Διατηρώντας τους Λογιστικούς Έλεγχους σε QuickBooks 2012 - dummies

Όταν εισάγετε πολλούς χρήστες του λογιστικού συστήματος στο QuickBooks 2012, αυξάνετε την ανάγκη για λογιστικούς ελέγχους. Με την πρόσβαση στο λογιστικό σύστημα, οι χρήστες μπορούν είτε να εισάγουν λάθη στο λογιστικό σύστημα, είτε, δυστυχώς, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να εξαπατήσουν σκόπιμα μια επιχείρηση.

Για τους λόγους αυτούς, μερικές από τις τεχνικές λογιστικού ελέγχου του QuickBooks για την ελαχιστοποίηση των ακούσιων σφαλμάτων και την ελαχιστοποίηση της δυνατότητας κλοπής:

• Συγκρίνετε τακτικά τον αριθμό των φυσικών απογραφών με τα λογιστικά βιβλία απογραφής. Η απογραφή, δυστυχώς, συρρικνώνεται. Οι άνθρωποι - μερικές φορές οι εργαζόμενοι, αλλά συχνά οι ψευδο-πελάτες όπως οι καταπιεστές - θα κλέψουν απογραφή.

  Επομένως, ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνετε τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία.

  Η συρρίκνωση των αποθεμάτων αναγνωρίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος αναγνωρίζοντας τον τύπο απογραφής που κλαπεί πιο συχνά ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται πιο συχνά.

  • Συγκεντρώστε τραπεζικούς λογαριασμούς.

• Ένα πράγμα που οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν είναι να συμφιλιώσουν τους τραπεζικούς λογαριασμούς τους. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι υπολογίζουν πώς να γράφουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Ένας σίγουρος τρόπος να βρεθεί μια πλασματική και δόλια συναλλαγή είναι να έχει ο ιδιοκτήτης να συμφιλιώσει τη δήλωση τράπεζας. Αν ο ιδιοκτήτης συμβιβαστεί με την τραπεζική δήλωση, μπορεί να συγκρίνει τη λογιστική της τράπεζας για το λογαριασμό με τα λογιστικά αρχεία της εταιρείας QuickBooks. Τυχόν προφανείς αποκλίσεις μπορούν να καθοριστούν - πράγμα που σημαίνει ότι τα λογιστικά αρχεία του QuickBooks είναι ακριβέστερα. Επιπλέον, οποιεσδήποτε φλυκτές, ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τους ελέγχους.

  Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φύλαξη όπου είναι δυνατόν.

• Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα.Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφή από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος κατάστημα μπορεί εύκολα να κλέψει τα τσιγάρα και επίσης να προσαρμόσει τα αρχεία απογραφής μέσω των ταμειακών πωλήσεων τσιγάρων. Παρόλα αυτά, όπου μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική φύλαξη από τη λογιστική, εμφανίζεται ένας ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων.

  Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας για να σχεδιάσετε τρόπους για να διαχωρίσετε τη φυσική φύλαξη των περιουσιακών στοιχείων από λογιστικά και λογιστικά καθήκοντα. Και πραγματικά πρέπει πραγματικά να το κάνετε αυτό. Δυστυχώς, η κλοπή εργαζομένων είναι πολύ συχνή.

  Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks.

• Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν το QuickBooks εάν έχετε επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους: Κάποιος που ξέρει να χρησιμοποιεί το QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει αθέλητα λάθη.

  • Έτσι, αν μπορείτε, είναι λογικό να παρέχετε μερικούς εργαζόμενους βοήθεια ή κατάρτιση ή και τα δύο. Αυτοί οι πόροι επιτρέπουν στους χρήστες να χρησιμοποιούν πιο άνετα και με μεγαλύτερη ακρίβεια τις λειτουργίες QuickBooks για να δημιουργήσουν οικονομικές πληροφορίες που σας επιτρέπουν να διαχειριστείτε καλύτερα την επιχείρησή σας. Η ακατάλληλη λογιστική καταγράφει την κλοπή εργαζομένων καμουφλάζ.

  • Συχνά, ένα από τα πράγματα που βλέπετε όταν συμβαίνει κλοπή εργαζομένων είναι πραγματικά αναστατωμένα λογιστικά αρχεία. Έτσι, η κατάρτιση όχι μόνο σημαίνει πιο ακριβή λογιστικά αρχεία αλλά και ότι είναι λιγότερο πιθανό να έχετε ένα περιβάλλον που να ευνοεί την κλοπή ή την υπεξαίρεση. Κλείστε το αρχείο QuickBooks.

• Εάν ακολουθήσετε μια πορεία Αρχές Λογιστικής, θα μάθετε ότι το κλείσιμο σημαίνει μια σειρά διαδικασιών λογιστικής που κάποιος περνά από μηδενικούς λογαριασμούς εσόδων και εξόδων. Στο QuickBooks, το κλείσιμο σημαίνει κάτι διαφορετικό. Αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να κλείσετε το αρχείο QuickBooks για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Δείτε πώς: Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, επιλέξτε Λογιστική και έπειτα την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο ημερομηνίας Ρύθμιση ημερομηνίας / κωδικού πρόσβασης. Όταν σας ζητάει η QuickBooks, καθορίστε μια "ημερομηνία λήξης" και έναν κωδικό πρόσβασης.

  Αφού δώσετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks είτε απαγορεύει τους χρήστες είτε περιορίζει τους χρήστες να αλλάξουν ή να εισαγάγουν συναλλαγές που χρονολογούνται πριν από την ημερομηνία λήξης. (Μόνο τα άτομα με τον κωδικό πρόσβασης μπορούν να κάνουν αλλαγές ή να εισαγάγουν συναλλαγές με ημερομηνίες πριν από την ημερομηνία λήξης.)