Πώς να γράψετε επιταγές στο QuickBooks 2010 - dummies

Το QuickBooks 2010 περιλαμβάνει μια εντολή και ένα παράθυρο ειδικά για το σκοπό της καταγραφής και ενδεχομένως της εκτύπωσης ελέγχων. Μπορείτε να γράψετε επιταγές στο QuickBooks, καταγράφοντας τις πληροφορίες απόσυρσης στον κατάλληλο λογαριασμό.

1Επιλέξτε Τραπεζικές Εργασίες → Γράψτε Έλεγχοι.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Check Checks.

2 Από την αναπτυσσόμενη λίστα "Τραπεζικός λογαριασμός", επιλέξτε έναν λογαριασμό.

Επιλέξτε το σωστό λογαριασμό στον οποίο θέλετε να γράψετε μια επιταγή.

3Στο πεδίο Νο, προσδιορίστε τον αριθμό ελέγχου.

Εάν δεν γνωρίζετε τον αριθμό ελέγχου ακόμα επειδή δεν έχετε εκτυπώσει τον έλεγχο, αφήστε το πεδίο Νο. Κενό. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Για να εκτυπωθεί, το οποίο εμφανίζεται περίπου στο μέσο του παραθύρου Έλεγχοι εγγραφών.

4Στο πεδίο Ημερομηνία, καταγράψτε την ημερομηνία που γράφεται ή πρόκειται να γραφτεί ο έλεγχος.

Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία επιταγής σε μορφή mm / dd / yyyy. Μπορείτε επίσης να εισάγετε ημερομηνίες ως απλά mmdd ή m / dd, και τα QuickBooks τα μετατρέπουν σε mm / dd / yyyy.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό κουμπί ημερολογίου που εμφανίζεται στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία και να επιλέξετε μια ημέρα στο αναδυόμενο ημερολόγιο που εμφανίζεται.

5Στο πεδίο Πληρωμή με εντολή του πεδίου, προσδιορίστε το άτομο ή την επιχείρηση που πληρώνετε με την επιταγή.

Αν ο έλεγχος που καταγράφετε είναι ο πρώτος έλεγχος που έχετε κάνει ποτέ στον δικαιούχο πληρωμής, πρέπει να πληκτρολογήσετε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής στο πεδίο. Εάν έχετε πληρώσει προηγουμένως τον δικαιούχο πληρωμής, κάντε κλικ στο κουμπί βέλους στο δεξιό άκρο του πεδίου Πληρωμή προς τη σειρά παραγγελίας και επιλέξτε έναν δικαιούχο από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται.

6Κάντε κλικ στο πεδίο $ και πληκτρολογήστε το ποσό ελέγχου.

Το QuickBooks γράφει το ποσό της επιταγής στη γραμμή κάτω από το πεδίο Πληρωμή στην τάξη παραγγελίας.

7 (Προαιρετικό) Εισάγετε ή επεξεργαστείτε μια διεύθυνση στο πεδίο Address.

Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλοκ διευθύνσεων για να δώσετε τη διεύθυνση του δικαιούχου. Το QuickBooks γράφει το όνομα του δικαιούχου πληρωμής στην πρώτη γραμμή του μπλοκ διεύθυνσης όταν συμπληρώνετε το πεδίο Πληρωμή στην τάξη παραγγελίας. Μπορείτε να προσθέσετε τις άλλες γραμμές στο μπλοκ διευθύνσεων με μη αυτόματο τρόπο. Σημειώστε, ωστόσο, ότι εάν εισάγετε προηγουμένως μια διεύθυνση για έναν δικαιούχο πληρωμής (όπως κατά την τελευταία καταχώρηση επιταγής στον δικαιούχο), τα QuickBooks επαναχρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες διεύθυνσης για επακόλουθους ελέγχους.

8 (Προαιρετικό) Παρέχετε μια περιγραφή σημείωσης στο πεδίο Memo.

Αν πρόκειται να εκτυπώσετε τον έλεγχο, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Memo για να προσδιορίσετε τον αριθμό λογαριασμού σας ή τον αριθμό τιμολογίου που πληρώνει η επιταγή.

9 (Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ηλεκτρονική πληρωμή.

Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο ελέγχου, τα QuickBooks διαβιβάζουν αργότερα αυτές τις πληροφορίες ελέγχου στην τράπεζά σας μαζί με τις οδηγίες που κάνει η τράπεζα για την πληρωμή.

10Αν η επιταγή πληρώνει για συγκεκριμένη δαπάνη ή αγοράζει ένα συγκεκριμένο στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Έξοδα, εάν δεν είναι ήδη ορατή.

Το παράθυρο Check Checks μπορεί να έχει ανοίξει με την καρτέλα Έξοδα που εμφανίζεται ήδη.

11Εισαγάγετε τον κατάλληλο λογαριασμό στη στήλη Λογαριασμός και το ποσό της δαπάνης ή της αγοράς στη στήλη Ποσό.

Αυτές οι βασικές πληροφορίες εξηγούν γιατί γράφετε την επιταγή και από πού προέρχονται τα χρήματα.

12 (Προαιρετικό) Στη στήλη "Υπομνήματα", δώστε μια περιγραφή υπομνημάτων για τη συγκεκριμένη γραμμή δαπανών.

Συμπεριλάβετε κάποιες διευκρινίσεις σχετικά με την αγορά ή τα έξοδα, αν θέλετε.

13 (Προαιρετικό) Χρησιμοποιήστε τη στήλη Πελάτης: Εργασία και τη στήλη Κλάση για να περιγράψετε και να κατηγοριοποιήσετε περαιτέρω τις λεπτομέρειες λεπτομέρειας του λογαριασμού.

Αν κατηγοριοποιήσετε το κόστος ως ένα συγκεκριμένο πελάτη ή εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη "Χρεώσιμο" (που επισημαίνεται με ένα εικονίδιο) για να δηλώσετε αν αυτό το στοιχείο θα χρεωθεί αργότερα στον πελάτη.

14Κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία του παραθύρου Έλεγχοι εγγραφών.

Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Είδη όταν γράφετε έλεγχο για να αγοράσετε αντικείμενα που εμφανίζονται και περιγράφονται στη λίστα στοιχείων σας.

15Ανακαλύψτε το στοιχείο που αγοράζετε εισάγοντας τον κωδικό ή το όνομα του αντικειμένου στη στήλη Στοιχείο.

Προαιρετικά, επεξεργαστείτε την περιγραφή του στοιχείου που εμφανίζεται στη στήλη Περιγραφή.

16Στι στήλες Ποσότητα, Κόστος και Ποσό, περιγράψτε τον αριθμό των αντικειμένων και το συνολικό κόστος των αντικειμένων που αγοράσατε.

Όπως στην καρτέλα Έξοδα, το QuickBooks σάς δίνει τη δυνατότητα περαιτέρω ταξινόμησης ενός στοιχείου χρησιμοποιώντας τις στήλες Πελάτη: Εργασία, Χρέωση και Τάξη.

17Αν δεν θέλετε να εκτυπώσετε τον έλεγχο αμέσως, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα.

Το κουμπί Save & Save αποθηκεύει τον έλεγχο και κλείνει επίσης το παράθυρο Check Checks. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τον έλεγχο και, στη συνέχεια, εκ νέου προβάλλετε το παράθυρο "Έλεγχος εγγραφών", ώστε να μπορείτε να καταγράψετε άλλο έλεγχο.

Αν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τον έλεγχο, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση.

18Αν θέλετε να εκτυπώσετε ελέγχους σε μια παρτίδα, αφού καταγράψετε τον τελευταίο έλεγχο που θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά του κουμπιού "Εκτύπωση".

Εμφανίζεται το μενού Print (Εκτύπωση).

Αν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο αυτόν τον έλεγχο, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

19Επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση παρτίδας.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή ελέγχου για εκτύπωση.

20Επιλέξτε τους ελέγχους που θέλετε να εκτυπώσετε.

Κάντε κλικ για να τις επιλέξετε.

21Στο πλαίσιο κειμένου του πρώτου αριθμού ελέγχου, πληκτρολογήστε τον αριθμό της πρώτης φόρμας ελέγχου που θα χρησιμοποιηθεί για εκτύπωση και κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Έλεγχοι εκτύπωσης.

22Στην περιοχή "Έλεγχος στυλ", επιλέξτε το κουμπί επιλογής για τον τύπο των εντύπων ελέγχου στα οποία εκτυπώνετε.

Εάν χρησιμοποιείτε επιταγές ή στυλ πορτοφολιού, πρέπει επίσης να αναφέρετε τον αριθμό των ελέγχων.

23Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε τις φόρμες ελέγχου σε μια παρτίδα επιλέγοντας Αρχείο → Εκτύπωση Έντυπα → Έλεγχοι. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή επιταγών προς εκτύπωση. Προσδιορίστε τους ελέγχους που θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος εκτύπωσης για να ολοκληρώσετε την εκτύπωση των επιταγών σας.