QuickBooks 2012 Pro και Premier σε περιβάλλον πολλαπλών χρηστών

Τα QuickBooks Pro και Premier 2012 σάς επιτρέπουν να ρυθμίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό που είναι πραγματικά τακτοποιημένο είναι ότι μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks να περιορίσει ορισμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης για να κάνει μόνο ορισμένα πράγματα.

Ο ιδιοκτήτης επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που να του επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστικός υπάλληλος, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που μόνο του επιτρέπει να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Επιλέξτε την εταιρία → Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης → Εντολή ρύθμισης χρηστών.

1. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών, το οποίο προσδιορίζει τους χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και ο οποίος είναι συνδεδεμένος στο σύστημα.

   Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε ένα χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

2. Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

   Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε τον κωδικό πρόσβασης.

3. Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο δημιουργείτε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη πληκτρολογώντας ένα σύντομο όνομα - ίσως το όνομα του χρήστη - στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού εντοπίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου "Κωδικός πρόσβασης" όσο και στο πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης".

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε και στη συνέχεια να υποδείξετε αν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση για το νέο χρήστη.

4. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα του χρήστη. Αν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα (δικαιώματα είναι απλά τα πράγματα που μπορεί να κάνει ο χρήστης), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιλεγμένες περιοχές του QuickBooks. Εάν θέλετε ο χρήστης να μπορεί να κάνει οτιδήποτε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλα τα τμήματα του QuickBooks. Εάν υποδείξετε ότι ο νέος χρήστης θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές του QuickBooks, έχετε ολοκληρώσει τη ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης χρήστη. Μπορείτε να παραλείψετε τα υπόλοιπα βήματα.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, περιγράψτε την πρόσβαση στις πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις και τις εισπρακτέες πληροφορίες και τις εργασίες.

5. Αφού ολοκληρώσετε το βήμα 4, το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Αυτό είναι το πρώτο από τα δέκα παράθυρα διαλόγου που σας καθοδηγούν σε μια συνέντευξη, ζητώντας λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το είδος πρόσβασης που θα πρέπει να έχει ο κάθε χρήστης σε μια συγκεκριμένη περιοχή.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα δικαιώματα αγοράς και πληρωτέων λογαριασμών.

6. Αφού ολοκληρώσετε το βήμα 5 κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο σας επιτρέπει να καθορίσετε ποια πρόσβαση έχει αυτός ο νέος χρήστης στις περιοχές πληρωμών για αγορές και λογαριασμούς.Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί πρόσβασης χωρίς πρόσβαση, πλήρης πρόσβαση ή επιλεκτική πρόσβαση και ένα από τα βοηθητικά κουμπιά επιλεκτικής πρόσβασης.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα υπόλοιπα δικαιώματα χρήστη και πρόσβαση.

7. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε έκδοσης του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το QuickBooks εμφανίζει διάφορες άλλες εκδόσεις του πλαισίου διαλόγου που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να σας ζητήσει τα δικαιώματα και την πρόσβαση των χρηστών.

   Μπορείτε να περιορίσετε τα δικαιώματα σε κάθε μία από αυτές τις άλλες περιοχές με τον ίδιο τρόπο που κάνετε για τις πωλήσεις και τους λογαριασμούς εισπρακτέων και αγορών και πληρωτέων λογαριασμών. Απλά σκεφθείτε καθώς περνάτε και περιορίζετε τις δυνατότητες του χρήστη. Θέλετε οι χρήστες να έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα για να κάνουν τη δουλειά τους, αλλά δεν θέλετε να τους δώσετε περισσότερα δικαιώματα από αυτά που χρειάζονται.

   Καθορίστε εάν ο χρήστης μπορεί να αλλάξει ή να διαγράψει συναλλαγές.

8. Αφού προχωρήσετε σε περίπου μισή ντουζίνα των παραθύρων διαλόγου "Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης" που σας ρωτούν για συγκεκριμένους τομείς λογιστικής, το QuickBooks εμφανίζει την έκδοση "Αλλαγή ή διαγραφή συναλλαγών" του παραθύρου ρύθμισης κωδικού πρόσβασης και πρόσβασης κουτί. Γενικά, θέλετε να περιορίσετε τις δυνατότητες ενός χρήστη για να αλλάξετε ή να διαγράψετε συναλλαγές.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, στη συνέχεια, ελέγξτε τις αποφάσεις σας σχετικά με τα δικαιώματα.

9. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την τελική έκδοση του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Προσδιορίζει τα δικαιώματα χρήστη που έχετε εκχωρήσει ή επιτρέψει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχει κάποιος. Αν αντιληφθείτε ότι έχετε αναθέσει εσφαλμένα δικαιώματα, κάντε κλικ στο κουμπί "Πίσω" για να μετακινηθείτε πίσω από τα παράθυρα διαλόγου στο σημείο όπου κάνατε λάθος.

   Αφού ολοκληρώσετε την αναθεώρηση των δικαιωμάτων και της πρόσβασης των χρηστών, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

10. Από αυτό το σημείο προς τα εμπρός, ο νέος χρήστης θα είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει το QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του περιορίζονται σε αυτά που έχετε ορίσει.