Κάνοντας μια κατάθεση ελέγχου λογαριασμού με το QuickBooks 2005 - ανδρείκελα

Δεν μπορείτε να γράψετε επιταγές αν δεν καταθέσετε χρήματα στον λογαριασμό σας. Δεν το ξέρατε; Λοιπόν, την επόμενη φορά που θα πάρετε την άσκησή σας στην αυλή των φυλακών, δώστε τη σοβαρή σκέψη. Από καιρό σε καιρό, πρέπει να καταθέτετε χρήματα στον λογαριασμό σας και να καταγράφετε αυτές τις καταθέσεις στο μητρώο ελέγχου QuickBooks.

Μπορείτε να καταγράψετε καταθέσεις με δύο τρόπους. Μάθετε για αυτούς τους τρόπους στις παρακάτω ενότητες.

Καταγραφή απλών καταθέσεων

Εάν έχετε μια απλή προκαταβολή - ένα χρηματικό ποσό που δεν προέρχεται από έναν από τους πελάτες σας - απλώς κάνετε την κατάθεση απευθείας στο Μητρώο Ελέγχου.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η ηλικιωμένη σας θεία Ίρις σάς στέλνει $ 100 με μια σημείωση που εξηγεί πως πριν από 80 χρόνια ο Μεγάλος Θείος Μπερτ ξεκίνησε την επιχείρηση κατασκευής αιώρων με μόλις $ 100 και για καλή τύχη σας στέλνει $ 100 για βοήθεια εσείς μαζί.

Η καταγραφή μιας απλής κατάθεσης είναι, πολύ καλά, πολύ απλή. Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το μητρώο ελέγχου.

Επιλέξτε Τραπεζική -> Χρήση μητρώου. Ή επιλέξτε Banking από τη λίστα Navigators και κάντε κλικ στο εικονίδιο Check Register. Εάν έχετε περισσότερους από έναν τραπεζικούς λογαριασμούς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Χρήση μητρώου. Επιλέξτε τον λογαριασμό ελέγχου στον οποίο θέλετε να κάνετε την κατάθεση και κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Checking register.

2. Καταχωρίστε την ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήσατε την κατάθεση στη στήλη Ημερομηνία.

3. Στη στήλη του δικαιούχου εισάγετε το όνομα του ατόμου ή επιχείρησης που σας έστειλε χρήματα.

Μην ανησυχείτε αν το QuickBooks προσθέσει έναν αριθμό ελέγχου στο πεδίο Αριθμός όταν μεταβαίνετε στη στήλη του δικαιούχου. Όταν εισάγετε ένα ποσό κατάθεσης, το QuickBooks αλλάζει το πεδίο Αριθμός στο DEP (για την κατάθεση, φυσικά).

4. Καταχωρίστε το ποσό που καταθέτετε.

Μετακινήστε το δρομέα στη στήλη "Κατάθεση" και εισαγάγετε το ποσό.

5. Καταχωρίστε έναν λογαριασμό για αυτήν την κατάθεση.

Μεταβείτε στο πεδίο Λογαριασμός, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε έναν λογαριασμό από τη λίστα. Πιθανότατα, θα επιλέξετε έναν λογαριασμό όπως Uncategorized Income.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Η κατάθεσή σας εισάγεται και η ισορροπία του λογαριασμού ελέγχου σας παχύνεται ανάλογα. Σημειώστε ότι όλες οι καταχωρίσεις στο μητρώο Ελέγχου γίνονται με χρονολογική σειρά, με καταθέσεις πρώτα και ελέγχους επόμενες.

Κατάθεση εισοδήματος από πελάτες

Η καταβολή εισοδήματος από πελάτες είναι λίγο πιο περίπλοκη επειδή περιλαμβάνει το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές προς καταβολή. Έχετε καταγράφει πληρωμές πελατών καθώς έρχονται;(Πραγματοποιείτε έτσι επιλέγοντας Πελάτες -> Λήψη Πληρωμών ή Πελάτες -> Εισαγωγή Παραλαβής Πωλήσεων.) Αν έχετε καταγράψει πληρωμές πελατών και έχετε πει στο QuickBooks να τις ομαδοποιήσουν με τα υπόλοιπα υπόλοιπα που δεν έχουν κατατεθεί, το QuickBooks τοποθετεί αυτές τις πληρωμές στο λογαριασμό σας. Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μεταφέρετε τα ποσά που δεν έχουν κατατεθεί στον λογαριασμό σας. Δείτε πώς:

1. Επιλέξτε Τράπεζες -> Κάνετε Καταθέσεις.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Τραπεζική από τη λίστα Navigators και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Deposits. Επειδή έχετε ανεπεξέργαστα κεφάλαια, θα δείτε το παράθυρο διαλόγου "Πληρωμές σε κατάθεση". Αυτό το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει τους ελέγχους που έχετε λάβει, αλλά δεν έχετε εισάγει ακόμα έναν λογαριασμό ελέγχου ή άλλο τραπεζικό λογαριασμό.

Το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Τύπος μεθόδου πληρωμής προβολής" σας επιτρέπει να βλέπετε πληρωμές μόνο ενός συγκεκριμένου τύπου: μετρητά, επιταγές, American Express κ.ο.κ. Εάν ομαδοποιείτε τις καταθέσεις ανά τύπο πληρωμής, αυτό το πλαίσιο λειτουργεί ως ένα κλασσικό εργαλείο για την ομαδοποίηση συναλλαγών που θα καταθέσετε μαζί.

2. Επιλέξτε τους επιταγές που θέλετε να καταθέσετε.

Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα στους ελέγχους που θέλετε να καταθέσετε κάνοντας κλικ στη στήλη δίπλα τους. Αν θέλετε να καταθέσετε όλους τους ελέγχους, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων. Αναγνωρίζετε τις πληροφορίες στη μέση του παραθύρου; Περιγράφει τους ελέγχους που μόλις επιλέξατε για την κατάθεση.

Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το Σύνολο Καταθέσεων που εμφανίζεται στο παράθυρο Δημιουργία Καταθέσεων είναι το σωστό ποσό κατάθεσης - με άλλα λόγια, το πραγματικό ποσό που πραγματικά κατατέθηκε στον τραπεζικό λογαριασμό. Όταν αργότερα επιχειρήσετε να συμβιβάσετε τον τραπεζικό λογαριασμό, θα συγκρίνετε το ποσό της κατάθεσης που εμφανίζεται εδώ με το ποσό των καταθετημένων καταθέσεων της τραπεζικής κατάθεσής σας.

3. Επιλέξτε τον λογαριασμό ελέγχου για να λάβετε αυτές τις καταθέσεις.

Επιλέξτε το λογαριασμό από την αναπτυσσόμενη λίστα Deposit To στο επάνω μέρος του παραθύρου. Και ενώ είστε σε αυτό, ελέγξτε το πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται η ημερομηνία που θα καταθέσετε αυτές τις επιταγές στον λογαριασμό σας ελέγχου. Με άλλα λόγια, αν δεν πρόκειται να φτάσετε στην τράπεζα ή στο ΑΤΜ μέχρι αύριο, βάλτε την αύριο στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία.

4. Προσθέστε οποιεσδήποτε άλλες καταθέσεις μη πελάτη για να συμπεριλάβετε στο δελτίο κατάθεσης.

Εάν η γιαγιά σας, ευλογεί την καρδιά της, σας έδωσε 1, 000 πένες σε 10 ρολά, για παράδειγμα, αυτό είναι 10 επιπλέον δολάρια που μπορείτε να καταγράψετε σε αυτό το φύλλο κατάθεσης. Στο κάτω μέρος της λίστας πληρωμών, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που σας έδωσε τα μετρητά, τον λογαριασμό, ένα σημείωμα, έναν αριθμό επιταγής, τον τρόπο πληρωμής (μετρητά, στην περίπτωση αυτή), μια τάξη αν χρησιμοποιείτε τάξεις, και το ποσό.

5. Γράψτε μια σημείωση στον εαυτό σας στο πλαίσιο Memo για να περιγράψετε αυτήν την κατάθεση, αν θέλετε, και κάντε κλικ στο κουμπί Print για να λάβετε ένα έντυπο αντίγραφο της κατάθεσης.

Πολλές τράπεζες αποδέχονται αυτό το φύλλο κατάθεσης, ώστε να μπορείτε να το εκτυπώσετε και να το τοποθετήσετε στον φάκελο με την κατάθεση του ATM ή να το παραδώσετε στον τραπεζικό υπάλληλο. Ό, τι γράφετε στο σημείωμα εμφανίζεται στο μητρώο ελέγχου. (Θα πρέπει πιθανώς να γράψετε ένα σημείωμα στον εαυτό σας σε περίπτωση που πρέπει να ξέρετε τι αυτή η κατάθεση είναι χρόνια από τώρα.)

6. Καταγράψτε τυχόν μετρητά που θέλετε να πάρετε με την προκαταβολή.

Αν χρειαστεί να πάρετε μετρητά για την ανανέωση του λογαριασμού σας σε μετρητά, επιλέξτε το λογαριασμό από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο Cash Back Goes To, γράψτε ένα σημείωμα και στη συνέχεια καταγράψτε το ποσό των μετρητών που θέλετε να επιστρέψετε από το κατάθεση.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία καταθέσεων.

Η κατάθεση καταγράφεται στο QuickBooks. Εμφανίζεται στο μητρώο Ελέγχου δίπλα στη συντομογραφία DEP (που σημαίνει "Κατάθεση").