QuickBooks 2015: 10 οικονομικές συμβουλές για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων - ανδρείκελοι

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να διαδραματίσουν ενεργό ρόλο στην οικονομική πλευρά της επιχείρησης για να αποτρέψουν τυχόν προσπάθειες υπεξαίρεσης ή πλαστογράφησης. Ελέγξτε τις οικονομικές καταστάσεις του QuickBooks, παρακολουθήστε προσεκτικά το πού πηγαίνουν τα χρήματα και μάθετε ποιος χειρίζεται τα οικονομικά. Κρατήστε την επιχείρησή σας ασφαλή και σε καλή σειρά ακολουθώντας αυτές τις δέκα οικονομικές συμβουλές.

Υπογράψτε όλους τους δικούς σας ελέγχους

Αυτό δεν είναι ένα χτύπημα εναντίον των λογιστών. Σε μια μικρή επιχείρηση, όμως, οι άνθρωποι (ειδικά οι πλήρεις βιβλιοπωλεία) έχουν την ευκαιρία να σας μπαμμπούν εύκολα. Υπογράφοντας μόνοι σας όλες τις επιταγές, κρατάτε τα δάχτυλά σας στον παλμό της εκροής μετρητών σας. Ναι, αυτή η πρακτική μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία - πρέπει να περάσετε από χαρτιά κάθε φορά που υπογράφετε μια στοίβα ελέγχων - αλλά θυμηθείτε την εναλλακτική λύση.

Παρεμπιπτόντως, εάν είστε σε εταιρική σχέση, θα πρέπει να έχετε τουλάχιστον μερικούς από τους συνεργάτες να συνυπογράψουν τους ελέγχους - ή τουλάχιστον τους μεγάλους ελέγχους.

Μην υπογράφετε έναν λανθασμένο τρόπο

Εάν υπογράφετε πολλούς ελέγχους, ίσως μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε μια γρήγορη και εξαγριωμένη (αναπόφευκτα δυσανάγνωστη) υπογραφή. Παρόλο που το όνομα σου δεν είναι κατανοητό, όταν κάνεις autographing baseballs, μην το κάνεις όταν υπογράφεις επιταγές. Μια ξεκάθαρη υπογραφή, ειδικά μία με αίσθηση προσωπικού στυλ, είναι ξεχωριστή. Μια κυματιστή γραμμή με ένα σταυρό και μερικές κουκίδες είναι εύκολο να σφυρηλατηθεί.

Έλεγχος ακύρωσε τους ελέγχους πριν ο λογαριασμός σας

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τις ακυρωμένες επιταγές σας (η εικόνα ελέγχου που εμφανίζεται στην τραπεζική σας δήλωση), πριν κανείς άλλος δει τη μηνιαία τραπεζική δήλωση.

Αυτές οι πληροφορίες σίγουρα δεν αφορούν την τήρηση λογιστικών βιβλίων. Ακόμα, ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να καθορίσει εάν κάποιος σφυρηλατεί τις υπογραφές σε επιταγές μόνο εάν είναι ο πρώτος που ανοίγει την τραπεζική δήλωση και εξετάζει κάθε μία από τις υπογραφές των ακυρωμένων επιταγών.

Διπλός έλεγχος της συμφιλίωσης τραπεζών

Ένα γρήγορο σημείο: Εάν δεν είστε το άτομο που κάνει τη συμφιλίωση των τραπεζών, φροντίστε να ελέγξετε το έργο συμφιλίωσης που εκτελείται από όποιον κάνει την εργασία. (Πιθανότατα ο λογιστής σας;) Αυτή η αναθεώρηση δεν σημαίνει μόνο μια άλλη ομάδα οφθαλμών βλέπει το έργο και να πιάσει σφάλματα. Αυτή η αναθεώρηση παρέχει μια ακόμη ευκαιρία για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει αστεία επιχείρηση.

Και, λοιπόν, ένα άλλο αμήχανο σημείο: Μη νιώθετε την τάση να ακολουθείτε τις προηγούμενες δύο ή τρεις διαδικασίες;Τότε εσύ - όχι η τράπεζα - μπορεί να φάει τυχόν απώλειες από πράγματα όπως η πλαστογραφία.

Επιλέξτε έναν λογιστή που γνωρίζει τους υπολογιστές

Μην ανησυχείτε, δεν χρειάζεται να ζητήσετε έναν έλεγχο ιστορικού του FBI κατά την πρόσληψη ενός λογιστή. Στην πραγματικότητα, εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks, δεν χρειάζεται να προσλαμβάνετε άτομα που γνωρίζουν τα λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων. Αλλά βρίσκουν ανθρώπους που ξέρουν πώς να κρατούν ένα βιβλίο επιταγών και να δουλεύουν με έναν υπολογιστή. Δεν πρέπει να έχουν πρόβλημα με την κατανόηση του QuickBooks.

Φυσικά, δεν θέλεις κάποιον που έπεσε από το φορτηγό. Αλλά ακόμα κι αν νοικιάσετε κάποιον που οδήγησε στην πόλη σε ένα, δεν πρόκειται να έχετε πολλά προβλήματα να πάρει το πρόσωπο αυτό για να επιταχύνει με QuickBooks.

Αν μπορείτε, βρείτε έναν λογιστή που γνωρίζει τη λογιστική και τη μισθοδοσία με διπλό εισόδημα

Ενώ στο θέμα της εύρεσης κάποιας βοήθειας για το έργο QuickBooks, παραθέτουμε μερικές παρατηρήσεις σχετικά με τις τεχνικές δεξιότητες του ιδανικού υποψηφίου. … Ένας λογιστής που γνωρίζει τη διπλή λογιστική είναι εξαιρετικά χρήσιμη - αν και είναι δίκαιη, αυτή η γνώση πιθανώς δεν είναι απαραίτητη.

Επίσης, αν μπορείτε, βρείτε κάποιον που ξέρει πώς να κάνει μισθοδοσία - και όχι μόνο το ομοσπονδιακό φόρο μισθωτών υπηρεσιών, αλλά και την κρατική επιχείρηση μαϊμού φορολογίας μισθωτών. (Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό το είδος προσώπου, ξέρετε ότι μπορείτε εύκολα να αναθέσετε την υπηρεσία μισθοδοσίας σε μια μεγάλη υπηρεσία μισθοδοσίας.)

Ελέγχετε τακτικά τις οικονομικές καταστάσεις σας

Κατασκευάζετε και βλέπετε τακτικά τις δηλώσεις κερδών και ζημιών που δημιουργεί αβίαστα το QuickBooks. Συνηθίστε να ψάχνετε τον ισολογισμό σας με τους καταλόγους στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού του. Εξερευνήστε και βρείτε μια άλλη ή δύο εκθέσεις που σας δίνουν χρήσιμες γνώσεις σχετικά με τους ρυθμούς και τα όρια της επιχείρησής σας. (Τα τυχόν σφάλματα που δημιουργείτε πιθανότατα θα εμφανιστούν ως ασυνήθιστα αριθμητικά στοιχεία στον ισολογισμό σας.)

Πιθανώς, μπορείτε να κρατήσετε μια αρκετά σταθερή λαβή στη λειτουργία εξετάζοντας δύο ή τρεις εύκολες στην κατανόηση αναφορές. Και ρίχνοντας μια ματιά σε αυτές τις οικονομικές καταστάσεις - λέτε μία ή δύο φορές την εβδομάδα - μετατρέπετε το λογιστικό σας σύστημα σε εργαλείο χρήσιμο τόσο για εντοπισμό δελεαστικών ευκαιριών όσο και για αποφυγή επικίνδυνων παγίδων.

Εδώ είναι ένας τρόπος για να εκτελέσετε τις επιχειρήσεις σας εξετάζοντας τρεις αναφορές του QuickBooks:

Δήλωση κερδών και ζημιών

• που συγκρίνει τους τρέχοντες αριθμούς του τρέχοντος έτους και του προηγούμενου έτους (ώστε να μπορείτε να δείτε πώς κάνετε το τρέχον έτος σε σύγκριση με την προηγούμενη έτος Η ισοτιμία λήψης λογαριασμών

• (ώστε να μπορείτε να δείτε ποιοι πελάτες και πελάτες έχουν καθυστερήσει) Ο ισολογισμός

• (ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τα κεφάλαια μετρητών και κεφαλαίων κίνησης και να εντοπίζετε τυχόν αστεία πράγματα) Επιλέξτε ένα κατάλληλο λογιστικό σύστημα

Όταν χρησιμοποιείτε το QuickBooks, χρησιμοποιείτε είτε λογιστική βάση ταμειακών ροών είτε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση. Η λογιστική βάσει μετρητών είναι μια χαρά όταν η εισροή μετρητών μιας επιχείρησης αντανακλά τις πωλήσεις της και η εκροή μετρητών αντανακλά τα έξοδά της. Η κατάσταση αυτή δεν συμβαίνει σε πολλές επιχειρήσεις. Ένας οικοδόμος συμβολαίων μονοκατοικιών, για παράδειγμα, μπορεί να έχει μετρητά που εισέρχονται (με δανεισμό από τράπεζες) αλλά δεν μπορεί να κάνει χρήματα.Εναλλακτικά, ένας ιδιοκτήτης ενεχυροδανειστηρίου που δανείζει χρήματα με ενδιαφέρον 22 τοις εκατό μπορεί να κάνει λίγα χρήματα, ακόμη και αν τα μετρητά ρίχνουν έξω από την επιχείρηση καθημερινά.

Κατά γενικό κανόνα, όταν αγοράζετε και πωλείτε αποθέματα, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση λειτουργεί καλύτερα από τη λογιστική βάση μετρητών. Ωστόσο, η λογιστική βάση μετρητών συνήθως αποθαρρύνει τους φόρους εισοδήματος.

Εάν το QuickBooks δεν λειτουργεί για την επιχείρησή σας

Το QuickBooks είναι ένα μεγάλο λογιστικό πρόγραμμα μικρών επιχειρήσεων. Αλλά εάν το QuickBooks δεν φαίνεται να ταιριάζει στις ανάγκες σας - εάν, για παράδειγμα, χρειάζεστε ένα πρόγραμμα που λειτουργεί καλύτερα για έναν κατασκευαστή ή που περιλαμβάνει κάποιο ειδικό χαρακτηριστικό γνώρισμα της βιομηχανίας - ίσως θέλετε ένα από τα πιο περίπλοκα (αλλά και πιο ισχυρά) λογιστικά πακέτα μικρών επιχειρήσεων.

Πριν μεταβείτε από το QuickBooks Pro ή το QuickBooks Premier, βεβαιωθείτε ότι έχετε δει την έκδοση Enterprise Solutions της QuickBooks, η οποία κοστίζει περισσότερο, αλλά λειτουργεί και για μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Η έκδοση Enterprise των QuickBooks φαίνεται και λειτουργεί σχεδόν ταυτόσημα με τις "κανονικές" εκδόσεις. Εάν γνωρίζετε το QuickBooks Pro ή το QuickBooks Premier, κατά συνέπεια, γνωρίζετε ήδη (ή γνωρίζετε ως επί το πλείστον) το QuickBooks Enterprise.

Εάν η έκδοση Enterprise των QuickBooks δεν λειτουργεί, ίσως θελήσετε να μιλήσετε στον λογιστή σας σχετικά με πακέτα ειδικά για τη βιομηχανία. (Για παράδειγμα, εάν είστε εμπορικός εκτυπωτής, κάποιος προμηθευτής μπορεί να έχει αναπτύξει ένα ειδικό λογιστικό πακέτο μόνο για εμπορικούς εκτυπωτές.)

Κρατήστε τα πράγματα απλά

Όταν διαχειρίζεστε οικονομικές υποθέσεις μικρών επιχειρήσεων, κρατήστε τα πράγματα όσο πιο απλά γίνεται. Στην πραγματικότητα, κρατήστε τις επιχειρηματικές σας υποθέσεις αρκετά απλές ώστε να μπορείτε εύκολα να διαπιστώσετε εάν κερδίζετε χρήματα και εάν η επιχείρηση είναι υγιής.

Αυτές οι συμβουλές σχετικά με την απλότητα μπορεί να ακούγονται περίεργες, αλλά μερικές φορές πολύ φωτεινοί άνθρωποι μπορούν να οικοδομήσουν τεράστιες οικονομικές δομές για τις επιχειρήσεις τους, περιλαμβανομένων περίπλοκων συμφωνιών μίσθωσης, λαβυρινθών εταιρικών σχέσεων και εταιρικών δομών και περίπλοκων συμφωνιών κατανομής κερδών και κατανομής κόστους με άλλες επιχειρήσεις. Αυτές οι εξαιρετικά εξελιγμένες οικονομικές ρυθμίσεις δεν αποφέρουν κέρδη όταν εξετάζετε όλο το κόστος. Επιπλέον, τέτοιες σύνθετες ρυθμίσεις σχεδόν πάντοτε μετατρέπονται σε διαχείριση και αρχειοθέτηση των πονοκεφάλων.