Microsoft Dynamics CRM 4 για Dummies Cheat Sheet - Dummies

Από τον Joel Scott, τον David Lee, τον Scott Weiss

Το Microsoft Dynamics CRM 4 προσφέρει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων που σας βοηθούν να διαχειριστείτε τους πελάτες. Από τα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έως τη δημιουργία νέων λογαριασμών, την ολοκλήρωση δραστηριοτήτων και τον καθορισμό ωραρίων υπηρεσίας, το Microsoft Dynamics CRM 4 βοηθά στην κάλυψη των βασικών λειτουργιών και σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε εισαγωγικά, να αναζητάτε τη Γνωσιακή Βάση και να προβάλλετε ανακοινώσεις.

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και Microsoft Dynamics CRM

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Dynamics CRM, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά εργαλεία της Microsoft για να διαχειριστείτε τις σχέσεις σας με τους πελάτες. Ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οπότε πρέπει να είστε ειδικευμένοι στη δημιουργία και την ανάγνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη σύνδεση e-mail σε μια συγκεκριμένη εγγραφή και τη διαχείριση του ημερολογίου σας.

Για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Από τη γραμμή μενού (στην κορυφή της οθόνης), επιλέξτε Νέα → Νέα δραστηριότητα → Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Δημιουργία νέου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από τη γραμμή μενού.

2. Επιλέξτε έναν παραλήπτη του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου ως εξής:

   a. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του μεγεθυντικού φακού στα δεξιά του πεδίου "Προς".

   β. Επισημάνετε την εγγραφή που θέλετε.

   γ. Κάντε κλικ στο κουμπί >> για να μετακινήσετε τους παραλήπτες στο παράθυρο Επιλεγμένα αρχεία.

   δ. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο και να επιστρέψετε στο e-mail σας.

3. Εισάγετε ένα θέμα.

4. Στο πλαίσιο ανοικτού κειμένου κάτω από το πεδίο Θέμα, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας.

5. Η τεκμηρίωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι απαραίτητη. Για να συσχετίσετε ή να συνδέσετε το μήνυμα σε μια εγγραφή, κάντε τα εξής:

   a. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του μεγεθυντικού φακού στα δεξιά του πεδίου Σχετικά.

   β. Αναζητήστε και επισημάνετε την επαφή σας.

   γ. Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6. Προσθέστε άλλες επιλογές όπως θέλετε.

7. Για να στείλετε το μήνυμά σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή (δίπλα στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο).

Για να διαβάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Χώρος εργασίας.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, επιλέξτε Δραστηριότητες.

3. Στο πεδίο Τύπος, κάντε κλικ στο βέλος για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε E-Mail.

4. Στο πεδίο Προβολή, κάντε κλικ στο βέλος για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα και να κάνετε την επιλογή σας.

Για να συνδέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εγγραφή:

1. Από τη γραμμή μενού (στο επάνω μέρος της οθόνης), επιλέξτε Νέα → Νέα δραστηριότητα → Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

2. Συμπληρώστε τα κατάλληλα πεδία (Για, Θέμα και τα παρόμοια).

3. Στα δεξιά του πεδίου Σχετικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο του μεγεθυντικού φακού.

4. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά του πεδίου Look For και επιλέξτε έναν από τους δώδεκα τύπους εγγραφών στη λίστα.

5. Κάντε διπλό κλικ στην κατάλληλη εγγραφή.

Για να προβάλετε το ημερολόγιό σας:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εργασία στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, στην ενότητα Το έργο μου, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο.

Ολοκλήρωση δραστηριότητας στο Microsoft Dynamics CRM

Χρησιμοποιείτε το Microsoft Dynamics CRM για να διαχειριστείτε τις σχέσεις σας με τους πελάτες σας και το δικό σας φόρτο εργασίας, το οποίο περιλαμβάνει έργα που το MS Dynamics CRM χωρίζει σε Δραστηριότητες. Για να καταχωρίσετε την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Εργασιακό πεδίο.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, στην ενότητα Η εργασία μου, κάντε κλικ στην επιλογή Δραστηριότητες.

3. Επιλέξτε μια δραστηριότητα που θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένη.

4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Σημειώσεις" και δημιουργήστε μια σημείωση που θα επισυναφθεί στην εγγραφή.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ως ολοκληρώθηκε.

Δημιουργία νέου λογαριασμού ή επαφής στο Microsoft Dynamics CRM

Η ομορφιά και το όφελος του Microsoft Dynamics CRM είναι ότι σας βοηθά να διαχειριστείτε τους πελάτες σας. Ας ελπίσουμε ότι προσθέτετε μερικούς νέους λογαριασμούς και νέους πελάτες κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Για να προσθέσετε νέους ανθρώπους στο σύστημά σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο πλαίσιο των πωλήσεων, του μάρκετινγκ, της υπηρεσίας ή του χώρου εργασίας μου, επιλέξτε Λογαριασμοί ή επαφές στο παράθυρο πλοήγησης.

2. Στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.

3. Συμπληρώστε τις καρτέλες Γενικές, Λεπτομέρειες, Διαχείριση και Σημειώσεις όπως είναι απαραίτητο.

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Πώς να δημιουργήσετε ένα απόσπασμα στο Microsoft Dynamics CRM

Το Microsoft Dynamics CRM μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε ένα απόσπασμα που σας δίνει έναν νέο πελάτη που το Microsoft Dynamics CRM μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε. Αρχικά, δημιουργήστε το απόσπασμα:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Πωλήσεις.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, επιλέξτε Προσφορές.

3. Στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου Τιμές, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.

4. Στο πεδίο Όνομα, εισαγάγετε κάποιο κείμενο που περιγράφει την προσφορά.

5. Στο πεδίο Πιθανό πελάτη, επιλέξτε έναν λογαριασμό ή μια επαφή που θα συσχετιστεί με την προσφορά.

6. Στο πεδίο Τιμοκατάλογος, χρησιμοποιήστε το μεγεθυντικό φακό ή το βοηθό φόρμας για να επιλέξετε έναν τιμοκατάλογο.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση (το εικονίδιο του δίσκου).

8. Στην ενότητα "Σύνολα" της καρτέλας "Γενικά", καταχωρίστε την τιμή έκπτωσης και το ποσό μεταφοράς.

9. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αποστολές και συμπληρώστε τα παρακάτω:

   1. Εισαγάγετε πληροφορίες στα πεδία Αποτελεσματικό Από και Σε, Ζητήθηκε Παράδοση και Διάρκεια.

   2. Καταχωρίστε τη μέθοδο αποστολής, τους όρους πληρωμής και τους όρους μεταφοράς.

10. Κάντε κλικ στην καρτέλα Διευθύνσεις και εισαγάγετε τις πληροφορίες Bill To και Ship To.

11. Αν θέλετε να συσχετίσετε την προσφορά σας με μια ευκαιρία, κάντε τα εξής:

    1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση.

    2. Χρησιμοποιήστε το μεγεθυντικό φακό στο πεδίο Ευκαιρία για να βρείτε και να επιλέξετε αυτή την ευκαιρία.

    3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

12. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο για να αποθηκεύσετε την προσφορά σας.

Πώς να κάνετε αναζήτηση στη βάση γνώσεων του Microsoft Dynamics CRM

Το Microsoft Dynamics CRM διαθέτει μια εύχρηστη λειτουργία που ονομάζεται Βάση γνώσεων, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναζητήσετε τις λίστες πελατών σας. Για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στη Γνωσιακή Βάση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Χώρος εργασίας.

2. Στο επάνω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, επιλέξτε Υπηρεσία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Βάση γνώσεων.

3. Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου Γνωσιακής βάσης, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση.

4. Συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία για να ορίσετε τα κριτήρια αναζήτησής σας: Unlabeled, Search For, In Subject, Επιλογές.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

Ο τρόπος προβολής των Ανακοινώσεων στο Microsoft Dynamics CRM

Ανακοινώσεις είναι μόνο μία από τις ευρείες γκάμες χρήσιμων εργαλείων διαχείρισης πελατών που λαμβάνετε με το Microsoft Dynamics CRM. Για να προβάλετε τις τρέχουσες ανακοινώσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Εργασία.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, επιλέξτε Ανακοινώσεις στην ενότητα Το έργο μου.

3. Διαβάστε τις ανακοινώσεις.

Δημιουργία και έλεγχος δραστηριοτήτων υπηρεσιών στο Microsoft Dynamics CRM

Το Microsoft Dynamics CRM διευκολύνει τη διαχείριση των έγκαιρων υπηρεσιών που δημιουργούν την εμπιστοσύνη των πελατών. Η δημιουργία και έλεγχος δραστηριότητας υπηρεσιών στο Microsoft Dynamics CRM θα βοηθήσει στην ευτυχία των πελατών σας με την επιχείρησή σας.

Για να προγραμματίσετε μια δραστηριότητα παροχής υπηρεσιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Υπηρεσία.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, επιλέξτε Ημερολόγιο υπηρεσίας.

3. Στο πεδίο Τύπος (δίπλα στο πεδίο Αναζήτηση), επιλέξτε Υπηρεσία δραστηριότητας από την αναπτυσσόμενη λίστα.

4. Επιλέξτε μια ημέρα για την υπηρεσία.

5. Στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο και κάντε την επιλογή σας.

6. Στο πεδίο Θέμα, καταχωρίστε ένα όνομα για αυτήν τη δραστηριότητα παροχής υπηρεσιών.

7. Στο πεδίο Υπηρεσία, επιλέξτε την υπηρεσία που θέλετε να προγραμματίσετε.

8. Επιλέξτε τους χρόνους έναρξης και λήξης καθώς και τη διάρκεια.

9. Προσθέστε τυχόν σημειώσεις.

10. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Λεπτομέρειες" και συμπληρώστε την όπως απαιτείται.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο για να προγραμματίσετε τη δραστηριότητα.

Πρέπει να ελέγχετε τακτικά το ημερολόγιο υπηρεσίας σας για να είστε σίγουροι ότι θα παραμείνετε στην κορυφή των αναγκών των πελατών σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε το εξής:

1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Υπηρεσία.

2. Στην κορυφή του παραθύρου πλοήγησης, επιλέξτε Ημερολόγιο υπηρεσίας.

3. Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε πόρο και θα δείτε το πρόγραμμα αυτού του πόρου στην περιοχή του ημερολογίου.