Quickbooks 2012 Enterprise Solutions σε περιβάλλον πολλαπλών χρηστών - dummies

Το QuickBooks 2012 σας επιτρέπει να ρυθμίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων του QuickBooks 2012. Αυτό που είναι πραγματικά τακτοποιημένο είναι ότι μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks 2012 για να περιορίσετε ορισμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης για να κάνετε μόνο ορισμένα πράγματα.

Ο ιδιοκτήτης επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που να του επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστικός υπάλληλος, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που μόνο του επιτρέπει να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Αν περισσότερα από ένα άτομα χρησιμοποιούν το QuickBooks 2012, θέλετε να δημιουργήσετε πρόσθετους κωδικούς πρόσβασης. Για να το κάνετε αυτό σε QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την Εταιρεία → Χρήστες → Ρύθμιση χρηστών και ρόλων.

   Το QuickBooks 2012 εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι αναγνωρίζει τους χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και οι ρόλοι QuickBooks μπορούν να συμπληρωθούν όταν χρησιμοποιείτε το QuickBooks. Η λίστα Χρηστών, η οποία εμφανίζεται στην καρτέλα Λίστα χρηστών του πλαισίου διαλόγου, αναγνωρίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος στο σύστημα.

   

2. Πείτε στο QuickBooks 2012 ότι θέλετε να προσθέσετε ένα χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο.

   Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Νέος χρήστης, όπως φαίνεται.

   

3. Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε τον κωδικό πρόσβασης.

   Πρέπει να δώσετε σε κάθε χρήστη για τον οποίο δημιουργείτε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη. Κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα - ίσως το όνομα του χρήστη - στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού εντοπίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου "Κωδικός πρόσβασης" όσο και στο πλαίσιο "Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης".

4. Προσδιορισμός των ρόλων του χρήστη.

   Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λιστών διαθέσιμων ρόλων για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τις υποχρεώσεις) που συμπληρώνει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους ρόλους που έχει ο χρήστης, κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ότι ο χρήστης Susan με τον λογιστή εμφανίζεται ως ανατεθείς ρόλος. Για να καταργήσετε έναν ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε το ρόλο από το πλαίσιο λίστας Assigned Roles (Αντιστοίχιση ρόλων) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Remove (Κατάργηση).

   

5. (Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως είναι απαραίτητο.

   Μπορείτε να συντονίσετε καλύτερα τους ρόλους που έχετε, με τη βοήθεια του QuickBooks, να εκχωρήσετε. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα Ρόλοι στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και στο κουμπί Επεξεργασία.

   Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου "Επεξεργασία ρόλου" (δείτε εικόνα παρακάτω), επιλέξτε μια δραστηριότητα ή μια περιοχή λογιστικής από τη λίστα Περιοχή και δραστηριότητες και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Περιοχή πρόσβασης περιοχής για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης με το επιλεγμένο ρόλο.

   

   Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν θα πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας την Καμία, Πλήρης ή Μερική πρόσβαση μέσω του αντίστοιχου κουμπιού επιλογής.Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το μερικό κουμπί και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των πλαισίων Δημιουργία, Τροποποίηση, Διαγραφή, Εκτύπωση και Εμφάνιση Υπόλοιπων. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές στους ρόλους και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

   Κατά γενικό κανόνα, όταν πρόκειται για λογιστικούς ελέγχους, θέλετε να παρέχετε την ελάχιστη δυνατή πρόσβαση. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks για καθημερινές εργασίες, θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί "Κανένα".

   Όσο μεγαλύτερη είναι η ικανότητα που δίνετε στο νοικοκυριό σας στο λογιστικό σας σύστημα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος κάποιος να εισαγάγει σφάλματα στο σύστημα και το πιο εύκολο να το κάνετε για κάποιον να κλέψει από εσάς.

6. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα των χρηστών σας.

   Αφού ορίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το χρήστη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων.

   Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Προβολή δικαιωμάτων", επιλέξτε το χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση". Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το παράθυρο "Προβολή δικαιωμάτων", το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα του τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.