Του Εμπιστευτικού σας Δεδομένου του QuickBooks 2012 < < διατηρώντας τα Εμπιστευτικά Δεδομένα του QuickBooks 2012 - dummies

Επειδή οι πληροφορίες είναι ιδιωτικές, το πρώτο σας μέλημα στη διαχείριση ενός λογιστικού συστήματος QuickBooks 2012 είναι να διατηρήσετε τα δεδομένα σας εμπιστευτικά. Έχετε δύο συμπληρωματικές μεθόδους για να διατηρείτε εμπιστευτικά τα δεδομένα σας στο QuickBooks. Η πρώτη μέθοδος για τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας βασίζεται στα χαρακτηριστικά ασφαλείας που είναι ενσωματωμένα στα Microsoft Windows. Η άλλη μέθοδος βασίζεται στα χαρακτηριστικά ασφαλείας του QuickBooks.

Χρήση της ασφάλειας των Windows

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια που παρέχεται από τα Microsoft Windows 7, τα Windows Vista ή τα Windows XP για να περιορίσετε την πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο χρήστη - ένα αρχείο προγράμματος ή ένα αρχείο δεδομένων - σε συγκεκριμένους χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ασφάλεια σε επίπεδο Windows για να πείτε ποιος μπορεί και δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα QuickBooks ή να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks.

Αν χρησιμοποιείτε ήδη ασφάλεια σε επίπεδο Windows, εσείς (ή κάποιος στο γραφείο σας) γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο για να αποτρέψετε την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αρχεία προγραμμάτων και αρχείων δεδομένων (ή τη χρήση). Για να χρησιμοποιήσετε την ασφάλεια σε επίπεδο Windows για τα QuickBooks, μπορείτε απλά να εφαρμόσετε τις υπάρχουσες γενικές γνώσεις στο αρχείο προγράμματος QuickBooks ή στο αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη την ασφάλεια σε επίπεδο Windows, δεν χρειάζεται να πάτε στο πρόβλημα της εκμάθησης πολύπλοκου συστήματος ασφαλείας των Windows. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την απλούστερη ασφάλεια του QuickBooks.

Χρήση της ασφάλειας του QuickBooks

Μπορείτε να προστατέψετε την εμπιστευτικότητα των δεδομένων του QuickBooks, αναθέτοντας έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα αρχείο δεδομένων της εταιρείας QuickBooks. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κατά τη διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks. Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης επιλέγοντας την Επιχείρηση → Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης → Αλλαγή εντολής κωδικού πρόσβασης. Όταν επιλέγετε αυτήν την εντολή, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Αλλαγή κωδικού πρόσβασης".

Για να ρυθμίσετε έναν κωδικό πρόσβασης, απλά εισάγετε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Νέο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση νέου κωδικού πρόσβασης. Σημειώστε ότι ο κωδικός πρόσβασής σας συνδέεται με το όνομα χρήστη Admin (που σημαίνει διαχειριστής). Αν δεν έχετε ρυθμίσει ακόμα έναν κωδικό πρόσβασης, δεν έχετε παλιό κωδικό πρόσβασης, επομένως δεν θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο κειμένου για το παλιό κωδικό πρόσβασης. Πρέπει επίσης να δώσετε μια ερώτηση και μια απάντηση πρόκλησης.

Προφανώς, θέλετε να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας έτσι ώστε κανείς (ούτε καν ένας υπολογιστής) να το μαντέψει. Αυτό σημαίνει ότι ο κωδικός σας δεν πρέπει να είναι μια λέξη σε ένα λεξικό. Ο κωδικός πρόσβασης δεν πρέπει επίσης να είναι αριθμός. Και ο κωδικός σας ειδικά δεν πρέπει να είναι μια λέξη, φράση ή όνομα που κάποιος συνεργάτης μπορεί εύκολα να καταλάβει.

Οι καλύτεροι κωδικοί πρόσβασης (από άποψη ασφάλειας) είναι ανύπαρκτοι συνδυασμοί γραμμάτων και αριθμών, όπως f34t5s ή s3df43x2.

Αφού ορίσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, πρέπει να το αλλάζετε περιοδικά. Για να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης, επιλέγετε επίσης την εντολή Company-> Setup Users and Passwords-> Change Your Password. Το QuickBooks εμφανίζει και πάλι το παράθυρο διαλόγου "Αλλαγή κωδικού πρόσβασης". Αυτή τη φορά πρέπει να εισαγάγετε τον παλιό κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο κειμένου Αλλαγή κωδικού πρόσβασης. Στη συνέχεια, πρέπει να εισαγάγετε τον νέο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Νέο κωδικό πρόσβασης και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση νέου κωδικού πρόσβασης.

Το QuickBooks απαιτεί όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης προτού ανοίξει το αρχείο δεδομένων της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης στο αρχείο δεδομένων της εταιρείας σας, κάθε φορά που ξεκινάει το QuickBooks, εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση QuickBooks, όπου εισάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. Στη συνέχεια, το QuickBooks ανοίγει το αρχείο δεδομένων. Εάν δεν μπορείτε να δώσετε τον κωδικό πρόσβασης, το QuickBooks δεν ανοίγει το αρχείο δεδομένων.