Το νέο σας Σύστημα QuickBooks 2012 - ανδρείκελα

Αν καταλάβετε μερικά μεγάλα εικονογραφημένα στοιχεία - τι κάνει η λογιστική και τι λογιστικά συστήματα - από την αρχή, θα διαπιστώσετε η διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks 2012 κάνει πολύ πιο νόημα.

Ποια είναι η λογιστική

Σκεφτείτε τι κάνει η λογιστική. Οι άνθρωποι μπορούν να υποστηρίξουν τις μικρές λεπτομέρειες, αλλά οι περισσότεροι θα συμφωνούσαν ότι η λογιστική κάνει τα ακόλουθα τέσσερα σημαντικά πράγματα:

• Μέτρα κέρδη και ζημίες

• Παρέχει λεπτομερή αρχεία στοιχείων ενεργητικού, παθητικού και ιδίων κεφαλαίων

• Ποια λογιστικά συστήματα κάνουν

Τώρα εξετάστε σύντομα ποια λογιστικά συστήματα - ή τουλάχιστον σε ποια λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων - συνήθως κάνουν:

Δημιουργεί οικονομικές καταστάσεις, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων, των ισολογισμών και άλλων λογιστικών εκθέσεων.

• Δημιουργήστε επιχειρηματικά έντυπα, συμπεριλαμβανομένων των επιταγών, των μισθών, των τιμολογίων, των δηλώσεων πελατών και ούτω καθεξής.

• Διατηρήστε λεπτομερή αρχεία βασικών λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων των μετρητών,

• εισπρακτέοι λογαριασμοί (ποσά που οι πελάτες οφείλουν μια επιχείρηση), πληρωτέοι λογαριασμοί (ποσά που μια επιχείρηση οφείλει τους πωλητές), πάγια περιουσιακά στοιχεία κ.ο.κ.

  Εκτελέστε εξειδικευμένες λειτουργίες διαχείρισης πληροφοριών. Για παράδειγμα, στην εκδοτική βιομηχανία, οι εκδότες βιβλίων συχνά πληρώνουν δικαιώματα δημιουργού. Επομένως, η λογιστική των δικαιωμάτων είναι μια εργασία που συνήθως πρέπει να κάνουν τα λογιστικά συστήματα εκδόσεων βιβλίων.

• Τι κάνει το QuickBooks 2012

Εντάξει, αφού καταλάβετε τι κάνει η λογιστική και τι λογιστικά συστήματα συνήθως κάνουν, μπορείτε να δείτε με κάποια προοπτική τι κάνει το QuickBooks:

Δημιουργεί οικονομικές καταστάσεις

• συμπεριλαμβανομένων των επιταγών, των πληρωμών, των τιμολογίων πελατών, των δηλώσεων πελατών, των πιστωτικών σημείων και των εντολών αγοράς

• Διατηρεί λεπτομερή αρχεία για μια σειρά από βασικούς λογαριασμούς: μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς και απογραφή σε απλές ρυθμίσεις

• τα τέσσερα πράγματα που θα περιμένατε να κάνει ένα λογιστικό σύστημα. Το QuickBooks δεν παρέχει τα εξειδικευμένα λογιστικά στοιχεία. Για παράδειγμα, το QuickBooks δεν κάνει λογιστική αμοιβής.

Τι QuickBooks 2012 δεν κάνει

Έτσι, QuickBooks κάνει τρία από τα τέσσερα πράγματα που κάνουν τα λογιστικά συστήματα, αλλά δεν κάνει τα πάντα. Το QuickBooks είναι συχνά μια ελλιπής λογιστική λύση. Να είστε προσεκτικοί λοιπόν, για να καθορίσετε τις προσδοκίες σας. Επίσης, συνήθως, πρέπει να υπολογίσετε λύσεις για ορισμένες από τις ειδικές σας λογιστικές απαιτήσεις.

Τα QuickBooks παρέχουν στους χρήστες και τις επιχειρήσεις μεγάλη ευελιξία. Έτσι, επιστρέφοντας στο προηγούμενο παράδειγμα, ένας εκδότης βιβλίων μπορεί να κάνει πολλά από αυτά που πρέπει να κάνει για τη λογιστική δικαιωμάτων σε QuickBooks. Αυτή η εργασία λογιστικής δικαιωμάτων απαιτεί απλώς ένα ορισμένο ποσό της φευγαλέα, καθώς η επιχείρηση δημιουργεί QuickBooks.

Ωστόσο, τα QuickBooks (ή τουλάχιστον οι πιο δημοφιλείς εκδόσεις των QuickBooks) υποφέρουν από μερικές σημαντικές αδυναμίες:

Το QuickBooks Pro δεν παρέχει έναν καλό τρόπο να χειριστεί την κατασκευή του αποθέματος. Ωστόσο, οι λύσεις QuickBooks Premier και QuickBooks Enterprise υποστηρίζουν την απλή λογιστική παραγωγής. (Αυτές οι εκδόσεις των QuickBooks σας βοηθούν να υπολογίζετε τη διαδικασία μετατροπής των πρώτων υλών σε τελικά προϊόντα.)

• Μόνο οι λύσεις QuickBooks Enterprise Handles χειρίζονται την κατάσταση αποθήκευσης αποθέματος σε πολλαπλές τοποθεσίες. Με άλλα λόγια, το QuickBooks Pro και το QuickBooks Premier δείχνουν απλά, για παράδειγμα, ότι έχετε 3, 000 widgets. Δεν σας επιτρέπει να παρακολουθείτε το γεγονός ότι έχετε 1, 000 widgets στην αποθήκη, 500 widgets στο κατάστημα A και 1, 500 widgets στο κατάστημα Β.

• Παρά το γεγονός ότι το QuickBooks μπορεί να είναι ελλιπής λύση και μπορεί να μην χειριστεί το απόθεμα με τον τρόπο που θέλετε ή χρειάζεστε, το QuickBooks εξακολουθεί να είναι μια πολύ καλή λύση. Τι κάνει το QuickBooks, το κάνει πολύ καλά. Σκεφτείτε το γεγονός ότι το QuickBooks θα είναι για πολύ, πολύ καιρό.

Είναι πολύ πιο πιθανό ότι ένα λογισμικό λογισμικό λογισμικού με 600 χρήστες, για παράδειγμα, θα διακοπεί και όχι ένα προϊόν όπως το QuickBooks, το οποίο έχει 4.000.000 πελάτες.