Των Εμπιστευτικών Δεδομένων σας για τα Δεδομένα του QuickBooks 2014 < < διατηρώντας τα Δεδομένα Εμπιστευτικότητας των Δεδομένων QuickBooks 2014 - εικονίδια

Τα λογιστικά στοιχεία είναι συχνά εμπιστευτικά στοιχεία. Τα στοιχεία του QuickBooks δείχνουν πόσα χρήματα έχετε στην τράπεζα, τι οφείλετε στους πιστωτές και πόσο (ή πόσο λίγα!) Κέρδη κερδίζει η εταιρεία σας. Επειδή αυτές οι πληροφορίες είναι ιδιωτικές, η πρώτη ανησυχία σας για τη διαχείριση ενός λογιστικού συστήματος QuickBooks διατηρεί τα δεδομένα σας εμπιστευτικά.

Έχετε δύο συμπληρωματικές μεθόδους για την εμπιστευτικότητα των δεδομένων σας στο QuickBooks. Η πρώτη μέθοδος για τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας βασίζεται στα χαρακτηριστικά ασφαλείας που είναι ενσωματωμένα στα Microsoft Windows. Η άλλη μέθοδος βασίζεται στα χαρακτηριστικά ασφαλείας του QuickBooks.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια που παρέχεται από τα Microsoft Windows 7 ή 8, τα Windows Vista ή τα Windows XP για να περιορίσετε την πρόσβαση σε ένα αρχείο - είτε ένα αρχείο προγράμματος είτε ένα αρχείο δεδομένων - σε συγκεκριμένους χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ασφάλεια σε επίπεδο Windows για να πείτε ποιος μπορεί και δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα QuickBooks ή να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks.

Αν χρησιμοποιείτε ήδη ασφάλεια σε επίπεδο Windows, εσείς (ή κάποιος στο γραφείο σας) γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο για να αποτρέψετε την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε (ή χρήση) αρχείων προγραμμάτων και αρχείων δεδομένων. Για να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια σε επίπεδο Windows για τα QuickBooks, μπορείτε απλά να εφαρμόσετε τις υπάρχουσες γενικές γνώσεις στο αρχείο προγράμματος QuickBooks ή στο αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη ασφάλεια σε επίπεδο Windows, δεν χρειάζεται να πάτε στο πρόβλημα της εκμάθησης του περίπλοκου συστήματος ασφαλείας των Windows. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την απλούστερη ασφάλεια του QuickBooks.

Χρήση της ασφάλειας του QuickBooks

Μπορείτε να προστατέψετε την εμπιστευτικότητα των δεδομένων του QuickBooks, αναθέτοντας έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα αρχείο δεδομένων της εταιρείας QuickBooks. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κατά τη διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης επιλέγοντας την Επιχείρηση → Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης → Αλλαγή εντολής κωδικού πρόσβασης. Όταν επιλέγετε αυτήν την εντολή, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Αλλαγή κωδικού πρόσβασης".

Για να ρυθμίσετε έναν κωδικό πρόσβασης, απλά εισάγετε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Νέο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση νέου κωδικού πρόσβασης. Σημειώστε ότι ο κωδικός πρόσβασής σας συνδέεται με το όνομα χρήστη Admin (που σημαίνει διαχειριστής).

Αν δεν έχετε ρυθμίσει ακόμα έναν κωδικό πρόσβασης, δεν έχετε παλιό κωδικό πρόσβασης, επομένως δεν θα δείτε ένα πλαίσιο κειμένου Old Password. Αν εργάζεστε με έναν κωδικό πρόσβασης διαχειριστή, πρέπει επίσης να δώσετε μια ερώτηση και μια απάντηση πρόκλησης. (Αυτό θα σας επιτρέψει να ανακτήσετε την πρόσβασή σας στο αρχείο QuickBooks, αν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης διαχειριστή.)

Προφανώς, θέλετε να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας έτσι ώστε κανείς (ακόμα και ο υπολογιστής) να μην το μαντέψει. Αυτό σημαίνει ότι ο κωδικός σας δεν πρέπει να είναι μια λέξη σε ένα λεξικό. Ο κωδικός πρόσβασης δεν πρέπει επίσης να είναι αριθμός. Και ο κωδικός σας ειδικά δεν πρέπει να είναι μια λέξη, φράση ή όνομα που κάποιος συνεργάτης μπορεί εύκολα να καταλάβει.

Οι καλύτεροι κωδικοί πρόσβασης (από άποψη ασφάλειας) είναι ανύπαρκτοι συνδυασμοί γραμμάτων και αριθμών, όπως f34t5s ή s3df43x2.

Αφού ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, πρέπει να το αλλάζετε περιοδικά. Για να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας, επιλέγετε επίσης την Επιχείρηση → Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης → Αλλαγή εντολής κωδικού πρόσβασης. Το QuickBooks εμφανίζει και πάλι το παράθυρο διαλόγου "Αλλαγή κωδικού πρόσβασης".

Αυτή τη φορά, πρέπει να εισαγάγετε τον παλιό κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο κειμένου Αλλαγή κωδικού πρόσβασης. Στη συνέχεια, πρέπει να εισαγάγετε τον νέο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Νέο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση νέου κωδικού πρόσβασης.

Το QuickBooks απαιτεί όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης προτού ανοίξει το αρχείο δεδομένων της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης στο αρχείο δεδομένων της εταιρείας σας, κάθε φορά που ξεκινάει το QuickBooks, εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση QuickBooks, όπου εισάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. Το QuickBooks ανοίγει το αρχείο δεδομένων. Εάν δεν μπορείτε να δώσετε τον κωδικό πρόσβασης, το QuickBooks δεν ανοίγει το αρχείο δεδομένων.