Τροποποίηση και απόκρυψη τμημάτων αναφοράς στο ACT! 2007 - ανδρείκελα

Ένα ACT! Το πρότυπο αναφοράς 2007 χωρίζεται σε ενότητες των πληροφοριών. Κάθε ενότητα έχει έναν τίτλο ενότητας που εμφανίζεται στο πρότυπο αναφοράς, αλλά δεν εμφανίζεται στην ίδια την αναφορά. Μπορείτε να καθορίσετε ποια πεδία θέλετε να εμφανίζονται σε κάθε δεδομένη ενότητα. Ένα πρότυπο αναφοράς αποτελείται από πέντε κύρια τμήματα. δεν μπορείτε να διαγράψετε ή να αλλάξετε τη σειρά των τμημάτων, αλλά μπορείτε να αποκρύψετε μια ενότητα εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται στην αναφορά σας.

Οι πέντε κύριες ενότητες είναι

• Αναφορά Επικεφαλίδα: Πληροφορίες που εμφανίζονται στην κορυφή της πρώτης σελίδας της αναφοράς, όπως ο τίτλος και ο δημιουργός της έκθεσης
• Επικεφαλίδα σελίδας: Πληροφορίες που εμφανίζονται στην κορυφή κάθε σελίδας, όπως επικεφαλίδες στηλών
• Λεπτομέρειες: Περιοχή που περιέχει ένα ή περισσότερα πεδία επαφής ή ομάδας
πατάτες της αναφοράς - όπου βρίσκετε σχετικές πληροφορίες, όπως το όνομα της επαφής, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου.

• Υποσέλιδο σελίδας: Πληροφορίες που εμφανίζονται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας στην αναφορά σας, όπως η ημερομηνία και ο αριθμός σελίδας

Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος μιας ενότητας, σύροντας την οριζόντια γκρίζα γραμμή (που εμφανίζεται στο κάτω μέρος της ενότητας) κάτω στο πρότυπο.

Αφού ανεβείτε με το πρότυπο αναφοράς και το έχετε ακριβώς όπως θέλετε, μην ξεχάσετε να αλλάξετε το μέγεθος κάθε τμήματος πίσω στο αρχικό μέγεθος - ή να το κλείσετε όσο το δυνατόν περισσότερο. Οποιεσδήποτε κενές περιοχές σε μια ενότητα εμφανίζονται ως κενές περιοχές στην αναφορά σας!

Τροποποίηση ενοτήτων αναφορών

Οι περισσότεροι από εσάς θα είστε πολύ ευτυχείς να βασιστείτε στις πέντε προκαθορισμένες ενότητες αναφοράς. Ωστόσο, από καιρό σε καιρό, μπορεί να θέλετε να πάρετε λίγο πιο φτηνό. Ίσως θέλετε να καταχωρίσετε κάθε μία από τις επαφές σας αλφαβητικά κατά επώνυμο, ομαδοποιημένη ανά πόλη. Θα πρέπει να δημιουργήσετε υποτομές στην αναφορά σας για να το επιτύχετε. Δεν είναι πρόβλημα; εδώ είναι όλα όσα πρέπει να κάνετε:

1. Στον Σχεδιαστή Έκθεσης, κάντε διπλό κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα ενότητας.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Ορισμός τμημάτων. Σημειώστε ότι εκτός από την προσθήκη υποτομών, μπορείτε να επιλέξετε και άλλες επιλογές:

• Διάλειμμα σελίδας: Υποδεικνύει αν θέλετε να εμφανίζεται κάθε ενότητα σε ένα νέο φύλλο χαρτιού ή να ξεκινήσετε μια νέα > Σύμπτυξη εάν είναι κενή:

Κλείνει μια ενότητα αν δεν υπάρχουν πληροφορίες Να επιτρέπεται η κατάτμηση σε πολλαπλές σελίδες:

Επιτρέπει μια μακρά ενότητα να συνεχίσει σε πολλές σελίδες 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε μια νέα ενότητα στην αναφορά. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πεδίου προς ομάδα.

3. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε την αναφορά σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

4. Επιλέξτε μια αύξουσα σειρά από το παράθυρο διαλόγου Ορισμός τμημάτων.

Αφού επιλέξετε το πεδίο με το οποίο θέλετε να ομαδοποιήσετε στο βήμα 3, θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός ενοτήτων. Ο νέος υποτομέας επισημαίνεται και μπορείτε να αναφέρετε αν η νέα υποενότητα εμφανίζεται με αύξουσα ή φθίνουσα αλφαβητική σειρά.

Αφού δημιουργήσετε μια νέα υποενότητα, μπορείτε να τοποθετήσετε όσο το δυνατόν περισσότερα πεδία σε αυτό που χρειάζεστε.

Απόκρυψη μιας ενότητας αναφοράς

Μπορεί να υπάρχουν φορές που θέλετε να αποκρύψετε μια ενότητα. Για παράδειγμα, λέτε ότι θέλετε μια αναφορά που μετράει τον αριθμό των επαφών σε κάθε πεδίο ID / Status. Θεωρητικά, ACT! πρέπει να καταγράψετε όλες αυτές τις επαφές ώστε να μπορούν να μετρηθούν, αλλά πραγματικά δεν θέλετε να δείτε όλες αυτές τις επαφές επειδή ενδιαφέρεστε μόνο για να δείτε ένα σύνολο. Παρόλο που δεν μπορείτε να καταργήσετε καμία από τις ενότητες προεπιλεγμένων προτύπων αναφοράς, μπορείτε να τις αποκρύψετε, κάτι που σας δίνει το ίδιο αποτέλεσμα.

Για να αποκρύψετε μια ενότητα

1. Στον Σχεδιαστή Έκθεσης, ανοίξτε το παράθυρο Ιδιότητες επιλέγοντας Παράθυρο Προβολής -> Ιδιότητες.

2. Επιλέξτε το όνομα της ενότητας που θέλετε να αποκρύψετε.

3. Κάντε κλικ στην ιδιότητα Ορατό στο παράθυρο Ιδιότητες και, στη συνέχεια, αλλάξτε το σε Όχι.

Παρόλο που εξακολουθείτε να βλέπετε την ενότητα στον Σχεδιαστή Έκθεσης, δεν εμφανίζεται στις τελικές αναφορές σας.