Παρακολούθηση πληρωμών πελατών σε QuickBooks 2003 - ανδρείκελα

Εάν οι πελάτες σας δεν σας πληρώνουν πάντα τις προκαταβολές για τις αγορές τους, πρέπει να καταγράψετε ένα άλλο είδος πληρωμής - αυτές που κάνουν οι πελάτες να πληρώσουν ή να πληρώσουν καθορίστε τι τιμολογήσατε. Για να καταγράψετε τις πληρωμές, φυσικά, θα πρέπει πρώτα να καταγράψετε τιμολόγια για τον πελάτη. Εάν εκδίδετε πιστωτικά σημειώματα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι πελάτες για να μειώσουν τα ποσά που οφείλουν, πρέπει επίσης να καταγράψετε πρώτα τα πιστωτικά σημειώματα για τον πελάτη. Το υπόλοιπο είναι εύκολο.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε πληθώρα πληροφοριών πελατών σε μία σελίδα, επιλέξτε Πελάτες -> Κέντρο πελατών. Εμφανίζεται το Κέντρο Πελατών, αναφέροντας τα εκκρεμή υπόλοιπα, τον μη τιμολογημένο χρόνο και το κόστος και τους πελάτες με βάση την κερδοφορία.

Για να εμφανίσετε το παράθυρο Receive Payments, απλώς επιλέξτε Customers -> Receive Payments. Ή επιλέξτε Πελάτες από τη λίστα Πλοηγοί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λήψη πληρωμών. Στη συνέχεια, περιγράψτε την πληρωμή του πελάτη και τα τιμολόγια που καταβλήθηκαν. Για τις λεπτομέρειες σχετικά με το βρώμικο, διαβάστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες -> Λήψη Πληρωμών.

Εμφανίζεται το παράθυρο Receive Payments.

2. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, τη δουλειά.

Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Εργασία και επιλέξτε τον πελάτη ή την εργασία κάνοντας κλικ σε αυτό. Το QuickBooks παραθέτει τα ανοικτά ή μη καταβληθέντα τιμολόγια για τον πελάτη στο πλαίσιο λίστας Εκκρεμή τιμολόγια / χρεώσεις καταστάσεων στο κάτω μέρος του παραθύρου.

3. Δώστε την ημερομηνία πληρωμής.

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία και πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή MM / DD / YY.

4. Καταχωρίστε το ποσό της πληρωμής.

Μετακινήστε το δρομέα στη γραμμή "Ποσό" και πληκτρολογήστε το ποσό πληρωμής πελατών.

5. (Προαιρετικό) Καθορίστε τον τρόπο πληρωμής.

Ενεργοποίηση του Pmt. Μενού και επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής.

6. (Προαιρετικό) Δώστε τον αριθμό ελέγχου.

Μετακινήστε το δρομέα στο στοιχείο Αναφ. / Έλεγχος αριθ. Γραμμής. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε τον αριθμό ελέγχου από τον έλεγχο του πελάτη. Χρειάζεται να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα; Naw. Αλλά αυτό το κομμάτι των πληροφοριών μπορεί να είναι χρήσιμο εάν εσείς ή ο πελάτης αργότερα έχετε ερωτήσεις σχετικά με τα τιμολόγια που καταβάλλονται για τι τιμολόγια.

7. (Προαιρετικό) Προσθέστε μια περιγραφή υπομνήματος.

Χρησιμοποιήστε την περιγραφή του σημειώματος για την αποθήκευση κάποιων πληροφοριών που θα σας βοηθήσουν με κάποιο τρόπο. Σημειώστε ότι αυτό το πεδίο εκτυπώνεται στην Κατάσταση Πελάτη.

8. Αποφασίστε πώς θέλετε να χειριστείτε την πληρωμή.

Τα κουμπιά επιλογών στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου θα πρέπει να φαίνονται κάπως οικεία, επειδή εμφανίζονται επίσης στο παράθυρο "Εισαγωγή εσόδων πωλήσεων". Αυτές οι επιλογές σάς δίνουν τη δυνατότητα να ορίσετε αν θα ομαδοποιήσετε την πληρωμή με άλλα υπόλοιπα που δεν έχουν κατατεθεί ή θα τα καταθέσετε απευθείας σε έναν λογαριασμό.

9. Εάν ο πελάτης έχει τυχόν εκκρεμείς πιστώσεις, αποφασίστε εάν θα τις εφαρμόσετε σε αυτήν την πληρωμή.

Το QuickBooks συνοψίζει τα ποσά των υφιστάμενων πιστώσεων του πελάτη. Θα μπορούσαν να είναι οτιδήποτε από μια υπερπληρωμή σε ένα προηγούμενο τιμολόγιο σε μια πίστωση επιστροφής ή οτιδήποτε άλλο.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα σε ένα συγκεκριμένο ανοιχτό τιμολόγιο, επιλέξτε το τιμολόγιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστωτικών καρτών. Όταν το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα "Credits" του πλαισίου διαλόγου "Έκπτωση και πιστώσεις", κάντε κλικ στο πιστωτικό σημείωμα που θέλετε να εφαρμόσετε.

10. Προσδιορίστε ποια ανοικτά τιμολόγια πληρώνει ο πελάτης.

Όσο έχετε επιλέξει την προτιμήσεις Αυτόματης Πληρωμής Πληρωμών, το QuickBooks εφαρμόζει αυτόματα την πληρωμή στα ανοικτά τιμολόγια, ξεκινώντας από το παλαιότερο ανοικτό τιμολόγιο. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την εφαρμογή εισάγοντας ποσά στη στήλη Πληρωμή. Απλά κάντε κλικ στο ποσό πληρωμής του ανοικτού τιμολογίου και πληκτρολογήστε το σωστό ποσό.

Μπορείτε να αφήσετε ένα τμήμα της πληρωμής μη εφαρμοσμένο, αν θέλετε. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιστωτικό υπόμνημα για το τμήμα μη πληρωμένης πληρωμής πελάτη, κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση πίστωσης.

Αν θέλετε να εφαρμόσετε την πληρωμή πελατών στα παλαιότερα ανοικτά τιμολόγια, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη εφαρμογή. Αν θέλετε να μην εφαρμόσετε πληρωμές που έχετε ήδη εφαρμόσει για να ανοίξετε τιμολόγια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση επιλογών. Η διαγραφή των επιλογών και η αυτόματη εφαρμογή είναι το ίδιο κουμπί. Το QuickBooks αλλάζει το όνομα του κουμπιού ανάλογα με το αν έχετε κάνει ήδη πληρωμές.

11. Προσαρμόστε τις εκπτώσεις για πρόωρες πληρωμές, εάν είναι απαραίτητο.

Εάν προσφέρετε όρους πληρωμής που περιλαμβάνουν έκπτωση πρώτης πληρωμής, το QuickBooks μειώνει το αρχικό ποσό ανοικτού τιμολογίου (που εμφανίζεται στη στήλη Orig. Amt.) Με την έκπτωση πρώτης πληρωμής που καθορίζετε για τον υπολογισμό του οφειλόμενου ποσού (Λόγω στήλης).

Για να καθορίσετε την έκπτωση, επιλέξτε το ανοιχτό τιμολόγιο που έχει την έκπτωση πρώιμης πληρωμής που θέλετε να αλλάξετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πληροφορίες έκπτωσης. Με ελάχιστο ή καθόλου δισταγμό, εμφανίζεται η καρτέλα Έκπτωση στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και Credits. Πληκτρολογήστε το ποσό δολαρίου της έκπτωσης στο πλαίσιο κειμένου "Ποσό έκπτωσης". Στη συνέχεια, καθορίστε το λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση εκπτώσεων πρόωρων πληρωμών, ενεργοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Έκπτωση λογαριασμού και επιλέγοντας έναν από τους λογαριασμούς. (Το έξοδο τόκων είναι πιθανώς ένας καλός λογαριασμός για να χρησιμοποιήσετε, εκτός αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό έκτακτων εκπτώσεων εκπτώσεων που ονομάζεται κάτι σαν Έκπτωση Δαπανών ή Εκπτώσεις που έχουν δοθεί. κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο "Λήψη Πληρωμών".

12. Καταγράψτε τις πληροφορίες πληρωμής πελατών.

Αφού εντοπίσετε τα τιμολόγια που πληρώνει ο πελάτης - το μη εφαρμόσιμο ποσό θα πρέπει να εμφανίζεται ως μηδέν - είστε έτοιμοι να καταγράψετε τις πληροφορίες πληρωμής πελατών. Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο. Το QuickBooks αποθηκεύει την πληρωμή πελατών που εμφανίζεται στην οθόνη. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks εμφανίζει ένα κενό παράθυρο λήψης πληρωμών, ώστε να μπορείτε να εισάγετε μια άλλη πληρωμή.

Μπορείτε να επιστρέψετε στις πληρωμές πελατών που καταγράψατε νωρίτερα κάνοντας κλικ στο κουμπί Προηγούμενο.