CSR
• > Καθένας από αυτούς τους οκτώ ρόλους διαθέτει ένα πλήρες σύνολο προκαθορισμένων προνομίων και δικαιωμάτων πρόσβασης. Ο πρωτότυπος διαχειριστής πωλήσεων λαμβάνει ένα προεπιλεγμένο σύνολο προνομίων και δικαιωμάτων πρόσβασης. Για να δείτε τις ρυθμίσεις για καθέναν από τους προεπιλεγμένους ρόλους, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
• 1. Από την Αρχική σελίδα, επιλέξτε Ρυθμίσεις από τον πίνακα στην πλευρά της κύριας οθόνης.
• Εμφανίζεται η εμφάνιση των ρυθμίσεων με τις επτά υποκατηγορίες.

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις επιχειρηματικής μονάδας από το παράθυρο Ρυθμίσεις και στη συνέχεια επιλέξτε Ρυθμίσεις ασφαλείας.

Εμφανίζεται το πλέγμα προβολής λίστας ρόλων ασφαλείας (εμφανίζεται στο σχήμα 1), που δείχνει όλους τους υπάρχοντες ρόλους.

Εικόνα 1:

Προβολή λίστας όλων των υφιστάμενων ρόλων ασφαλείας.

3. Προβάλετε τον ρόλο του διαχειριστή πωλήσεων κάνοντας κλικ στη γραμμή του στο Πλέγμα προβολής λίστας.

Η καρτέλα "Εγγραφές πυρήνα διαχειριστή πωλήσεων", που φαίνεται στο σχήμα 2, εμφανίζεται με τέσσερις άλλες καρτέλες κατά μήκος της κορυφής. Η καρτέλα "Λεπτομέρειες", η οποία είναι η προεπιλογή, έχει πολύ λίγες λεπτομέρειες. Η καρτέλα Εγγραφές πυρήνα περιέχει όλους τους διακόπτες εναλλαγής για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τα δικαιώματα πρόσβασης και είναι η κεντρική αποθήκη πληροφοριών πληροφοριών ρόλου. Εικόνα 2:

Τα δικαιώματα του διαχειριστή πωλήσεων σχετικά με τα βασικά αρχεία.

4. Προβάλετε την καρτέλα Εγγραφές πυρήνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις υπόλοιπες καρτέλες για να δείτε όλα τα αντικείμενα που μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε διάφορα επίπεδα για το υπάρχον προφίλ διαχειριστή πωλήσεων.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο από τη μπλε γραμμή δράσεων για να επιστρέψετε στο πλέγμα προβολής λίστας. Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα νέο ρόλο είναι η κλωνοποίηση ενός υπάρχοντος. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Από την Αρχική σελίδα, επιλέξτε Ρυθμίσεις από τον πίνακα στην πλευρά της κύριας οθόνης.

Εμφανίζεται η εμφάνιση των ρυθμίσεων με τις επτά υποκατηγορίες.

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις επιχειρηματικής μονάδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρόλοι ασφαλείας.

Εμφανίζεται το πλέγμα εμφάνισης λίστας ρόλων ασφαλείας.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή ρόλου από τη μπλε γραμμή ενεργειών.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αντιγραφή ρόλου αντιγραφής, που φαίνεται στο σχήμα 3, με το ερώτημα ποιος αρχικός ρόλος θέλετε να αντιγράψετε και ποιο νέο όνομα θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Εικόνα 3:

Αντιγραφή νέου ρόλου από υπάρχον.

4. Επιλέξτε το ρόλο που θέλετε να αντιγράψετε από την αναπτυσσόμενη λίστα στο πεδίο Ρόλος προς αντιγραφή. Στο κενό πεδίο Νέο όνομα ρόλου, πληκτρολογήστε ένα νέο και μοναδικό όνομα για το νέο προσαρμοσμένο ρόλο.

5. Ελέγξτε το πλαίσιο Άνοιγμα ρόλου κατά την ολοκλήρωση της αντιγραφής. Αυτό ανοίγει αμέσως το παράθυρο για τον νέο ρόλο με όλες τις ρυθμίσεις από τον αρχικό ρόλο. Αν κατά κάποιο τρόπο δεν εμφανιστεί το παράθυρο Βασικά αρχεία, επιλέξτε αυτήν την καρτέλα για να εμφανίσετε όλες τις ρυθμίσεις ρόλου. Εναλλαγή οποιασδήποτε από τις ρυθμίσεις για να τις αλλάξετε για το νέο ρόλο που δημιουργείτε. Μπορείτε να συνεχίσετε να αλλάζετε κάθε ρύθμιση για να περάσετε από τις πέντε δυνατότητες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εξετάσει κάθε μία από τις πέντε καρτέλες: Λεπτομέρειες, Βασικά αρχεία, Πωλήσεις, Υπηρεσίες και Διαχείριση επιχειρήσεων.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο αφού προσαρμόσετε πλήρως τον νέο ρόλο.

Ένας χρήστης μπορεί να έχει περισσότερους από έναν καθορισμένους ρόλους. Κάποιος μπορεί να διαδραματίσει ρόλο διαχειριστή συστημάτων και ως υπάλληλος αλληλογραφίας. Όταν ένας και μόνο χρήστης έχει πολλαπλούς ρόλους με διαφορετικά δικαιώματα και δικαιώματα πρόσβασης, ο ρόλος με τα λιγότερο περιοριστικά δικαιώματα έχει προτεραιότητα. Έτσι, ακόμα και όταν ο διαχειριστής συστημάτων σας λειτουργεί ως γραμματέας αλληλογραφίας, θα έχει τα μέγιστα επίπεδα δικαιωμάτων πρόσβασης.